Una guida alle recensioni dei gate: vantaggi e come condurne uno

Quando si gestiscono i progetti, è importante monitorare regolarmente i progressi verso gli obiettivi per garantire che il lavoro rimanga coerente con lo scopo del progetto. Le revisioni dei gate possono essere un modo efficiente per monitorare ogni fase di un progetto. Non solo le revisioni dei gate incoraggiano il team a valutare regolarmente il lavoro già completato, ma offrono anche l’opportunità di valutare le prossime fasi del progetto. In questo articolo, discutiamo le revisioni dei gate e come possono essere utili per la gestione dei progetti.

Cos’è una gate review?

I cancelli di progetto e le revisioni dei cancelli sono un tipo di stile di gestione del progetto, in cui ci sono ampie opportunità di comunicazione in tutto il progetto. Consideralo come un processo di revisione di diverse parti di un progetto a diversi checkpoint o gate. La revisione del gate può anche essere indicata con altri nomi, tra cui gate decisionale, toll-gate, gateway e phase gate. Una revisione del gate include quanto segue:

• Revisione dei progressi: Questa è una revisione del lavoro già completato sul progetto.

• Identificazione degli obiettivi: Può essere utile considerare gli obiettivi o lo scopo del progetto ad ogni checkpoint.

• Valutazione degli obiettivi del progetto: I membri del team possono valutare gli obiettivi a breve e lungo termine al completamento di ciascun checkpoint.

• Disponibilità a portare il progetto alla fase successiva: Durante la revisione del gate, i membri del team, il project manager e le parti interessate valuteranno se le fasi precedenti hanno raggiunto gli obiettivi pianificati e se dovrebbero passare alla fase successiva.

Comprendere il metodo di revisione del gate

La comunicazione è importante nella gestione del progetto e il metodo di revisione del gate può aiutare i team a gestire una comunicazione aperta e chiara durante l’intero progetto. Mantenere una buona comunicazione assicura che ogni membro del team comprenda le proprie responsabilità e la tempistica prevista. La comunicazione non è importante solo durante la pianificazione del progetto per valutare obiettivi e aspettative, ma anche durante l’intero progetto, fino al suo completamento.

Identificando in anticipo i diversi punti di revisione del gate nel programma, i membri del team capiscono su cosa dovrebbero lavorare e quando. Questi cancelli dovrebbero essere nominati, programmati e inclusi nella parte di progettazione del progetto. Durante una revisione dei gate, lo stakeholder determinerà quale dei seguenti passaggi intraprendere:

• Continua nella fase successiva: Se le parti interessate ritengono che il progetto abbia avuto successo finora e che i passi successivi abbiano senso per i loro obiettivi, autorizzeranno il project manager a iniziare la fase successiva.

• Rifare la fase precedente: Se le parti interessate hanno dubbi sul lavoro presentato durante la revisione del gate, possono richiedere che venga rifatto. Quindi, verrà pianificata un’altra revisione del gate per determinare se il progetto è pronto per procedere.

• Rivedere i piani per la fase successiva: Le parti interessate possono anche richiedere al project manager di rivedere i piani imminenti e ripresentarli per l’approvazione.

• Interrompi progetto: A seconda dei fattori presentati durante la revisione del gate, le parti interessate possono richiedere che l’intero progetto si fermi. Questo di solito viene fatto quando il rischio o le spese sono troppo grandi in relazione alla potenziale ricompensa.

Le revisioni dei gate non solo consentono ai team di pianificare ogni fase di un progetto, ma anche di valutare i progressi precedenti che sono già stati completati sul progetto. Ciò consente loro di identificare i punti di forza e di debolezza da migliorare nelle fasi successive.

Vantaggi della revisione del gate nella gestione del progetto

Una gate review può essere vantaggiosa per tutti i membri del team e le parti interessate, offrendo i seguenti vantaggi:

• Gestione del rischio: Incoraggiando una comunicazione aperta in tutto, il rischio può essere gestito identificando eventuali preoccupazioni prima del completamento del progetto. Con le revisioni dei gate, le parti interessate possono anche interrompere il progetto in qualsiasi momento.

