Stime della durata dell’attività: definizione, importanza e tecniche

Le stime della durata dell’attività sono una parte importante del processo di gestione del progetto. Consentono ai project manager di indovinare quanto tempo impiegheranno le attività e creare una pianificazione del progetto. Se sei un leader o un membro del team che lavora o inizia un progetto, prendi in considerazione la possibilità di creare alcune stime della durata dell’attività per organizzare e comprendere meglio i tuoi progressi. In questo articolo, discutiamo le stime della durata dell’attività, la loro importanza e diverse tecniche su come realizzarle.

Cosa sono le stime della durata dell’attività?

Le stime della durata dell’attività sono approssimazioni di quanto tempo richiederà un’attività di progetto. Possono essere sotto forma di diversi periodi di tempo, come ore, giorni, settimane o mesi, e di solito si riferiscono a periodi di lavoro o di lavoro. Stimare la durata di attività specifiche può aiutare un project manager a indovinare la sequenza temporale generale del progetto e creare una pianificazione dettagliata del progetto. Può anche aiutarli a prevedere i costi delle attività del progetto e informare le parti interessate sugli obiettivi del progetto.

Al fine di effettuare stime della durata dell’attività, i project manager in genere studiano l’ambito del progetto, le caratteristiche delle sue singole attività, le risorse accessibili per completare il lavoro e i dati storici dei progetti passati. La durata delle attività di progetto dipende spesso dalla disponibilità e dalle competenze dei membri del team che possono completarle. I project manager possono anche effettuare stime della durata dell’attività basate sulle proprie opinioni di esperti o su quelle di altri esperti tecnici nel loro campo. Ogni tecnica per stimare la durata dell’attività può avere i suoi vantaggi e affidabilità.

Importanza delle stime della durata dell’attività

Le stime della durata dell’attività aiutano molto nella pianificazione del progetto perché consentono ai manager di prepararsi per l’impegno di tempo di un progetto. Ecco alcuni altri modi in cui sono importanti:

• Creare la pianificazione del progetto: I project manager possono creare un calendario e un itinerario di progetto basati su stime della durata dell’attività, che possono aiutare i membri del team a sapere cosa fare quando e aumentare l’efficienza complessiva. Possono considerare le attività di prioritizzazione e il fatto che determinati progetti verranno eseguiti in parallelo l’uno all’altro per creare la pianificazione del progetto più accurata.

• Fornire una linea di base: Le stime della durata dell’attività possono fornire una linea di base rispetto alla quale misurare l’avanzamento di un progetto. Inoltre, i project manager possono regolare continuamente le stime temporali durante tutto il ciclo di vita di un progetto man mano che apprendono ulteriori informazioni.

• Controlla le capacità del team: Poiché alcuni progetti hanno scadenze predefinite, le stime della durata dell’attività possono consentire ai project manager di verificare se i loro team sono in grado di rispettarle. Se le stime delle durate mostrano che un progetto potrebbe richiedere più tempo del previsto, i project manager possono modificare la scadenza del progetto, assumere più membri del team, acquisire più risorse o apportare altre modifiche.

• Stimare i costi di un progetto: Conoscendo la possibile tempistica di un progetto, i project manager possono in genere anche indovinare quanto può costare un progetto. Questo perché alcune risorse hanno costi per unità di tempo, come i dipendenti che guadagnano stipendi in base al numero di ore di lavoro.

• Comunicare con le parti interessate: I project manager possono mostrare le stime della durata delle attività e le pianificazioni del progetto alle parti interessate come supervisori, investitori e persino clienti per aggiornarli sullo stato di avanzamento del progetto. Mentre le stime temporali possono cambiare, questa trasparenza può aiutare a creare fiducia negli altri sugli obiettivi e sul successo di un progetto.

Tecniche di stima della durata dell’attività

A seconda della tecnica utilizzata dai project manager, le loro stime della durata dell’attività possono avere risultati e livelli di affidabilità variabili. Un project manager può anche scegliere quale tecnica utilizzare in base a dove si trovano nel processo di progetto e quanto sforzo vogliono mettere per fare una stima. Ad esempio, se non vogliono completare i calcoli, un project manager potrebbe fare affidamento sulla propria esperienza per stimare la durata dell’attività.

