L’uso improprio di Slack può facilmente portare a frustrazione e diminuzione della produttività per il tuo team. Ecco alcuni suggerimenti di Slack Etiquette per il tuo posto di lavoro.
Slack vanta diverse funzionalità che l’hanno resa l’app di messaggistica preferita nell’ambiente di lavoro moderno, tra cui integrazioni di terze parti, supporto rich media e opzioni di personalizzazione, per citarne alcuni.
Tuttavia, tutto si riduce a come usi Slack. Se usato correttamente, Slack può essere uno strumento inestimabile per la comunicazione e la collaborazione. Usatene un uso improprio, e diventa la rovina della vostra esistenza. In questo articolo, tratteremo alcuni suggerimenti sull’etichetta Slack per aumentare la produttività del tuo team.
1. Rispondi in Thread
I thread sono un ottimo modo per tenere insieme i messaggi correlati ed evitare di ingombrare il canale principale. Questo è efficace quando hai molte persone in un canale che partecipano a più discussioni che possono diventare rapidamente difficili da seguire.
Quando rispondi in un thread, il messaggio viene visualizzato nidificato sotto il messaggio originale, rendendo più facile per i membri del tuo team seguire quella conversazione specifica.
Devi solo fare clic sull’icona “Rispondi nel thread” nell’angolo in alto a destra del messaggio a cui desideri rispondere.
2. Ottieni il tuo punto di vista in un unico messaggio
Considera che ogni volta che invii un messaggio diretto ai tuoi colleghi, ricevono una notifica, che può essere dirompente. Separare i tuoi pensieri in messaggi diversi porta a più notifiche e si traduce in cambio di contesto e diminuzione della produttività.
Ad esempio, l’invio di “ciao” seguito da “what’s up?” quindi “spero che tu stia bene” significa che il tuo collega remoto ha tre opportunità di essere distratto dal suo lavoro mentre aspetta che tu digiti il tuo messaggio.
Un modo migliore per farlo sarebbe quello di digitare il tuo punto in un messaggio diretto e inviarlo tutto in una volta. Cerca di essere succinto nei tuoi messaggi per evitare confusione o scambi avanti e indietro. Puoi usare punti elenco e numeri per organizzare il messaggio se è troppo lungo.
In questo modo, il tuo collega riceve una notifica e può rispondere in una volta sola, piuttosto che dover interrompere ciò che sta facendo più volte per rispondere ai tuoi messaggi.
3. Sii consapevole dei fusi orari
Lavorare in modo produttivo con un team sparso in diversi fusi orari può essere complicato. Quando si tratta di messaggistica, è necessario essere consapevoli di quando le persone sono disponibili per evitare di disturbarle durante le loro ore di riposo.
In generale, cerca di evitare di inviare messaggi alle persone al di fuori del loro orario di lavoro a meno che non sia necessario. Per fortuna, puoi personalizzare il tuo programma di notifiche su Slack.
Per impostare la pianificazione delle notifiche, fai clic sull’immagine del profilo nell’angolo in alto a destra dell’interfaccia di Slack, quindi seleziona Preferenze > Notifiche. Da lì, puoi scegliere le ore in cui desideri ricevere le notifiche e persino impostare le ore “Non disturbare“.
Oltre a questo, puoi anche pianificare l’invio di messaggi in un secondo momento (durante l’orario di lavoro del tuo collega). Questo è un modo più pratico per inviare messaggi a un collega remoto che non è disponibile. Dopo aver digitato nel campo del messaggio, fai clic sull’icona della freccia accanto al pulsante Invia e scegli quando desideri che il messaggio venga inviato.
4. Assegna un nome appropriato ai canali e aggiungi descrizioni
La denominazione dei canali e l’aggiunta di descrizioni aiutano a mantenere le cose organizzate e rendono più facile per le persone trovare il canale giusto per le loro esigenze. L’aggiunta di una descrizione è particolarmente utile nelle organizzazioni più grandi con più canali con nomi simili.
Per assegnare un nome o aggiungere una descrizione a un canale, fai clic sul nome del canale e seleziona “Ottieni dettagli canale“. Una volta fatto questo, è fondamentale che tutti utilizzino ogni canale per lo scopo previsto per evitare confusione. Ad esempio, dovresti utilizzare il tuo canale di annunci per cose come gli aggiornamenti aziendali, piuttosto che usarlo per la chat del refrigeratore d’acqua.
5. Aggiungi messaggi importanti nei canali
L’aggiunta di messaggi è un ottimo modo per mantenere le informazioni importanti nella parte superiore di un canale. Ciò è particolarmente utile se i tuoi colleghi devono fare riferimento a un messaggio precedente nei canali ad alto traffico, dove i nuovi messaggi possono spingere rapidamente quelli più vecchi.
Per raggiungere questo obiettivo, fai clic sull’icona dei tre punti accanto al messaggio e seleziona “Aggiungi al canale“. Puoi anche aggiungere un segnalibro per i link che desideri salvare per un secondo momento o pensare che altre persone nel canale potrebbero trovare utile. Tutto quello che devi fare è fare clic su “Aggiungi un segnalibro” nell’angolo in alto a sinistra del canale.
6. Utilizzare @channel e @here in modo appropriato
Le menzioni @channel e @here sono ottime per attirare l’attenzione delle persone, ma dovresti usarle con parsimonia. Ogni volta che usi il simbolo “@“, avvisa alcune persone, che possono rapidamente diventare fastidiose e distraenti se abusate. Inoltre, può anche perdere la sua efficacia se le persone diventano immuni ad esso.
Pertanto, è essenziale utilizzare queste menzioni con saggezza e solo quando necessario.
Tieni presente che @channel avviserà tutti gli utenti del canale (comprese le persone che non sono attive al momento), mentre @here avviserà solo le persone attive in Slack.
Detto questo, puoi utilizzare @channel quando devi assicurarti che tutti vedano il tuo messaggio, ad esempio un annuncio critico a livello aziendale. D’altra parte, potresti usare @here quando hai bisogno di ricevere un feedback rapido su qualcosa che non richiede necessariamente l’attenzione di tutti.
7. Non utilizzare Slack per la gestione dei progetti
Mentre Slack è una piattaforma ricca di funzionalità che ti consente di fare molte cose, tuttavia, è preferibile utilizzare strumenti di gestione dei progetti dedicati per gestire le tue attività.
Slack è uno strumento efficace per la comunicazione interna, ma ci sono opzioni migliori per la gestione dei tuoi progetti. L’utilizzo di Slack per gestire i tuoi progetti può diventare rapidamente travolgente e difficile da tenere traccia.
Asana e Trello sono ottime alternative che offrono più caratteristiche e funzionalità per la gestione dei progetti. Inoltre, si integrano perfettamente con Slack.
Creazione di un’area di lavoro produttiva e collaborativa con Slack
A volte, assumere regole non dette o non scritte può portare a problemi lungo la linea. Prendendo il tempo per stabilire alcune best practice di Slack fin dall’inizio, puoi risparmiarti un sacco di mal di testa in seguito.
I suggerimenti di cui sopra possono essere una linea di base che puoi sfruttare per personalizzare la tua etichetta Slack per la tua organizzazione e ottenere il massimo da questo potente strumento di comunicazione.