• Mantenere il coinvolgimento: Una comunicazione approfondita può anche garantire che tutti i membri del team e le parti interessate siano attivamente coinvolti nel progetto. Ciò garantisce anche che i membri del team si impegnino a raggiungere ciascuno degli obiettivi.

• Gestisci le aspettative: Valutando la soddisfazione del cliente a diversi gate, i project manager possono gestire le aspettative e assicurarsi che soddisfino le aspettative del cliente.

• Identificare il lavoro futuro: La comunicazione frequente significa che le parti interessate sanno cosa aspettarsi nei prossimi giorni, o settimane, del progetto. Possono scegliere di cambiare direzione o obiettivi a questo punto del progetto.

• Lavoro di squadra produttivo: Coinvolgendo tutti i membri del team nella revisione del gate, tutti sono chiari sulle aspettative dei clienti e sulle aree di miglioramento.

• Gestione efficiente: Poiché la revisione del gate è completata da una fonte esterna e non dal project manager, dà loro l’opportunità di prendere le distanze dal progetto e vederlo da una nuova prospettiva.

Quando tenere una revisione del gate

Le revisioni dei gate si svolgono in diversi punti durante il progetto, che viene definito gate review. Sono più spesso tenuti durante una transizione di fase. È in queste transizioni in cui lo stakeholder probabilmente incorrerà in qualche rischio o spesa aggiuntiva andando avanti, in modo da poter mitigare il rischio assicurando che il progetto stia raggiungendo gli obiettivi previsti.

Mentre le revisioni dei gate non hanno una data specifica, dovrebbero essere pianificate in anticipo. Invece, dovrebbero essere programmati per verificarsi quando una fase termina e un’altra è impostata per iniziare. Una sequenza temporale comune per tenere revisioni del gate segue fasi come la selezione del progetto, determina la definizione del progetto, stabilisce gli obiettivi delle linee guida per il progetto, la revisione del design, la preparazione del team e segue il completamento del progetto.

Il gatekeeper è la persona che conduce la revisione del gate. Il gatekeeper non dovrebbe essere il project manager, perché spesso sono troppo vicini al progetto per essere in grado di identificarne i punti di forza e di debolezza. Inoltre, non dovrebbero essere le parti interessate o il cliente. Invece, qualcuno che non è così coinvolto nel progetto potrebbe essere il gatekeeper. Questo potrebbe essere un supervisore o il capo del dipartimento. Il gatekeeper pianificherà e faciliterà la revisione del gate, invitando i partecipanti e determinando il suo programma. Le parti interessate, i manager, i dirigenti e i membri del team dovrebbero tutti partecipare alla revisione del gate.

Come condurre una revisione del gate

Imparare a condurre una gate review può aiutarti a facilitarla in modo produttivo ed efficiente. Segui questi passaggi per condurre una revisione del gate:

1. Crea una sequenza temporale di revisione del gate: Innanzitutto, identifica in quali punti del progetto trarranno beneficio da una Gate Review. Inseriscilo nella pianificazione e informa i membri del team di quali punti del progetto richiederanno una revisione del gate.

2. Determinare la logistica della riunione: Quindi, determina chi parteciperà alle revisioni del gate e chi sarà il gatekeeper. Inoltre, decidi quali punti saranno discussi e come verranno misurati i progressi verso gli obiettivi.

3. Affrontare i progressi: Durante la revisione del gate, affronta i progressi che sono stati completati sul progetto. Ciò potrebbe includere la suddivisione di attività e incarichi specifici, nonché la documentazione di qualsiasi lavoro completato.

4. Discutere i piani: Quindi, il team discuterà i piani per la fase successiva del progetto. Questo è un buon momento per riconsiderare gli obiettivi e le esigenze dei clienti. Possono scegliere di apportare modifiche in base al lavoro della fase precedente.

5. Identificare le preoccupazioni: Questa è l’opportunità per il cliente di identificare eventuali preoccupazioni che potrebbero avere. Potrebbero avere ulteriori domande sul lavoro completato o voler cambiare il percorso del lavoro imminente.

6. Autorizza progetto: Una volta che ogni punto è discusso in dettaglio, è il momento di ricevere l’autorizzazione per la fase successiva del progetto. Questo è un via libera per continuare con il progetto.