È una buona idea per un project manager creare una “base di stime”, un documento che rappresenta il valore della stima finale insieme alla tecnica utilizzata per realizzarlo, ai vantaggi e ai limiti della tecnica e all’accuratezza della stima. Possono comunicare questo documento ai loro supervisori, ai membri del team e a qualsiasi altra parte interessata. Inoltre, mentre all’inizio possono fare una stima approssimativa per iniziare il progetto, sono liberi di perfezionare la stima durante il corso del progetto.

Ecco alcune tecniche di stima della durata dell’attività:

Stima analoga

Nell’analoga tecnica di stima, i project manager basano le loro stime su dati storici, i valori di durata di precedenti progetti simili. Usano queste osservazioni passate come “analogia” o confronto per indovinare quanto tempo impiegheranno le attività attuali. Possono modificare la loro stima in base a diversi fattori, ad esempio se il progetto è più grande, ha bisogno di prodotti speciali o quanta esperienza hanno i membri del team. Ad esempio, se un’apparecchiatura si è rotta in un progetto passato e ha causato un blocco, un project manager potrebbe dover tenere conto di questo nel proprio calcolo.

Stima parametrica

I project manager che conducono stime parametriche basano le loro ipotesi su calcoli statistici. Studiano i valori del tempo di lavoro per unità nei progetti passati ed estrapolano una stima della durata, basando la loro previsione su una tendenza. Ad esempio, se in passato ci sono voluti tre giorni per costruire un muro, un project manager potrebbe stimare una durata dell’attività di nove giorni per costruire tre muri in un progetto corrente. Oppure, se una squadra impiega un’ora per dipingere un muro, potrebbero essere necessarie 10 ore per dipingere 10 pareti.

Giudizio degli esperti

La tecnica di giudizio esperto è il processo di consultazione di un esperto del settore per una stima della durata dell’attività. I project manager che hanno già completato progetti simili o esperti tecnici e in materia con molti anni di esperienza in una determinata area possono essere in grado di fornire un’ipotesi accurata per quanto tempo ci vorrà per una particolare attività. Inoltre, i project manager possono utilizzare il giudizio di esperti in tandem con altre tecniche per aumentare la completezza e l’accuratezza di una stima. Poiché questa tecnica non richiede alcun calcolo, può essere un processo semplice.

Processo decisionale di gruppo

Simile alla tecnica di giudizio degli esperti, un project manager può consultare i membri del proprio team per prendere una decisione di gruppo su una stima della durata dell’attività. Coinvolgere il team di progetto nel processo di stima può consentire a un project manager di fare un’ipotesi basata su maggiori informazioni e prospettive, il che ha il potenziale per rendere la stima più affidabile. Può anche favorire la collaborazione tra un team e consentire a tutti i membri del team di concordare fattori come le date delle pietre miliari e i programmi di consegna. Ciò può in definitiva aumentare l’efficienza del lavoro in un progetto.

Stima in tre punti

Utilizzando la tecnica di stima a tre punti, i project manager escono con tre punti dati: ottimista, pessimista e molto probabilmente. “Molto probabilmente” è una stima di una durata realistica del progetto, che un project manager può creare utilizzando una tecnica diversa. “Ottimista” è la durata ideale, e “pessimista” è lo scenario peggiore. Questi rappresentano i limiti superiore e inferiore che un’attività non è suscettibile di superare a meno che non vi sia una situazione importante e inaspettata. Il project manager può quindi convertire questi numeri in una stima finale utilizzando un metodo di distribuzione triangolare o PERT / Beta.

Ecco la formula per un calcolo triangolare:

E = (O + M + P) / 3

In questa formula, E è la stima della durata attesa, O è la stima ottimistica della durata, M è la stima della durata più probabile e P è la stima pessimistica della durata.

Ecco la formula per il metodo di distribuzione PERT/Beta:

E = (O + 4M + P) / 6

Questo processo formula un indirizzo ponderato, che è leggermente più accurato di una media normale.

Stima bottom-up

Nella stima bottom-up, un project manager stima la durata delle componenti minori dell’attività del progetto e le somma insieme per ottenere una durata finale dell’attività. Ad esempio, se un’attività di progetto contiene tre diverse procedure, ognuna delle quali richiede 10 ore, la stima della durata finale dell’attività potrebbe essere di 30 ore. Questo processo può richiedere molto tempo, ma può consentire a un project manager di comprendere la propria stima in modo molto dettagliato. Può anche consentire loro di apportare modifiche specifiche ai componenti dell’attività, se necessario, per aumentare l’efficienza del lavoro.