I leader aziendali pianificano attentamente i progetti a breve e lungo termine su cui l’azienda può lavorare durante le normali operazioni aziendali. Tuttavia, a volte si verificano situazioni che richiedono un progetto temporaneo da completare con breve preavviso. Quando ciò accade, i leader aziendali spesso decidono di formare progetti ad hoc con i propri team e leader. In questo articolo, discutiamo cosa sono i progetti ad hoc, cosa fa un project manager ad hoc e forniamo alcuni suggerimenti per la gestione di un progetto ad hoc.
Cosa sono i progetti ad hoc?
I progetti ad hoc sono progetti che si sviluppano inaspettatamente, in genere quando sorge un problema. Questi tipi di progetti non sono, quindi, programmati in anticipo. Esistono alcune funzionalità che in genere separano i progetti ad hoc dai progetti standard, ad esempio:
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Che richiedono un rapido completamento o turnaround
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Concentrarsi su un singolo obiettivo o gruppo di persone
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Utilizzo di meno risorse e membri del team
Ad esempio, una società di sicurezza informatica può implementare un progetto di marketing ad hoc se c’è una violazione della sicurezza di alto profilo nelle notizie. Vorrebbero pubblicizzare come il loro prodotto protegge specificamente da questo tipo di intrusione. Questo è un progetto ad hoc perché questa opportunità pubblicitaria non è pianificata e durerà solo fino a quando questa violazione della sicurezza di alto profilo è nelle notizie.
Cos’è un project manager ad hoc?
Un project manager ad hoc è la persona responsabile della supervisione di un progetto ad hoc. Comunemente, questa persona non ha altri compiti manageriali ma ha familiarità con l’argomento del progetto. Ad esempio, il team di sviluppo del prodotto può affidare qualcuno del proprio team a un progetto ad hoc che circonda un recente aumento dei reclami dei clienti su un particolare problema del prodotto. Questa persona ha molta familiarità con il design del prodotto ed è, quindi, nella posizione migliore per risolvere il problema.
Il project manager ad hoc è colui che decide gli obiettivi per il progetto, assegna le scadenze e garantisce che rimanga entro il budget. Il project manager ad hoc riunirà anche un team per aiutarli a completare il progetto. Gestiranno quindi questo team e li guideranno verso il completamento.
Perché è importante tenere traccia dei progetti ad hoc?
È importante tenere traccia dei progetti ad hoc proprio come faresti con altri progetti per alcuni motivi, tra cui:
Per una migliore gestione delle risorse
Il monitoraggio dei progetti ad hoc può aiutare a gestire le risorse che spendi per essi. È possibile tenere un registro delle risorse utilizzate in questo progetto e assicurarsi che non vengano utilizzate da un altro progetto. Ad esempio, se è necessario utilizzare un dipendente per l’immissione dei dati, è possibile assicurarsi che non lavori invece su un altro progetto. Il monitoraggio di un progetto ad hoc consente a tutti di sapere quali risorse sono disponibili e dove vengono attualmente utilizzate, semplificando la gestione.
Per assicurarti di avere un numero sufficiente di membri del team
Il monitoraggio di un progetto ad hoc semplifica inoltre l’utilizzo della giusta quantità di membri del team per completare il progetto. Dettagliando il tuo progetto ad hoc, puoi mostrare perché hai bisogno del numero di persone che stai richiedendo. Puoi anche mostrare quanto tempo ogni membro del team deve dedicare al progetto in modo che altri reparti non presumano che i membri del tuo team abbiano disponibilità gratuita.
Per semplificare il monitoraggio dello stato di avanzamento del progetto
Monitorare l’avanzamento di un progetto ad hoc è più facile per tutti se esiste un sistema di tracciamento. I responsabili del progetto ad hoc possono trovare aggiornamenti sullo stato del progetto in un’unica posizione, anziché contattare i membri del team per gli aggiornamenti. Possono quindi prendere decisioni migliori su come gestire il progetto, ad esempio se hanno bisogno di risorse aggiuntive o di tempo per completarlo. Il monitoraggio di un progetto ad hoc consente inoltre al personale di gestione superiore di vedere i progressi che stai facendo sul progetto.
Suggerimenti per la gestione di progetti ad hoc
Ecco alcuni suggerimenti che puoi utilizzare per gestire il tuo progetto ad hoc:
Formalizzare il progetto
Un primo passo importante è formalizzare i parametri del progetto all’interno della tua azienda. È comune per le persone assegnare progetti ad hoc all’interno di un’azienda ma non formalizzarli. Questo può creare un problema in cui viene assegnato troppo lavoro ad alcune persone, poiché altri non sanno chi sta lavorando su altri progetti. Creare un documento che delinei i parametri del progetto e quindi rendere visibile questo progetto all’interno dell’azienda, consentendo a tutti di vedere su cosa stanno lavorando gli altri.
Assemblare un team
Scegli le persone giuste per aiutarti con il tuo progetto ad hoc. Le persone giuste sono quelle all’interno della tua azienda che hanno competenze legate al progetto e che attualmente hanno tempo da dedicare al progetto. A seconda del progetto, potrebbe essere necessario consultare altri responsabili di reparto per vedere chi hanno a disposizione o chi pensano possa essere adatto al progetto. Decidi quante persone ti servono per il progetto, quindi invia richieste per aggiungere queste persone al tuo progetto.
Orario di programmazione
Spesso, il progetto ad hoc non è l’unica cosa su cui tu e i membri del tuo team dovete lavorare, quindi è importante che tutti dedichino del tempo a lavorarci. Discuti con il tuo team quanto tempo tutti dovrebbero dedicare a questo progetto e assicurati che i membri del tuo team dedichino abbastanza tempo ai loro programmi. Se il tuo progetto ad hoc prevede la gestione di situazioni in tempo reale, come i reclami dei clienti, pianifica i turni con il tuo team, in cui ogni persona gestisce il progetto durante il tempo assegnato.
Registra le tue attività
Creare un registro di tutte le attività coinvolte nel progetto ad hoc. In questo registro, dettagliare l’attività, chi ci sta lavorando e quando è dovuta. Avere un registro di tutte le attività coinvolte può aiutarti a ricordare tutto. Inoltre, consente a tutti i membri del team di vedere su cosa stanno lavorando gli altri, il che può migliorare il flusso di comunicazione, poiché sapranno chi contattare in determinate situazioni. Incoraggia il tuo team ad aggiornare il registro ogni volta che un’attività cambia e ad aggiungerne di nuove man mano che si presentano.
