Come utilizzare il blocco del tempo per limitare e-mail e messaggi che distraggono

Una comunicazione efficace è importante sul posto di lavoro, ma a volte può diventare una distrazione quando si cerca di concentrarsi. È facile pensare che dobbiamo dare a ogni e-mail o messaggio una risposta immediata, che a volte si trasforma in una conversazione completa per la quale non hai davvero tempo.

In questo articolo, ti guideremo attraverso come puoi bloccare la tua comunicazione per aiutarti a rimanere concentrato sull’attività da svolgere.

1. Tempo di blocco della posta in arrivo

Se fai costantemente clic nella tua casella di posta ogni volta che ricevi un’e-mail, non farai molto. Non solo stai prendendo tempo lontano dall’attività a portata di mano per leggere e possibilmente rispondere all’e-mail, ma ti ci vuole anche tempo per rifocalizzarti.

Potresti voler dare il tempo di bloccare un tentativo.

L’idea alla base del tempo che blocca la tua casella di posta è quella di controllare le tue e-mail solo all’interno di fasce orarie dedicate durante il giorno. In questo modo, puoi concentrarti sull’attività a portata di mano per un periodo prolungato con interruzioni minime.

Mentre potresti ancora voler dare un’occhiata al mittente e alla riga dell’oggetto nella notifica per non perdere nulla di importante, non stai agendo e saltando subito alla tua casella di posta. La tua mente rimane sul compito a portata di mano perché sai che arriverai all’e-mail più tardi, a meno che, ovviamente, non sia urgente e devi prestargli la tua attenzione.

Man mano che ti abitui alla routine di non aprire e rispondere immediatamente, anche i tuoi clienti o colleghi si abitueranno a questo. In effetti, potresti anche dare risposte migliori poiché il tuo obiettivo sarà comunicare e non correre indietro all’elemento su cui stai lavorando.

Come suggerimento, puoi iniziare ogni visita alla tua casella di posta controllando prima i messaggi più vecchi. Tutto ciò che è spazzatura o spazzatura, affrontalo subito. Se non richiede una risposta, annotare le azioni e archiviarle.

Se il mittente ha solo bisogno di una risposta rapida, puoi anche rispondere mentre sei lì, ma se ha bisogno di una risposta che richiederà più tempo del tempo che hai messo da parte, contrassegna l’e-mail o crea un promemoria per tornare ad esso in seguito. Un obiettivo da tenere a mente è quello di mantenere la posta in arrivo a zero messaggi non letti ed evitare di gestire la stessa e-mail due volte.

Quando il tempo blocca la tua casella di posta, ti consigliamo anche di considerare i tempi e la frequenza. Questo varierà da persona a persona in base al volume di e-mail, al ruolo che hanno e al loro programma.

2. Tempo di blocco della posta in uscita

Per le e-mail che richiedono una risposta più lunga o quelle che devi inviare a te stesso, blocca il tempo per farlo piuttosto che spendere una buona parte del tuo tempo produttivo nella tua posta in uscita. Ci vuole un po ‘di pratica, ma se sei preciso nelle tue e-mail, passerai meno tempo a scriverle.

Inizia ogni sessione di posta in uscita affrontando i messaggi più importanti e, una volta scaduto il tempo, concentrati sulle altre attività. Solo perché puoi rispondere subito a qualcuno non significa che devi sempre farlo. Naturalmente, ci sono delle eccezioni, ma rompere la tua attenzione per rispondere a messaggi non urgenti si somma.

C’è anche la considerazione se il messaggio richiede anche una risposta. È facile sentirsi obbligati a rispondere, ma se il mittente non ti sta davvero chiedendo nulla o non richiede il tuo input, un semplice ringraziamento può fare il trucco a seconda di chi lo ha inviato.

Se rispondi o meno a ogni e-mail che ricevi è una questione di etichetta sul posto di lavoro e del tuo rapporto con il mittente. Alcune persone preferirebbero non ricevere alcuna risposta piuttosto che aprire un messaggio di ringraziamento di due parole, altri potrebbero apprezzare la nota.

3. Mettere i tuoi messaggi in timeout

I messaggi non richiedono quasi lo stesso tempo delle e-mail per essere letti e rispondere, soprattutto perché è più accettabile rispondere con una parola o un’emoji strategica o persino una gif. Tuttavia, si sommano.

Mettere il tuo messenger su un programma può aiutare a limitare le interruzioni. Il tempo di blocco dei tuoi messaggi è un po ‘diverso dalle tue e-mail perché non sono qualcosa a cui ci vorrà molto tempo per rispondere. Invece, potresti voler bloccare il tempo per concentrarti sulle tue attività e lasciare che i messaggi in arrivo attendano fino allo scadere della sessione.

Se usi Slack, potresti mostrare che sei concentrato sull’utilizzo di uno stato slack piuttosto che sonnecchiare se vuoi ancora tenere d’occhio le notifiche. Tuttavia, se finisci per usare snooze, le persone possono comunque inviare il messaggio facendoti sapere che è urgente.

Se stai inviando messaggi al tuo collega e trovi una conversazione che si trascina, potresti invitare il tuo collega a chiamarti per chiarimenti, poiché parlare al telefono potrebbe essere più veloce.

4. Stabilire i limiti per le comunicazioni elettroniche

Innanzitutto, non è il promemoria preferito di tutti, ma noterai un aumento della produttività se risparmi di controllare i tuoi messaggi personali fino a quando non fai una pausa o hai dei tempi di inattività.

Sia i telefoni Apple che Android hanno impostazioni di messa a fuoco altamente personalizzabili che possono aiutarti in questo, permettendoti di silenziare determinate app quando accendi non disturbare. In questo modo, puoi mettere a tacere app e messaggi che potresti trovare fonte di distrazione, ma continua a chiamare se qualcuno ha bisogno di contattarti.

Puoi anche trovare impostazioni simili sul tuo computer. Ad esempio, il pannello Notifiche nelle Preferenze di Sistema iOS ti consente di pianificare non disturbare e attivare e disattivare le app.

Naturalmente, alcune persone e situazioni richiederanno la tua attenzione immediata, ma alcune cose possono aspettare fino a quando la tua sessione di produttività non è pronta per affrontarle. Questo varierà da persona a persona, ma cerca di trovare il tuo insieme di regole su chi e cosa ti permetterà di rompere la tua attenzione.

Limita le tue distrazioni

Con il numero di e-mail e notifiche che ricevi in un giorno, è facile distrarsi quando si cerca di concentrarsi. Se trovi che questo è comune, prova uno o più di questi suggerimenti per vedere cosa funziona per te.