Una guida completa ai manuali delle procedure (con suggerimenti)

Man mano che la tua azienda cresce, diventa sempre più importante avere procedure, linee guida e regole ben consolidate. La creazione di un manuale completo di policy e procedure può aiutarti a gestire i tuoi dipendenti, semplificare i processi e scalare la tua attività. In questo articolo, spieghiamo cos’è un manuale di procedura, descriviamo in dettaglio i vari elementi che dovresti includere in uno, elenchiamo i passaggi da eseguire durante la creazione di criteri ed esploriamo i vantaggi di avere un manuale di procedure ben sviluppato.

Che cos’è un manuale di procedura?

Un manuale di procedura, noto anche come manuale di politica e procedura, è una risorsa per i dipendenti che stabilisce linee guida e protocolli per tutti i principali principi, azioni e decisioni di un dipartimento o di un’organizzazione. Può delineare le procedure e le aspettative per cose come i codici di abbigliamento, le pratiche di assunzione e persino il libro paga. Creando un manuale di procedura con politiche e standard chiari e descrittivi, è possibile migliorare l’efficacia, l’efficienza e la comunicazione dell’organizzazione.

Al fine di creare manuali di procedura più accessibili, molte organizzazioni hanno iniziato a utilizzare sistemi basati su cloud, risorse online o software di gestione delle conoscenze. Questi sistemi semplificano l’accesso dei dipendenti e l’aggiornamento dei manuali delle procedure da parte delle organizzazioni. Inoltre, consentono alle organizzazioni di fornire collegamenti a risorse pertinenti.

Elementi di un manuale di procedura

I manuali delle procedure possono variare in base al settore e all’organizzazione, ma in genere esaminano diversi elementi chiave, come ad esempio:

• Cultura dell’organizzazione

• Procedure di assunzione

• Benefici per i dipendenti

• Politiche di lavoro da casa

• Politiche di comunicazione

• Linee guida sul posto di lavoro

• Modalità di pagamento

• Codice di condotta dei dipendenti

• Protocolli per l’utilizzo della tecnologia

Come scrivere un manuale di procedura

È possibile seguire questi semplici passaggi per creare un manuale di procedura completo per l’organizzazione:

1. Creare un titolo. Il titolo del manuale della procedura deve essere chiaro e conciso, rendendolo accessibile e comprensibile per le persone a qualsiasi livello di lettura.

2. Fornire un’introduzione. La tua introduzione dovrebbe orientare il lettore creando una panoramica delle informazioni fornite nel manuale.

3. Spiegare lo scopo delle politiche e delle procedure. Fornire ai lettori il ragionamento per una politica può aiutarli a capire la sua importanza e investire nel sostenerla. Una politica potrebbe esistere per una serie di motivi, ad esempio per evitare un conflitto, soddisfare gli obblighi normativi o soddisfare i requisiti legali.

4. Delineare le condizioni di ciascuna polizza. Le condizioni per una procedura o una politica includono dettagli come chi è il pubblico principale e qualsiasi esclusione, aspettativa o restrizione correlata alla politica o come dovresti applicarla. Nella maggior parte dei casi, questa è la parte più importante e dettagliata del manuale della procedura.

5. Stabilire l’ambito del manuale di procedura. Un manuale di criteri e procedure può contenere criteri rilevanti solo per determinati reparti o ruoli. Ecco perché è importante identificare le parti a cui appartiene una politica e posizioni o team specifici che ne sono esenti.

6. Delegare le responsabilità. Sebbene le informazioni contenute in un manuale di procedura possano essere utili per un’ampia gamma di dipendenti, dovrebbero esserci ruoli, team o reparti specifici responsabili del mantenimento di ciascun criterio. È necessario includere una sezione che elenchi i ruoli responsabili dell’implementazione di una procedura o di un criterio.

7. Dettagliare i passaggi di ogni procedura. Per garantire che i dipendenti comprendano come implementare una politica o una procedura, è necessario includere passaggi procedurali che spieghino come completare i protocolli delineati.

