Non pagare per Microsoft Word! 5 motivi per usare invece Office Online

Microsoft Office è la suite di produttività de facto al mondo, ma lo sapevi che la maggior parte delle persone non ha bisogno di pagare per Microsoft Word e altre app? Grazie a Microsoft Office Online, puoi accedere gratuitamente alle versioni semplificate delle app di Office più popolari.

Per la maggior parte degli utenti, queste versioni ridotte di Office funzionano perfettamente. Diamo un’occhiata ad alcuni dei motivi per utilizzare Word Online, Excel Online e le altre offerte gratuite.

1. Office Online è gratuito

Il più grande vantaggio di Office Online è che è possibile usarlo senza pagare. Questo è il modo più semplice per ottenere Microsoft Word gratuitamente e legalmente.

Tradizionalmente, dovevi pagare in anticipo per una copia autonoma dell’ultima versione di Office (come Office 2021 o Office 2019), che poteva costare $ 100 o più. Al giorno d’oggi, Microsoft vuole che tu ti abboni a Microsoft 365. Questo è più conveniente a $ 7 o giù di lì al mese, ma l’abbonamento si somma ancora nel tempo.

Con Office Online è possibile accedere gratuitamente alle versioni online di Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Teams e Outlook. Anche le app meno utilizzate come Microsoft Teams, Forms e Sway sono incluse nell’elenco delle offerte di Office Online. Tuttavia, non esistono versioni online per Access ed Publisher.

Per provarlo, accedi al tuo account Microsoft in Office.com, quindi visita la pagina delle app di Office. Qui vedrai tutto ciò che è disponibile e puoi passare a qualsiasi app che ti piace.

2. Accedi ai documenti ovunque con l’archiviazione cloud

Avere i tuoi file salvati solo su un computer può causare problemi quando ne hai bisogno su un altro dispositivo. Mentre l’opzione di salvataggio nel cloud è oggi disponibile nelle versioni desktop moderne di Office, è abilitata per impostazione predefinita e facile da usare in Office Online.

Tutti ottengono 5 GB di spazio di archiviazione gratuito in OneDrive con il proprio account Microsoft, che è sufficiente per archiviare documenti personali, fogli di calcolo e presentazioni. Quando si lavora in Office Online, tutte le modifiche vengono salvate nell’account OneDrive man mano che si procede. Ciò significa che non perderai ore di progressi se qualcosa si blocca e non hai salvato manualmente per un po ‘.

Con l’app OneDrive sul telefono, puoi facilmente recuperare i tuoi documenti ovunque. E se è necessario modificarli in un pizzico, è sufficiente accedere a Office Online in qualsiasi computer.

Ancora meglio, Office Online è indipendente dal dispositivo. Puoi accedervi su qualsiasi dispositivo con un browser web, comprese le macchine Linux e Mac. Le app di Office gratuite per Android e iPhone ti consentono di accedere a Word, Excel, PowerPoint e altro ancora con funzionalità simili sui dispositivi mobili.

3. Condivisione e collaborazione facili

Molte persone condividono documenti di Office desktop con altri via e-mail. Mentre questo va bene con moderazione, diventa ingombrante inviare costantemente un documento avanti e indietro. Con Office Online è possibile fare facilmente clic su Condividi su un file per inviare un collegamento a chiunque. Questo menu ti consente di scegliere se chiunque abbia il link può accedervi o solo le persone che specifichi. Puoi anche scegliere se altri utenti dispongono delle autorizzazioni di modifica.

Office Online rende anche la collaborazione sui documenti un gioco da ragazzi. Sia che tu voglia modificare un documento di grandi dimensioni insieme o che entrambi lavorino in un foglio di calcolo, per farlo è necessario che entrambe le parti abbiano il documento aperto. Mentre una funzione simile è disponibile in Office desktop con OneDrive, ci sono più barriere all’ingresso quando si usa l’edizione desktop.

4. Office Online offre un flusso di lavoro semplificato

Le versioni online delle app di Office non sono così complete come le loro controparti desktop. Non includono gli strumenti più potenti, come la formattazione avanzata di Word e i grafici o le macro dettagliate di Excel.

Sebbene ciò possa rendere Office Online inadatto a scopi professionali, queste app sono comunque più che in grado di essere utilizzate per uso personale.

