È importante per qualsiasi azienda, in particolare per chi cerca investimenti esterni, disporre di informazioni finanziarie aggiornate. I conti passivi e i conti attivi sono conti importanti che mostrano il flusso di denaro in un’azienda. Comprendendo le differenze tra questi account e come calcolarli e gestirli, puoi assicurarti che la tua azienda abbia record finanziari accurati. In questo articolo, spieghiamo cosa sono i conti da pagare e i conti attivi, come calcolare ciascun tipo di conto e le differenze tra questi due conti.
Che cos’è la contabilità fornitori?
I conti da pagare sono una registrazione del denaro che tu o la tua azienda attualmente dovete a un’altra azienda o individuo. È considerata una passività corrente ai fini contabili perché è denaro che è dovuto entro un breve periodo di tempo. La maggior parte dei conti da pagare sono dovuti entro trenta giorni dalla ricezione di una fattura, ma questo può variare in base alle politiche di pagamento di un’azienda.
Ad esempio, se acquisti forniture per ufficio da un’azienda per $ 45,67 e richiedi che l’azienda ti invii una fattura per le forniture anziché pagare immediatamente, dovrai elencare tale importo nei tuoi conti da pagare. Il monitoraggio dei conti da pagare è importante per un’azienda per mantenere un registro finanziario di quanti soldi sono dovuti ma non ancora pagati.
È essenziale per un’azienda sapere quanti soldi ha a disposizione quando decide sugli acquisti, quindi dovrebbero considerare i conti da pagare insieme ad altre passività. Inoltre, il monitoraggio dei conti da pagare consente a un’azienda di vedere se sono in ritardo su eventuali pagamenti. Infine, i potenziali investitori e azionisti esaminano le informazioni finanziarie per determinare se sono disposti a investire in società. I rendiconti finanziari e i rapporti includono i conti da pagare, tra le passività di un’azienda, per fornire una registrazione completa delle finanze di una società.
Come calcolare i conti da pagare
La contabilità fornitori è semplice da calcolare, in particolare se si conservano regolarmente i registri. Ecco i passaggi che puoi eseguire per calcolare e gestire i tuoi conti da pagare:
1. Inserisci la fattura o la fattura
Una volta ricevuta una fattura o una fattura da un’altra persona o azienda, si consiglia di inserire le informazioni nei registri finanziari. Per aiutarti a individuare le informazioni in un secondo momento, includi alcune informazioni chiave. Ad esempio, è possibile inserire la data dell’acquisto o i servizi resi, insieme al nome dell’azienda o dell’individuo. Se hai ricevuto un numero di fattura, potresti voler includere anche queste informazioni. Puoi anche considerare di conservare la fattura in un’area designata per le fatture non pagate fino a quando non è stata pagata.
Inserisci l’importo dovuto come “credito” sui tuoi conti da pagare. Il credito è considerato denaro che sta uscendo dal business, mentre il debito è denaro che sta entrando nel business. Pertanto, i conti da pagare dovrebbero solitamente includere un saldo a credito per riflettere il denaro che un’azienda prevede di pagare alla fine.
2. Controlla l’importo
Se hai una ricevuta o un contratto con informazioni su quanto ti aspettavi di spendere, controlla l’importo e la data per assicurarti che sia coerente con le informazioni sulla fattura o sulla fattura che hai ricevuto. Se noti qualcosa che non corrisponde, contatta l’azienda o l’individuo il prima possibile per correggere l’errore.
3. Aggiorna i record dopo aver effettuato un pagamento
Dopo aver verificato l’importo ed effettuato un pagamento, considera la possibilità di aggiornare nuovamente i tuoi conti da pagare. Registra la data del pagamento, l’importo, il nome della società o della persona fisica e il metodo di pagamento. Se scrivi un assegno, ricorda di includere il numero di controllo nei tuoi record. Puoi anche scegliere di includere un numero di fattura se ne hai ricevuto uno. Tale importo è registrato come addebito nei conti da pagare.
Cos’è la contabilità clienti?
La contabilità clienti è un record di pagamenti che un altro individuo o azienda deve a te o alla tua azienda. Poiché in genere ci si aspetta il pagamento entro un breve periodo di tempo, i crediti sono considerati un’attività corrente. Di solito, la data di scadenza per un articolo nei conti attivi dipende dalla fattura inviata dalla tua azienda. Alcune aziende richiedono il pagamento al ricevimento della fattura, mentre altre danno al destinatario 30 giorni.
Il monitoraggio dei crediti aiuta un’azienda a sapere quante entrate possono aspettarsi in un breve periodo di tempo e tiene traccia anche di quali clienti attualmente devono denaro. Monitorando i crediti, puoi anche vedere se un cliente non ha pagato le fatture o se qualcuno ha pagato in eccesso o ha pagato una fattura in eccesso.
Ad esempio, se un cliente ha assunto la tua azienda per scattare fotografie dei propri dipendenti, registrerai il pagamento previsto nei tuoi crediti ed emetterai una fattura dopo che il lavoro è stato completato.
Come calcolare i crediti
Anche la contabilità clienti è facile da mantenere se si aggiornano regolarmente i record. Attenersi alla seguente procedura per calcolare i crediti:
1. Inserisci l’importo dovuto
Dopo aver fornito un servizio o un prodotto a un cliente a cui si prevede di fatturare, registrare queste informazioni nella contabilità clienti. Includi la data, il nome del cliente o dell’azienda e l’importo dovuto. Prendi in considerazione la possibilità di conservare eventuali ricevute o contratti che corrispondono a questo importo in modo da poter fornire queste informazioni al cliente in un secondo momento, se richiesto.
Questo importo viene inserito come “addebito”, che si riferisce al denaro che la tua azienda è dovuta, ai conti attivi.
2. Generare una fattura o una fattura
Dopo che il servizio o il prodotto è stato consegnato, invia al cliente una fattura o una fattura che mostri quanto deve. In genere, è possibile trovare un modello per questo online o tramite software finanziario che è già possibile utilizzare. Assicurati di includere informazioni su come pagare la fattura, come un indirizzo o informazioni sul deposito diretto e una data di scadenza.
3. Inserisci il pagamento
Una volta ricevuto il pagamento del cliente, inseriscilo come credito sui tuoi crediti. Assicurati di includere tutte le informazioni se devi fare riferimento a questo pagamento in futuro. Registra il nome o l’azienda del cliente, l’importo del pagamento, la data in cui il pagamento è stato ricevuto e i dettagli su come è stato effettuato il pagamento.
Contabilità fornitori e contabilità clienti: quali sono le differenze?
La differenza fondamentale tra i conti passivi e i conti attivi è che i conti passivi tengono traccia del denaro dovuto e i conti attivi tengono traccia dei soldi che gli altri ti devono. In altre parole, i conti da pagare sono una passività corrente e i crediti sono un’attività corrente. Entrambi aiutano a tenere traccia del denaro che non è ancora stato elaborato, ma uno mostra i soldi che devi pagare mentre l’altro mostra i soldi che riceverai in futuro.
I conti da pagare sono in genere un conto di credito, il che significa che il totale riflette il denaro che sta uscendo dall’azienda. Il totale può essere fornito come numero negativo. I crediti sono di solito un conto di debito e mostrano il denaro che sta arrivando. Questo totale è in genere dato come un numero positivo. La maggior parte delle aziende utilizza entrambi i tipi di account per mantenere registri accurati perché molte aziende acquistano articoli a credito ed eseguono servizi prima di ricevere pagamenti.