8. Menzionare i riferimenti pertinenti. Se una procedura o una politica potrebbe trarre vantaggio da ulteriori materiali di riferimento, è necessario creare una sezione che li menzioni. Ciò può includere altre politiche, linee guida, moduli, procedure o documenti normativi pertinenti.

9. Includi risorse per ulteriori informazioni e assistenza. Una sezione di aiuto fornisce ai dipendenti risorse approvate in cui possono ottenere chiarimenti, risposte alle domande o aiuto nell’esecuzione di una procedura specifica. Includi una tabella che elenca fonti come numeri di telefono, documentazione, moduli o accesso ai programmi di formazione.

Vantaggi di avere manuali di procedura

Avere un manuale di procedura offre una vasta gamma di vantaggi per i dipendenti e l’organizzazione, come ad esempio:

• Stabilisce aspettative chiare: Un manuale di procedura fornisce un luogo designato per i valori, la missione, gli standard e gli obiettivi di un’organizzazione. Definisce chiaramente le aspettative per i dipendenti in merito alle loro prestazioni e al loro comportamento ed è facilmente accessibile, in modo che i dipendenti possano fare riferimento ad esso quando hanno una domanda.

• Migliora la produttività complessiva: Poiché un manuale di procedura ben sviluppato può essere una risorsa autorevole per i dipendenti che fornisce risposte a domande comuni, può effettivamente aiutare i dipendenti a seguire le linee guida aziendali e accelerare il processo decisionale.

• Migliora la comunicazione interna: I manuali di procedura stabiliscono le operazioni aziendali di base di un’organizzazione, comprese le modalità di comunicazione. Di conseguenza, ciò può ridurre la probabilità di disinformazione o lacune nel processo di comunicazione.

• Riduce i tempi di formazione dei dipendenti: Un manuale di politica e procedura può essere uno strumento meraviglioso per la formazione di nuovi dipendenti o la riqualificazione degli attuali membri del personale. Dal momento che hai già sviluppato i materiali, i manuali di procedura descrittivi e approfonditi possono semplificare il processo di onboarding riducendo lo sforzo e il tempo necessari per formare i dipendenti.

• Garantisce la conformità aziendale: Quando un’organizzazione esamina e aggiorna costantemente il proprio manuale di procedura, può aiutare l’azienda a soddisfare i requisiti di conformità con il governo. Ad esempio, quando un’azienda delinea chiaramente le politiche di sicurezza e salute sul posto di lavoro, consente ai dipendenti di soddisfare gli obblighi legali e mantenere un ambiente di lavoro sicuro.

Suggerimenti per la creazione di un manuale di procedura efficace

Considerare questi suggerimenti prima di iniziare a lavorare su un manuale di procedura per l’organizzazione:

• Fai un elenco dei tuoi obiettivi e priorità. La creazione di un manuale di procedura richiede tempo, ma è possibile semplificare il processo creando un elenco delle procedure e dei criteri che si desidera includere e quindi decidendo a quale assegnare la priorità. Inizia con i più importanti, vale a dire tutte le politiche che sono imposte dalle leggi federali o statali. In molti casi, si tratta di criteri pre-scritti che è possibile includere facilmente nel manuale dei criteri e delle procedure.

• Decidi quali criteri necessitano di istruzioni dettagliate. Determinare quali procedure richiedono una struttura dettagliata può aiutarti a pianificare le tue attività in modo più efficace.

• Creare un ordine logico. Assicurarsi che il manuale della procedura sia organizzato in modo logico affrontando prima i problemi più ampi. Ad esempio, molte organizzazioni includono prima un’introduzione ai valori e agli obiettivi dell’azienda e quindi delineano le politiche di idoneità all’occupazione e le procedure di assunzione.

• Aggiornare frequentemente il manuale. Un manuale di procedura è un documento aziendale significativo che è necessario rivedere e rivedere costantemente. È possibile aggiungere modifiche, rimuovere determinati dettagli e modificare del tutto le politiche o le procedure.