Non lasciare che le e-mail mangino il tuo tempo. Ecco come puoi usare le note adesive per rendere efficienti le e-mail.
Il controllo delle e-mail fa parte della routine lavorativa quotidiana della maggior parte dei professionisti. Quindi, vale la pena trovare modi per accelerare questo processo e renderlo un po ‘meno stressante.
Un modo per semplificarti la vita è usare Microsoft Sticky Notes sul tuo account di posta elettronica di Outlook. Scopriamo come.
Introduzione all’utilizzo di Microsoft Sticky Notes in Outlook
Secondo il sondaggio di Adobe del 2018, gli americani trascorrono circa 3,1 ore al giorno sulle e-mail. Quindi, questo è il modo in cui è possibile utilizzare le note adesive integrate in Outlook per accelerare la corrispondenza e-mail.
Come suggerisce il nome, è un’app per prendere appunti che puoi utilizzare per vari scopi. Ma prima di poter iniziare a prendere appunti su di esso, dovrai prima configurarlo.
È importante sapere che questo funziona solo per Windows 10 e 11. Iniziare:
- Scarica l’app Sticky Notes da Microsoft Store.
- Accedi all’app Sticky Notes con il tuo account Microsoft.
- Accedi al tuo account Outlook.
- Seleziona l’opzione Note fornita nel menu sul lato sinistro.
- Fare clic su Nuova nota per crearne una.
- Fare doppio clic sulla nota esistente per modificarla.
- Fare clic su tre punti per eliminare o modificare il colore di una particolare nota.
Tutte le note che crei qui verranno sincronizzate con l’app Sticky Notes che hai scaricato da Microsoft Store. Inoltre, per accedere a queste note sui tuoi dispositivi mobili (Android o iPhone), dovrai scaricare Microsoft OneNote. Una volta configurata l’app, le note si sincronizzeranno automaticamente anche lì.
In questo modo, puoi accedervi quando e dove vuoi.
Una volta impostato, puoi iniziare a usarlo per scopi diversi. Alcuni modi creativi per usarlo sono elencati di seguito.
Prendi appunti per risparmiare tempo
La prima e la cosa più semplice che puoi fare con questa applicazione è prendere appunti con essa per riunioni, e-mail, cose essenziali da includere in un’e-mail e altro ancora.
Inoltre, se ricevi spesso un lungo feedback nelle e-mail e di solito vai avanti e indietro per verificare se hai affrontato tutto prima di inviare il tuo progetto, Sticky Notes può farti risparmiare tempo e fatica extra. L’aggiunta di tali commenti sotto forma di punti elenco nelle note adesive può essere un ottimo modo per evitare questa seccatura.
Inoltre, puoi anche utilizzare queste note per tenere traccia del feedback che ricevi per migliorare il tuo lavoro. Ad esempio, potrebbe non essere possibile passare attraverso l’intero thread di posta elettronica per ciascuno dei progetti presentati alla fine per la revisione.
Quindi, riassumi il feedback che ricevi al completamento di ogni compito in poche righe e aggiungili alle tue note adesive. Entro la fine del mese, avrai un intero elenco di cose su cui devi lavorare o che hai già migliorato.
Inoltre, puoi anche tenere note per le e-mail che invii settimanalmente con altre informazioni come il nome e l’indirizzo e-mail del destinatario e lo scopo dell’e-mail. Basta cancellare l’elenco quando finisci di inviarli. Può aiutarti in modo significativo a prendere il controllo della tua casella di posta.
Aggiungi promemoria
Usa sticky notes per aggiungere promemoria di piccole cose che devi fare oggi e non vuoi preoccuparti di aggiungere al tuo calendario.
Puoi anche impostare promemoria sulle e-mail che devi inviare oggi, follow-up, interviste o riunioni a cui devi partecipare.
Rispondi più velocemente alle e-mail
Molte persone trascorrono minuti, se non ore, a pensare a come rispondere a un’e-mail. Spesso consuma una grossa fetta del nostro tempo.
Sticky Notes è il luogo perfetto per aggiungere rapide one-liner che puoi utilizzare per rispondere a diversi tipi di e-mail. Tutto quello che dovrai fare è copiare e incollare il testo da qui.
È particolarmente vero se ricevi regolarmente query simili in forme diverse. Puoi semplicemente creare un modello da utilizzare per loro e modificare i dettagli come richiesto.
Crea modelli per scopi diversi
Oltre a rispondere alle domande, abbiamo bisogno di scrivere e-mail per più altre occasioni. Passiamo attraverso lo stesso processo di pensiero ogni volta per garantire che il risultato finale sia professionale.
Quindi, crea modelli di e-mail predefiniti per tali eventi in modo da non perdere abbastanza tempo solo a pensare a cosa scrivere. Invece, copialo e incollalo dalle tue Sticky Notes. Ecco alcune delle occasioni per cui dovresti avere un’e-mail predefinita:
- Presentare scuse via e-mail.
- Ringraziando il tuo capo o collega.
- Accettazione di un nuovo progetto.
- Chiedere un congedo per malattia.
- Richiesta di proroga della scadenza.
- Follow-up delle e-mail.
- Chiedere aggiornamenti sul progetto ai colleghi.
Mantieni un elenco di controllo e-mail
Se ti piacciono le vendite, cerchi un nuovo lavoro o lavori come appaltatore e hai bisogno di inviare e-mail regolarmente, puoi sperimentare e capire quali delle tue e-mail portano grandi risultati e quali cadono a terra. Infine, analizza i dettagli che hai trattato in essi.
Sulla base di ciò, crea una lista di controllo nelle tue note adesive per cosa includere nelle tue e-mail e cosa evitare. Puoi controllare ciascuna delle nuove e-mail che componi con questa lista di controllo prima di inviarle per garantire risultati migliori. Per esempio:
- La riga dell’oggetto si rivolge direttamente al destinatario?
- Ho salutato il destinatario?
- C’è un buon gancio all’inizio?
- Le mie intenzioni con questa e-mail sono chiare?
- L’ho riletto?
- Ho allegato i documenti o i link essenziali?
- Include un buon invito all’azione?
- La firma è abbastanza buona?
Mantieni un elenco di righe dell’oggetto pronte all’uso
Simile ai modelli di e-mail, puoi anche tenere un elenco di potenti righe dell’oggetto per semplificare il tuo lavoro e accelerare il processo. Per assicurarti, puoi trovarne uno per un momento esatto, puoi classificarli in grassetto e usarli come preferisci.
Per esempio
- Grazie [Nome completo]
- La confusione nella mia ultima e-mail
- Lieti di accettare il nuovo progetto
Note adesive in Outlook per semplificarti la vita
Le e-mail potrebbero richiedere tempo, ma sono qualcosa che semplicemente non possiamo ignorare. Quindi, l’utilizzo di uno strumento come Sticky Notes può aiutarti a inviare e rispondere a loro più velocemente di prima.
Inoltre, sincronizzare tutte le note con OneNote su dispositivi mobili e l’applicazione Sticky Notes su Windows è un’altra eccellente aggiunta.
Se non hai ancora familiarità con le funzionalità di Microsoft OneNote, prendi in considerazione la possibilità di leggere anche su di esse.