Tuttavia, la mancanza di funzionalità di Office Online rivolte agli utenti esperti può effettivamente essere un vantaggio per alcuni. Potresti sentirti sopraffatto dal numero di strumenti sulla barra multifunzione e dalle opzioni da modificare in Office desktop. In tal caso, forse ti piacerà l’approccio snellito di Office Online.

Se si dispone di un vecchio computer con un HDD lento e RAM limitata, Office Online potrebbe funzionare più velocemente anche per l’utente. Mentre le app desktop di Office sono piuttosto ingombranti, l’app Web non mette a dura prova il sistema.

Office Online offre inoltre vantaggi organizzativi. Poiché mantiene tutti i file in OneDrive, non occuperanno spazio di archiviazione nel computer (se si sceglie di non sincronizzarli).

L’archiviazione di tutti i file di Office in OneDrive significa anche che non sono mescolati con tutto il resto del sistema. Ogni app mostra i file modificati e aggiunti di recente del loro tipo (fogli di calcolo, presentazioni, ecc.) in modo da poterli aprire da lì invece di cercare un sacco di cartelle.

Infine, l’utilizzo di Office Online consente di salvare i documenti nei formati di file standard di Office, ad esempio DOCX e XLSX. Poiché così tante persone usano Office, questo è importante per la compatibilità con gli altri. Molte alternative gratuite a Microsoft Office non funzionano perfettamente con questi formati, il che segna un altro punto per Office Online.

5. Office Online riceve gli aggiornamenti delle caratteristiche

Se non sei interessato a Microsoft 365, potresti prendere in considerazione l’acquisto di una versione autonoma di Office, come Office 2021. Tuttavia, in generale, non è consigliabile acquistare queste versioni una tantum di Office.

L’azienda porta prima nuove funzionalità a Microsoft 365 e, ogni pochi anni, rilascia una nuova versione autonoma di Office con le ultime funzionalità degli ultimi anni. Ma queste versioni ricevono solo aggiornamenti di sicurezza; non ottengono nuove funzionalità man mano che Microsoft le sviluppa.

Mentre Office Online non riceve tutte le nuove funzionalità aggiunte a Microsoft 365, le versioni Web ottengono nuove caratteristiche più spesso rispetto alle versioni autonome di Office. Se le versioni web fanno ciò di cui hai bisogno, perché non attenersi a loro gratuitamente e ottenere nuove funzionalità, piuttosto che bloccarti in una versione desktop che non ottiene alcuna nuova funzionalità?

Vedere la pagina di Microsoft relativa agli aggiornamenti di Office Online per vedere cosa è stato aggiunto di recente.

Quando Microsoft Office Online non è l’ideale

Abbiamo esaminato diversi motivi per cui Office Online è un ottimo servizio di cui dovresti approfittare, in particolare rispetto a Office desktop. Tuttavia, non è perfetto. Ci sono alcune situazioni in cui stai meglio con un’altra soluzione.

Una delle maggiori limitazioni di Office Online è la sua selezione limitata di app. Se hai bisogno di qualcosa che vada oltre le nozioni di base, avrai bisogno della versione completa di Office. App come Access, Visio e Project non dispongono di versioni Web gratuite.

Dopo aver provato le app di Office Online, è anche possibile che manchino di una funzionalità necessaria. Ad esempio, non è possibile utilizzare le versioni Web per eseguire una stampa unione o eseguire macro. Questi richiedono Microsoft Office tradizionale (vedi alcuni modi per ottenere una licenza di Office gratuitamente o ritirare una licenza di Office economica se è necessario eseguire l’aggiornamento).

Un’altra grave limitazione di Office Online è proprio nel nome—è necessaria una connessione Internet per usarlo. Per coloro che viaggiano spesso senza accesso a Internet, Office Online non sarà abbastanza affidabile. Se questo è il tuo caso, puoi provare un’alternativa gratuita a Office; dai un’occhiata al nostro confronto tra LibreOffice e OpenOffice per rivedere due scelte migliori.

Devi pagare per Microsoft Word? No!

È un’ottima notizia che Microsoft Word e altre app di Office siano disponibili online gratuitamente, in quanto non è necessario pagare per le funzionalità di base. Se non hai mai provato Office Online, dovresti testarlo per vedere se funziona per le tue esigenze. Potresti finire per risparmiare un po ‘di soldi usandolo al posto del normale Office.

Come probabilmente saprai, uno dei maggiori concorrenti di Office Online è la suite Google Docs. Se Office Online non è la soluzione giusta, Google Documenti potrebbe funzionare meglio per le tue esigenze.