I 4 migliori consigli per ridurre il sovraccarico di posta elettronica

Per la maggior parte, trascorrere ore della tua giornata lavorativa in comunicazione non è l’uso più produttivo del tuo tempo. Idealmente, gli strumenti di comunicazione come l’e-mail dovrebbero consentirti di fare il tuo miglior lavoro, non il contrario.

Sfortunatamente, l’e-mail è diventata una forma di comunicazione onnicomprensiva che può facilmente risucchiare la tua giornata, rubando il tuo tempo e la tua produttività.

In questo articolo, introdurremo alcune strategie e strumenti pratici per combattere il sovraccarico di posta elettronica.

Cos’è il sovraccarico di posta elettronica e in che modo influisce sulla produttività?

Il sovraccarico di e-mail è l’incapacità di tenere il passo con il numero di e-mail che ricevi o invii. Si verifica quando hai più messaggi nella tua casella di posta di quanti tu possa ragionevolmente gestire.

Quindi, quali sono i segni che stai lottando con il sovraccarico di e-mail?

• Ti senti come se fossi costantemente indietro sulla tua e-mail e non riesci mai a recuperare.
• Sei stressato ogni volta che controlli la tua e-mail perché hai molti messaggi da gestire.
• Stai ricevendo troppe e-mail di follow-up perché fai fatica a tenere il passo con i tuoi messaggi.
• Hai un forte desiderio di controllare costantemente la tua posta elettronica, anche quando sei impegnato con altre attività o anche quando stai cercando di rilassarti a casa.

Non sei solo se stai vivendo alcuni di questi sintomi. Il sovraccarico di e-mail è un problema comune che molte persone affrontano, ma come siamo arrivati qui? Ci sono molte ragioni per cui il sovraccarico di e-mail è diventato una tale preoccupazione, in particolare l’ampia adozione della posta elettronica come principale mezzo di comunicazione interna sul posto di lavoro.

Questo è peggiorato con l’espansione della forza lavoro remota, poiché le interazioni di persona si sono trasformate in comunicazioni e-mail. Ultimo ma non meno importante, la cultura del lavoro in tempo reale e sempre attiva significa che ci si aspetta che le persone siano sempre disponibili a rispondere alle e-mail, anche al di fuori dell’orario di lavoro.

Tutti questi fattori hanno portato a una situazione in cui le persone trascorrono sempre più tempo sulla posta elettronica, portando a diverse conseguenze negative, tra cui:

• Aumento dei livelli di stress
• Difficoltà a rimanere concentrati
• Difficoltà a rispettare le scadenze
• Aumento dei sentimenti di sopraffazione
• Riduzione della produttività grazie al cambio di contesto.

Queste conseguenze non sono limitate agli individui, in quanto possono avere un effetto a catena sul team o sull’azienda. Quindi, come puoi combattere il sovraccarico di e-mail e riprendere il controllo del tuo tempo e della tua produttività?

I migliori suggerimenti per affrontare il sovraccarico di e-mail

1. Attività e-mail in batch

Il batch di attività è una tecnica di produttività efficace che comporta il raggruppamento di attività simili e il loro completamento entro tempi designati. È possibile applicare questo approccio alla posta elettronica raggruppando tutte le attività relative alla posta elettronica in fasce orarie specifiche.

Poiché leggere o rispondere alle e-mail non è necessariamente un compito mentalmente impegnativo, puoi impostare il tempo delle tue ore produttive per farlo, ad esempio, al mattino presto o nel tardo pomeriggio, a seconda del tuo cronotipo. Questa strategia può aiutarti a evitare la tentazione di controllare costantemente la tua e-mail e di essere risucchiato in un vortice di e-mail.

Puoi utilizzare app di time-batching come Google Calendar per bloccare il tempo per le attività relative all’email. Puoi anche personalizzare le notifiche e-mail in modo che arrivino solo durante le fasce orarie dell’attività e-mail.

2. Annulla l’iscrizione alle e-mail non necessarie

Tutte quelle fastidiose newsletter ed e-mail promozionali a cui ti sei iscritto anni fa ma che non hai mai letto possono essere una fonte significativa di sovraccarico di e-mail. Annullare l’iscrizione a queste e-mail può declutterare la tua casella di posta.

Esistono molti modi per annullare l’iscrizione alle e-mail, ma il più comune è trovare un link “annulla iscrizione” nella parte inferiore dell’e-mail. Tuttavia, se ti sei iscritto a centinaia di e-mail, annullare l’iscrizione una alla volta può essere un compito scoraggiante. In questo caso, ci sono molti strumenti che possono aiutarti a organizzare le tue e-mail, tra cui Unroll.me, che ti consente di annullare l’iscrizione di massa alle e-mail con pochi clic.

Infine, puoi anche configurare un account e-mail separato per i messaggi promozionali per declutterare la tua casella di posta principale. In questo modo, limiti l’accesso al tuo indirizzo e-mail principale / di lavoro solo ai messaggi importanti.

3. Imposta i filtri e-mail

I filtri gestiscono efficacemente la tua e-mail ordinando automaticamente i tuoi messaggi in cartelle specifiche in base a determinati criteri. Ad esempio, è possibile impostare un filtro per eliminare automaticamente le e-mail da un determinato mittente prima che raggiunga la Posta in arrivo.

I filtri possono aiutarti a gestire la tua email in modo più efficace:

• Ti aiuta a rimanere organizzato.
• Impedire alle e-mail irrilevanti di ingombrare la tua casella di posta.
• Ti consente di trovare rapidamente le e-mail in base a criteri specifici.

È possibile impostare filtri nel client di posta elettronica; Ad esempio, puoi sfruttare questi filtri intelligenti di Gmail o utilizzare un servizio di filtro email come SaneBox.

4. Utilizzare altri strumenti di comunicazione

Idealmente, l’e-mail non dovrebbe essere l’unico mezzo di comunicazione sul posto di lavoro. È possibile utilizzare la posta elettronica per scopi specifici, ad esempio per aggiornare un cliente su un progetto o per fornire contenuti di lunga durata.

In molti casi, è possibile utilizzare altri strumenti di comunicazione interna, come ad esempio:

• Slack è un’app di messaggistica di lavoro che ti consente di comunicare con colleghi e team. Puoi usarlo per vari scopi, come condividere file, avere conversazioni di gruppo e creare canali per progetti specifici.
• Twist è uno strumento di comunicazione asincrona che consente ai colleghi di scambiare messaggi senza la pressione o l’aspettativa di una risposta immediata. È ideale per i team che vogliono superare le continue interruzioni delle notifiche e avere un maggiore controllo sul loro tempo.
• Asana è uno strumento di gestione dei progetti che consente di tenere traccia dei progressi delle attività, condividere file e comunicare con i membri del team. È uno strumento eccellente per il lavoro basato su progetti o per i team che devono collaborare alle attività.
• Spike è una soluzione di posta elettronica all-in-one che può aiutarti a superare il sovraccarico di posta elettronica e aumentare la produttività. Puoi utilizzare Spike per integrare tutti i tuoi account e-mail esistenti, organizzare la posta in arrivo, collaborare con i colleghi e altro ancora.

Riprendi il controllo della tua casella di posta elettronica per aumentare la produttività

Il sovraccarico di e-mail può essere un importante killer della produttività. Tuttavia, sfruttando le strategie e gli strumenti descritti in questo articolo, è possibile ridurre il disordine nella posta in arrivo e riprendere il controllo sulle comunicazioni e-mail, aumentando la produttività nel processo.