Le aziende sostengono diverse spese nel corso della loro attività. Oltre ai costi relativi alla produzione e alle vendite, le organizzazioni spendono anche denaro per le spese amministrative. Questi costi generali sono importanti da monitorare per diversi motivi. In questo articolo, spieghiamo cosa sono le spese amministrative, descriviamo perché è importante comprendere le spese amministrative, offriamo esempi comuni, forniamo passaggi per calcolarle e rispondiamo alle domande frequenti sulle spese amministrative.
Cosa sono le spese amministrative?
Le spese amministrative sono costi sostenuti da un’azienda attraverso il proprio lavoro che non sono direttamente correlati alla produzione, alla produzione o alle vendite. A volte, queste spese sono chiamate “spese generali”, perché sono necessarie per il funzionamento dell’intera organizzazione, non solo per un singolo team o dipartimento. Le spese amministrative possono variare in tipo dalla manodopera alle forniture alle utenze.
Perché è importante comprendere le spese amministrative?
Le spese amministrative possono incorporare una serie di costi e influire sui profitti complessivi dell’organizzazione se non adeguatamente registrate e contabilizzate. Considera questi altri motivi per tenere traccia e comprendere le spese amministrative:
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Budgeting: Capire quanti soldi l’azienda spende regolarmente per le spese amministrative può aiutare a impostare i budget organizzativi in modo efficace.
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Previsione: Alcune spese amministrative sono fisse, mentre altre sono variabili. Sapere come e perché è probabile che le spese amministrative variabili cambino nei prossimi mesi e anni può aiutare con la pianificazione e la previsione aziendale.
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Tassazione: Le aziende possono dedurre annualmente determinati tipi di spese amministrative dalle loro tasse, risparmiando all’azienda un po ‘di soldi.
Esempi di spese amministrative
Le spese amministrative possono avere un aspetto diverso per le aziende in vari settori, ma spesso è possibile classificarle in alcune categorie distinte:
Lavoro
Alcuni costi di manodopera sono considerati spese amministrative, in particolare per quei dipendenti che non lavorano direttamente allo sviluppo del prodotto, alle vendite o al servizio clienti. Ad esempio, gli stipendi e i benefici dei dipendenti a livello dirigenziale sono solitamente classificati come spese amministrative, così come i dipendenti delle risorse umane e i professionisti della finanza.
Costi di costruzione
Le spese di costruzione, come il mutuo o l’affitto e le utenze, sono spese amministrative. Il mutuo o l’affitto dello spazio di lavoro sono di solito costi fissi, mentre le spese di utilità dell’edificio possono variare da stagione a stagione.
Forniture
Le forniture per ufficio generali come carta da copia, inchiostro per stampanti, penne e altri articoli simili sono spese amministrative. Questi possono variare a seconda del settore. Ad esempio, una scuola avrà probabilmente spese di fornitura di carta e penna molto più elevate rispetto a una società di software che svolge la maggior parte del suo lavoro sui computer.
Assicurazione
I costi assicurativi per l’azienda, l’edificio, i veicoli aziendali o qualsiasi altro bene spesso contano come spese amministrative, anche se alcuni tipi di assicurazione potrebbero essere classificati in modo diverso a seconda delle specifiche della polizza.
Informatica
Le spese IT come computer, costi Internet e software correlati sono generalmente considerate spese amministrative poiché avvantaggiano l’azienda nel suo complesso piuttosto che un singolo dipartimento o team.
Manutenzione
Le esigenze di manutenzione per l’organizzazione, comprese le riparazioni di pulizia, riscaldamento e aria condizionata e altre misure generali di manutenzione dell’edificio sono un altro tipo comune di spese amministrative.
Come calcolare le spese amministrative
Per calcolare le spese amministrative, attenersi alla seguente procedura:
1. Rivedi tutte le spese
Inizia elencando tutte le spese della tua azienda. Spesso è più facile fare un elenco completo delle spese, anche quelle che non sono classificate come spese amministrative, per assicurarti di non perdere alcun costo.
2. Categorizzare i costi
Una volta ottenuto l’elenco delle spese totali dell’azienda, evidenzia quelle che rientrano nella categoria delle spese amministrative. Dopo aver identificato ogni costo, assicurati di avere l’importo appropriato per l’intervallo di tempo che stai monitorando elencato accanto a ogni singola spesa.
3. Prendi in considerazione acquisti poco frequenti
Mentre di solito è facile ricordare le spese ricorrenti come l’elettricità per l’edilizia e le forniture per ufficio, occasionalmente potresti effettuare un singolo acquisto amministrativo non ricorrente che dovresti aggiungere al tuo calcolo complessivo. Controlla i tuoi record di acquisto per assicurarti di aver incluso tutte le spese, i costi e gli acquisti pertinenti.
4. Sommare i totali
Sommare tutte le singole spese amministrative. Assicurati di aver calcolato il periodo di tempo appropriato per ogni spesa. Ad esempio, se stai calcolando le spese amministrative per il primo trimestre dell’anno, assicurati di triplicare le spese mensili ricorrenti per tenere conto del pagamento di ogni mese anziché utilizzare la singola spesa.
5. Trova la somma
La somma di tutti i costi e le spese individuali è la cifra totale delle spese amministrative. È possibile utilizzare questa metrica per budget, previsioni, scopi fiscali e come voce del conto economico trimestrale o annuale.
Domande frequenti sulle spese amministrative
Per ulteriori informazioni sulle spese amministrative, consulta queste risposte alle domande frequenti:
Tutte le spese amministrative sono deducibili dalle tasse?
La maggior parte delle spese amministrative sono deducibili dalle tasse, comprese voci come affitto, salari, utenze e telefoni. Tuttavia, alcune spese amministrative non sono deducibili dalle tasse. Potresti voler verificare con un commercialista professionista o un avvocato fiscale quando determini le regole e le procedure fiscali.
Le spese amministrative sono spese dirette?
Le spese amministrative non sono spese dirette, ma sono note come “spese indirette”. Le spese dirette si riferiscono direttamente al modo in cui l’azienda realizza un profitto, come i costi di produzione, vendita e produzione. Poiché le spese amministrative supportano l’organizzazione nel suo complesso, ma non il prodotto o il servizio che l’azienda offre direttamente, sono spese indirette.
Quali sono i modi migliori per ridurre le spese amministrative?
Le spese amministrative sono spesso la prima scelta di un’azienda per la riduzione quando si cercano modi per ridurre i costi aziendali complessivi, poiché non hanno un impatto diretto sulla produzione o sulle vendite, il che potrebbe influire negativamente sui profitti dell’azienda. Alcune opzioni per ridurre i costi amministrativi includono:
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Affittare invece di acquistare: Spesso, il noleggio comporta costi mensili inferiori rispetto all’acquisto di oggetti di grandi dimensioni come uffici o veicoli. Prendi in considerazione l’affitto invece di acquistare per ridurre le spese.
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Viaggi decrescenti: Limitare i viaggi e aumentare invece le teleconferenze è un buon modo per ridurre i costi amministrativi.
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Aumentare il lavoro a distanza: Consentire ai dipendenti di lavorare in remoto a tempo pieno o part-time può ridurre le spese come l’utilizzo di utenze e forniture per ufficio.
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Subaffitto di uffici: Se hai spazio extra nel tuo ufficio o magazzino, puoi affittarlo a privati o altre società per portare un nuovo flusso di entrate e compensare il costo dei costi amministrativi dell’edificio.
