Un diagramma dei processi aziendali è un importante strumento visivo per il successo aziendale. Descrive in dettaglio diversi passaggi di un processo attraverso un linguaggio semplice e una visualizzazione pulita, che aiuta i team a completare attività o progetti in modo più efficace. Imparare a utilizzare questo tipo di diagramma può aiutarti ad aumentare la produttività e migliorare i processi di un’azienda.
In questo articolo definiamo un diagramma dei processi aziendali, elenchiamo alcuni vantaggi dell’utilizzo di uno e forniamo i passaggi che è possibile seguire per crearne uno.
Che cos’è un diagramma dei processi aziendali?
Un diagramma dei processi aziendali è una mappa che visualizza i singoli passaggi di un processo. I professionisti usano spesso questo strumento per il lavoro procedurale e funge da mappa per ottenere un obiettivo.
I diagrammi dei processi aziendali considerano alternative e scelte in ogni fase della mappa. Ad esempio, un diagramma potrebbe avere due percorsi con “sì” o “no” come risposta. In base a come l’utente sceglie, seguono un determinato percorso sul diagramma.
Questi diagrammi spiegano in modo conciso il processo di pensiero o l’approccio di un’azienda a determinati lavori e possono aiutare i dipendenti o le parti interessate a comprendere gli obiettivi e i processi di un progetto. È possibile creare questo diagramma con forme diverse per dettagliare vari aspetti del processo. Questi simboli possono includere:
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Cerchio: Avvenimenti
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Quadrato: Attività
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Freccia solida: Trasferimenti di attività
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Freccia punteggiata: Messaggi
Vantaggi dell’utilizzo di un diagramma dei processi aziendali
L’utilizzo di un diagramma dei processi aziendali presenta molti vantaggi. Questi strumenti possono semplificare le informazioni procedurali concentrandosi sulle fasi più preziose di un processo. Ecco ulteriori vantaggi di un diagramma dei processi aziendali e perché un’azienda potrebbe crearne uno:
Incoraggia una mentalità reciproca
Un diagramma dei processi aziendali fornisce una base per un’azienda e i suoi dipendenti. Di conseguenza, tutti nel business fanno riferimento alle stesse informazioni. Questa fonte coerente di informazioni incoraggia i dipendenti ad avere un approccio simile al business. Una mentalità reciproca può evitare disaccordi, incomprensioni e una vasta gamma di opinioni perché hai stabilito degli standard.
Semplifica argomenti complessi
I diagrammi dei processi aziendali si concentrano sulle informazioni più importanti omettendo dettagli non necessari. Questo approccio può aiutare a evitare confusione e consentire alle persone di comprendere le informazioni utilizzando un linguaggio comune. In questo modo è anche possibile consentire alle persone di altri team del progetto di comprendere meglio le attività di cui non sono responsabili e l’obiettivo generale verso cui stanno lavorando.
Fornisce un riferimento
Una rappresentazione visiva di un business plan può essere estremamente utile da avere. Quando è in mostra, un diagramma dei processi aziendali funge da motivatore e riferimento rapido per i membri del team.
Ad esempio, se qualcuno non è sicuro del passaggio successivo, può fare rapidamente riferimento al diagramma per la conferma. Il diagramma può anche includere informazioni di contatto per il team lead che supervisiona quel passaggio, in modo che sappiano chi contattare per qualsiasi domanda.
Documenta lo stato di avanzamento
Un diagramma dei processi aziendali è un ottimo strumento per documentare il processo di un progetto. I passaggi delineati aiutano i dipendenti a vedere dove si trovano con i progressi e quanto sono vicini al raggiungimento degli obiettivi. Questo può aiutare a migliorare la motivazione e fornire un maggiore senso di realizzazione quando una squadra completa un compito.
Come creare un diagramma dei processi aziendali
Di seguito sono riportati diversi passaggi che è possibile seguire per creare un diagramma dei processi aziendali:
1. Brainstorming con un team
Prendi in considerazione l’incontro con il tuo team per discutere del processo e scrivere i pensieri e le idee che hanno. Dopo questo, puoi pensare a come integrarli nel tuo diagramma. Il brainstorming può essere un buon modo per avere una conversazione non strutturata, quindi sii il benvenuto a discussioni e domande non pianificate. Nelle riunioni di brainstorming, cerca di incoraggiare il pensiero innovativo e considera tutte le idee.
2. Raccogliere informazioni sul progetto
L’acquisizione di informazioni è essenziale per un diagramma dei processi aziendali informato. Più informazioni hai, meglio il tuo diagramma riflette il tuo progetto. Questo può includere le risorse che desideri, come lavoro, tempo e budget. Puoi anche considerare quali metriche speri di raggiungere e se sono quantificabili. Ciò può consentire di pianificare attentamente ogni fase e creare un flusso di lavoro chiaro.
