Come usare le app di messaggistica di Workplace in modo più efficace

Le applicazioni di messaggistica hanno indubbiamente cambiato il modo in cui comunichiamo sul posto di lavoro, in particolare durante la nostra transizione al lavoro remoto e lontano dalla posta elettronica, che è stato lo strumento di comunicazione de facto per così tanto tempo.

Nonostante le numerose funzionalità di aumento della produttività offerte da molte di queste app, possiamo anche sostenere che tendono a fare il contrario.

Le app di messaggistica stanno uccidendo la tua produttività? O, forse, è come li usi? Immergiamoci più a fondo.

5 modi diversi in cui le app di messaggistica di Workplace possono limitare la produttività

1. Sovraccarico di informazioni

Come se il sovraccarico di e-mail non fosse un problema abbastanza grande, ora devi fare i conti con il flusso costante di messaggi nelle tue app di chat, che sono, per la maggior parte, diventate le nuove caselle di posta. Come tutte le e-mail spazzatura nella tua casella di posta, non tutti i messaggi nelle tue app di chat meritano la tua attenzione.

Probabilmente ti sei trovato in un canale Slack in cui non dovevi essere o uno affollato da troppi partecipanti, o hai colleghi che discutono degli ultimi pettegolezzi di celebrità in un canale pensato per problemi legati al lavoro.

Il risultato è un sovraccarico di informazioni, che può essere altrettanto debilitante di una casella di posta elettronica traboccante, portando a stanchezza decisionale, stress e, in definitiva, riduzione della produttività.

2. Le informazioni vitali vengono perse

Uno degli effetti collaterali del sovraccarico di informazioni è che alcune informazioni vitali si perdono nello shuffle. Se non si adottano i processi giusti, le informazioni relative al lavoro possono essere rapidamente sepolte sotto una pila di discorsi sul refrigeratore d’acqua o discussioni fuori tema.

Finisci per passare la maggior parte della tua giornata lavorativa a setacciare un mare di messaggi da un canale o un’app di comunicazione all’altro nella speranza di trovare quell’informazione critica di cui hai bisogno. Questo può essere un esercizio di futilità e un enorme spreco di tempo sul posto di lavoro.

3. Troppe app di comunicazione

Quale strumento di comunicazione interna utilizzate per comunicare con i vostri colleghi remoti? Microsoft Teams? Lasco? E-mail? WhatsApp?

Forse un mix di tutto quanto sopra?

Nella tua ricerca dell’app di messaggistica sul posto di lavoro più recente e ricca di funzionalità, potresti averne installate troppe, il che può trasformarsi rapidamente in un incubo per la produttività.

Se salti costantemente da un’app all’altra durante il giorno, stai perdendo tempo e frammentando la tua attenzione, rendendo difficile concentrarti su qualsiasi attività.

Detto questo, potresti voler trovare modi per evitare l’uso eccessivo di app di comunicazione e collaborazione sul posto di lavoro.

4. Sei “Always-On”

La connettività costante e le aspettative di essere sempre disponibili per rispondere ai messaggi sono diventate la norma sul posto di lavoro di oggi. Tuttavia, questa cultura di essere sempre “accesi” e di lavorare fuori dai confini delle ore di lavoro tradizionali può portare a diverse conseguenze indesiderate.

In primo luogo, lavorare più ore non equivale necessariamente ad essere più produttivi. In realtà, spesso ha l’effetto opposto. Se ti ritrovi a lavorare fino a tarda notte o nei fine settimana, è probabile che ti esaurisci rapidamente, il che porterà a una riduzione della qualità e delle prestazioni del lavoro.

Ma non si tratta solo della tua vita professionale, poiché anche la tua vita personale può iniziare rapidamente a soffrire. C’è poco tempo per il rilassamento e il ringiovanimento quando sei sempre “acceso”, portando a problemi di salute mentale e fisica.

