Una guida definitiva all’architettura di processo (inclusi 5 esempi)

L’architettura di processo è un grafico o una struttura che descrive i passaggi, i componenti e i sistemi di un’organizzazione e il modo in cui si influenzano a vicenda. Lo sviluppo e la comprensione dell’architettura dei processi possono aiutare a definire i valori e i processi che governano un’azienda o un sistema. Un’architettura di processo può aiutarti a prendere decisioni e rimanere coerente nelle tue procedure. In questo articolo definiamo il termine architettura di processo, ne descriviamo i vantaggi e forniamo esempi di metodi di architettura di processo.

Cos’è l’architettura di processo?

L’architettura di processo è la progettazione strutturale dei processi e dei componenti di un sistema o di un’organizzazione e del modo in cui si influenzano a vicenda. Settori come l’informatica, il business e la gestione dei progetti utilizzano l’architettura dei processi per visualizzare e configurare ogni componente dei loro processi. Un grafico dell’architettura di processo è una mappa visiva della gerarchia e del flusso dei processi all’interno di un sistema e del modo in cui interagiscono. La creazione di un’architettura di processo può contribuire a garantire che l’output di un’organizzazione o di un sistema rimanga coerente.

Vantaggi dell’architettura di processo

L’architettura di processo può avvantaggiare le aziende aiutandole a:

Prendere decisioni

Avere un’architettura di processo standard può aiutare i leader di un’azienda durante il processo decisionale. L’architettura del processo descrive in genere gli obiettivi, i metodi e i valori di un’azienda. Essere in grado di consultare queste idee e i loro livelli di importanza può rendere più facile valutare le possibili decisioni e come si inseriscono nella struttura. Posizionare potenziali soluzioni o modifiche nel flusso della struttura può anche mostrare gli effetti che può avere su altri elementi del sistema.

Prevedere gli impatti

La manutenzione di un’architettura di processo aiuta a prevedere e tracciare l’impatto delle modifiche al sistema. L’architettura dei processi è in genere un diagramma di flusso che collega i fattori e le fasi delle operazioni aziendali. Questo diagramma di flusso offre la possibilità di inserire modifiche recenti e tenere traccia dei loro effetti attraverso il resto delle procedure e dei risultati. La rappresentazione visiva delle influenze e dei cicli di sistema può aiutare a prevedere potenziali soluzioni e decidere dove implementare i cambiamenti.

Mantenere la coerenza

Sia in un sistema che in un’azienda, un’architettura di processo crea e mantiene la coerenza. Se ogni dipendente è chiaro sulla procedura e la gerarchia della propria organizzazione, li mantiene tutti concentrati sullo stesso obiettivo finale. Allo stesso modo, se si programmano sistemi con la stessa architettura di processo, possono produrre un output più coerente. Una volta sviluppata la struttura dell’architettura, è possibile aggiornarla e visualizzarla come database. Avere accesso a queste strutture di processo consente ai dipendenti di farvi riferimento quando necessario e garantisce che tutti seguano le stesse procedure per raggiungere i loro obiettivi condivisi.

Identificazione dei miglioramenti

La creazione di un’architettura di processo richiede una profonda comprensione delle persone, dei reparti, dei processi, dei sistemi e delle variabili presenti in un’azienda. Quando si identificano e si mettono in relazione questi elementi, può diventare più facile vedere quali fattori sono ridondanti o inefficaci. Potresti essere in grado di eliminare i processi che si verificano nel grafico ma hanno poco o nessun scopo o connessione con gli obiettivi principali. C’è anche la possibilità di combinare processi simili o incorporare processi nuovi e più efficienti. Migliorare anche le procedure minori può aiutare ad aumentare il successo e la produttività.

5 esempi di architettura di processo

Ecco cinque esempi comuni di approcci all’architettura di processo:

1. Basato sugli obiettivi

Un approccio basato sugli obiettivi all’architettura di processo inizia con la determinazione degli obiettivi principali del sistema e del modo in cui tali obiettivi si influenzano a vicenda. Una volta definiti gli obiettivi, la creazione dell’architettura di processo collega i passaggi necessari per raggiungere tali obiettivi. Questo processo colloca anche gli obiettivi in una gerarchia per importanza, mostrando quali obiettivi hanno la precedenza durante le decisioni impegnative. Tenere traccia dei processi che portano al raggiungimento di un obiettivo aziendale può mostrarti quali elementi richiedono una maggiore attenzione e aiutarti a identificare gli obiettivi che potrebbero richiedere aggiustamenti per allinearsi agli obiettivi aziendali generali.

2. Basato sull’azione

Un’architettura di processo basata sull’azione inizia con la definizione delle azioni quotidiane dell’azienda e delle loro relazioni. Questo di solito è un grafico di un ciclo o flusso che descrive i passaggi che è possibile eseguire quando si fornisce a un cliente o cliente un servizio o un prodotto dall’inizio alla fine. Avere una procedura documentata per le tue azioni aiuta a visualizzare gli elementi che hanno avuto successo e consente l’aggiunta o la sottrazione di passaggi per aumentare la produttività. Lo sviluppo di un piano d’azione definito promuove anche la coerenza nelle operazioni aziendali assicurando che tutti seguano le stesse linee guida di base.

3. Basato su oggetti

Quando si compila un’architettura di processo basata su oggetti, il primo passaggio consiste nell’elencare gli oggetti esistenti all’interno dell’organizzazione. Questi oggetti includono in genere client, ordini, richieste e servizi. Dopo aver identificato questi oggetti, l’architettura del processo li struttura in base alle loro relazioni e al loro ruolo nel processo aziendale. Questo grafico tiene traccia del flusso delle operazioni e dei reparti che le gestiscono. Questa architettura visualizza tutti i componenti che costituiscono gli obiettivi principali di un’azienda o di un sistema ed è utile per rilevare potenziali lacune o errori.

4. Basato su funzioni

L’architettura di processo basata su funzioni è una gerarchia visiva di tutte le funzioni di un’azienda. L’architettura basata su funzioni mostra le funzioni principali e suddivide ciascuna in quelle più dettagliate e più piccole che include. Avere questa struttura può aiutarti a capire come ogni funzione opera a un livello più piccolo e quali elementi sono necessari per un processo di successo.

5. Modello di riferimento basato su

Un’architettura di processo basata su modello di riferimento utilizza un’architettura esistente come punto di riferimento per la creazione di grafici di nuovi sistemi e sviluppi. Per queste architetture, il grafico originale viene riconfigurato per visualizzare le modifiche negli elementi originali. Questi cambiamenti possono essere nuovi obiettivi, oggetti, azioni o funzioni e l’approccio del modello di riferimento può anche utilizzare uno degli altri approcci menzionati. Per creare la nuova architettura di processo, è possibile utilizzare una struttura interna esistente come riferimento o rivedere un modello esterno di un’organizzazione simile.