3. Elenca le parole chiave dei passaggi
La raccolta di parole chiave è un ottimo primo passo per creare un diagramma dei processi aziendali. Crea parole chiave considerando le informazioni iniziali del brainstorming e della raccolta di informazioni.
Cerca di concentrarti su parole uniche e utili che ti ricordino le parti più preziose di ogni passaggio. Ad esempio, se sei vicino alla fine del processo e hai un passaggio per finalizzare il tuo prodotto, potresti utilizzare una parola chiave come “controllo di qualità” per ricordarti di testare accuratamente il prodotto prima di rilasciarlo.
4. Usa varie forme e simboli
Il disegno del diagramma del processo aziendale crea un supporto visivo per i dati. È possibile disegnare la mappa a mano o utilizzare un programma per computer per una migliore leggibilità. Alcune aziende preferiscono le mappe su una lavagna per modificare facilmente le informazioni, se necessario. L’implementazione di forme, come cerchi, quadrati e triangoli, può aiutarti a indicare passaggi specifici e renderli più facili da identificare e comprendere.
5. Analizza il flusso del diagramma
L’analisi del flusso del diagramma si concentra sulla sua struttura visiva e su come si presentano le informazioni. Prendi in considerazione la possibilità di esaminare il diagramma dei processi aziendali più volte con più dipendenti per giudicare quanto sia facile da seguire e quali passaggi potrebbero confondere alcune persone. Se hai difficoltà a capire una parte del diagramma, considera la possibilità di sostituire o migliorare quel componente per assicurarti che nessun altro abbia lo stesso problema.
6. Ricevi feedback da stakeholder e dipendenti
Il feedback è prezioso quando si crea un diagramma dei processi aziendali efficace. Incoraggia opinioni e suggerimenti onesti da parte delle parti interessate e dei dipendenti che è possibile utilizzare per rivedere il diagramma. Poiché il diagramma di processo è per l’intera azienda, è importante considerare la prospettiva degli altri. Ulteriori opinioni possono fornire informazioni sull’efficacia del diagramma.
7. Rivedere il diagramma per implementare feedback e modifiche
Dopo aver ricevuto il feedback, considera cosa vuoi modificare e cambiare dal diagramma. Prendersi il tempo di guardare il diagramma ancora un paio di volte e rivederlo prima della condivisione può aiutarti a identificare eventuali errori mancati o modifiche che puoi apportare. Garantire che sia facile da seguire e capire può aiutarti a risparmiare tempo e consentire ai membri del team di iniziare a lavorare senza indugio.
8. Condividi il diagramma
Condividere il diagramma dei processi aziendali può essere uno dei passaggi più interessanti. Questo è quando le persone iniziano a usare il tuo diagramma per il lavoro applicandolo direttamente. Prova a monitorare l’efficacia del tuo diagramma e il modo in cui le persone rispondono al suo utilizzo. Queste osservazioni possono aiutarti a migliorare il tuo attuale diagramma dei processi aziendali e crearne di più efficaci in futuro.
Suggerimenti per creare un diagramma dei processi aziendali
Considerare i suggerimenti seguenti quando si crea il diagramma dei processi aziendali:
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Rendilo facile da leggere. Se i membri del team possono leggere e comprendere facilmente il tuo diagramma, potrebbero essere in grado di seguirlo in modo più efficace. Cerca di rendere il tuo diagramma semplice da seguire e comodo da consultare.
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Fornire la giusta quantità di informazioni. Assicurarti di non inserire troppe informazioni sul tuo diagramma può aiutarti a evitare di confondere o sopraffare i membri del tuo team.
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Creare diagrammi aggiuntivi. Se pensi di avere troppe informazioni per un diagramma, prendi in considerazione la possibilità di crearne un altro. Ciò può consentire di assegnare la priorità agli argomenti più importanti offrendo al contempo maggiori dettagli per passaggi complicati.
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Aggiorna il tuo diagramma. Durante il processo, potresti apprendere nuove informazioni preziose da includere nel diagramma. Prendi in considerazione l’aggiunta di queste informazioni e l’aggiornamento del diagramma quando lo scopri per assicurarti che il tuo team sia a conoscenza delle modifiche e possa adattarsi rapidamente ad esse.
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Fornire una chiave. Se usi forme e simboli, prova a fornire una chiave al diagramma per spiegare il significato di ogni forma. Questo può aiutare le persone a capire e seguire il diagramma più facilmente.
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Mantenere la coerenza. L’utilizzo di parole chiave, forme e simboli coerenti in tutto il diagramma può renderlo più facile da capire. Se usi molti diagrammi con i tuoi team, prendi in considerazione la possibilità di avere forme che significano la stessa cosa su ciascuno di essi per ridurre il tempo necessario per comprendere i tuoi nuovi diagrammi.