5. Notifiche senza fine

Nella tua ricerca di essere più connesso nella speranza di aumentare la tua produttività, potresti esserti inavvertitamente iscritto a un flusso infinito di notifiche dalle tue app di chat. A prima vista, quei piccoli pop-up e ding rossi possono sembrare innocui, ma possono rapidamente diventare un’enorme distrazione, portando involontariamente al cambio di contesto e alla riduzione della produttività..

A volte, solo vedere quei pop-up rossi (anche se non leggi i messaggi) può essere sufficiente per farti perdere la concentrazione e interrompere il flusso.

Quindi, cosa puoi fare per evitare queste trappole di produttività?

Le migliori strategie per ottenere una comunicazione produttiva sul posto di lavoro

1. Abbraccia la comunicazione asincrona

Porre troppa enfasi sulle risposte immediate e sulla comunicazione in tempo reale, specialmente quando i membri del team lavorano in fusi orari diversi, può finire per fare più male che bene.

Invece di aspettarti (o peggio, richiedere) risposte istantanee, abbraccia la comunicazione asincrona. Questo stile di comunicazione ti consente di rispondere ai messaggi nel tuo tempo libero, riducendo le interruzioni e consentendoti di concentrarti su attività più importanti.

2. Integra strumenti di comunicazione e collaborazione

Non è sempre necessario aggiungere un’altra app di comunicazione al tuo arsenale quando ne trovi una nuova. Ci vuole tempo perché tutti nel tuo team si abituino a un nuovo strumento, quindi spesso è meglio attenersi a ciò che hai, specialmente quando offre già le funzionalità di cui hai bisogno.

Invece di registrarti per un’altra app, prenditi il tempo necessario per valutare i tuoi strumenti esistenti per vedere se puoi integrarli con le altre app che stai utilizzando per semplificare il tuo flusso di lavoro. In questo modo, non sarà necessario cambiare app così spesso e si può evitare la perdita di produttività associata.

3. Crea un wiki interno

Un wiki interno è un repository centrale per le conoscenze e le informazioni del tuo team. È un ottimo modo per mantenere tutte le tue informazioni vitali organizzate e accessibili in un unico posto.

Un wiki può aiutare a ridurre la necessità di una comunicazione costante rendendo più facile per i membri del team trovare risposte alle loro domande. Puoi anche sfruttare il tuo wiki interno per creare un playbook di comunicazione con il tuo team per documentare le migliori pratiche e le linee guida a livello aziendale.

Questo può includere qualsiasi cosa, da come e quando utilizzare strumenti specifici, alla definizione di ciò che si considera comunicazione “urgente” e il tempo di risposta ideale.

4. Personalizza i tuoi strumenti

Il modo in cui utilizzi i tuoi strumenti di comunicazione e collaborazione può avere un impatto significativo sulla tua produttività. Se vieni costantemente interrotto dalle notifiche, prova a personalizzare le impostazioni per ridurre al minimo le distrazioni.

Ad esempio, puoi disabilitare le notifiche per canali o conversazioni specifici, impostare ore di non disturbare o persino posticipare del tutto le notifiche durante il tempo di messa a fuoco pianificato. Personalizzando i tuoi strumenti in base alle tue esigenze, puoi riprendere il controllo della tua produttività.

Inoltre, se si utilizza Slack, è possibile aggiungere l’estensione @Must-Read all’area di lavoro per garantire che i messaggi urgenti vengano sempre visualizzati. Questa app Slack ti consente di contrassegnare messaggi specifici come da leggere e i membri del team avranno tutti i loro messaggi critici in un unico batch per evitare di perdere tempo a scorrere la cronologia chat.

Usa le tue app di messaggistica nel modo giusto per massimizzare la produttività

Mentre le app di chat possono essere un ottimo modo per aumentare la produttività, possono anche essere una distrazione significativa se non utilizzate correttamente. Possiamo concludere che dipende principalmente da come si utilizzano questi strumenti.

Seguendo le strategie di cui sopra, puoi riprendere il controllo della tua produttività ed evitare quelle insidie di produttività.