Come scusarsi e chiedere scusa in un’e-mail: il modo professionale

Tutti a volte si rovinano. Per quanto possiamo provare, nessuno è perfetto. Quando commetti un errore che ferisce qualcun altro, è giusto offrire delle scuse.

Mentre spesso dovrai scusarti di persona, a volte potresti preferire o dover dire che ti dispiace via e-mail. Diamo un’occhiata a come scusarsi professionalmente in un’e-mail per aiutarti a sfruttare al meglio questa situazione.

I tre ingredienti di una corretta e-mail di scuse

Sebbene non esista un modello universale, uno standard generalmente accettato per le scuse include tre parti:

1. Riconoscere che hai fatto qualcosa di sbagliato.
2. Provare rimorso per le tue azioni ed essere empatico per capire come feriscono l’altra persona.
3. Restituzione, che sta rendendo la situazione giusta.

Esamineremo ciascuno di questi tre elementi mentre spieghiamo come chiedere scusa in un’e-mail.

Come aprire l’e-mail di scuse

Prima di iniziare a creare le scuse effettive, devi rivolgerti alla persona a cui stai scrivendo. Questo varierà notevolmente a seconda della tua relazione con la persona.

Supponiamo che tu abbia commesso un errore in una situazione professionale e quindi devi inviare un’e-mail di scuse al tuo capo. Ad esempio, diremo che non sei riuscito a completare un’attività critica in tempo, il che ha ritardato il progetto per tutti gli altri.

In questo caso, un saluto appropriato sarebbe “Caro [Nome]”. Se ti stai scusando con un amico, qualcosa come “Ciao [Nome]” o “Ciao [Nome]” sarebbe più adatto.

Non dimenticare nemmeno la riga dell’oggetto dell’e-mail di scuse. Dopo che hai fatto un torto a qualcuno, potrebbe non essere felice di vedere arrivare un’e-mail da te.

Mettere qualcosa come “Per favore accetta le mie scuse” o “Sono sinceramente dispiaciuto” nella riga dell’oggetto è un buon modo per chiarire fin dall’inizio a cosa serve il tuo messaggio. È fondamentale evitare errori di comunicazione comuni in modo da non diluire il messaggio. Mantieni l’oggetto semplice in modo che sappiano cosa contiene il tuo messaggio.

Riconoscere il tuo errore

Ora che hai fatto l’apertura, è il momento della prima parte chiave delle scuse. Qui, è necessario identificare chiaramente il problema che si è verificato. Possedi fino a quello che hai fatto; non cercare di scaricare la colpa su qualcun altro o trovare scuse per quello che è successo.

Ecco un esempio di cosa non fare nella tua email di scuse:

Anche se so di aver mancato una scadenza importante, non è davvero colpa mia. Stavo lavorando con Paul a questo progetto, e lui ha sprecato troppo del mio tempo facendomi un sacco di domande non correlate. Anche il mio computer si è bloccato per tutta la settimana e l’IT non era ancora in grado di guardarlo. Quindi questo non è tutto a causa mia.

Anche se quanto sopra è tutto vero, non è una buona scusa. Questa parte deve riconoscere la tua parte di responsabilità nell’errore.

Qualcosa del genere è molto meglio:

Mi rendo conto di aver mancato una scadenza cruciale. Questo progetto è stato davvero importante per il nostro dipartimento e ti sei fidato di me per completarlo in modo tempestivo. So che il mio fallimento nel completare questo compito in tempo ha ritardato il completamento del progetto. Questo si riflette male sul nostro team, e mi dispiace per questo.

Qui hai chiaramente esposto ciò che hai fatto di sbagliato, senza cercare di minimizzarlo o deviarlo. Questa è una parte delle scuse che spesso manca oggi.

Esprimere rimorso per quello che hai fatto

Ora che hai chiaramente esposto il tuo errore, devi mostrare contrizione per quello che è successo. Tieni presente che ciò che hai fatto, per lo meno, ha causato dolore, frustrazione e altre emozioni negative all’altra persona. In un ambiente professionale, potrebbe anche averli fatti perdere tempo e denaro, o mettersi nei guai con i loro superiori.

Rendi evidente che provi rimorso per la situazione. Cerca di metterti nei loro panni e capire come le tue azioni li hanno portati a sentirsi. Non offrire una spiegazione per il tuo comportamento qui, o dire che sei “dispiaciuto che si sentano in quel modo” su ciò che hai fatto.

Il punto delle scuse è riparare una relazione fratturata, non dimostrare che avevi ragione da sempre.

Ecco un esempio di come inquadrare questa parte delle scuse:

Voglio scusarmi sinceramente per non aver adempiuto ai miei obblighi e completare il compito che mi hai affidato in tempo. Non ci sono scuse per questo fallimento. Non mi piace sapere che ho deluso la mia squadra e mi sento terribile che questo ti abbia causato imbarazzo quando incontri il cliente.

Esprimere empatia conferisce autenticità alle tue scuse. Ti aiuta a dimenticare la tua prospettiva per un momento e guardare con cosa ha a che fare qualcun altro.

Fare bene il tuo errore

Le parole sono importanti, ma le azioni hanno molto più peso. Per dimostrare che intendi ciò che hai detto, è importante fare ammenda. Agire renderà la situazione giusta (se possibile) o mostrerà che farai del tuo meglio per non commettere di nuovo lo stesso errore.

Continuando con il nostro esempio di mancanza di una scadenza, qualcosa del genere potrebbe servire come parte di restituzione dell’e-mail di scuse:

In futuro, per evitare di perdere le scadenze, ti parlerò con largo anticipo se sono preoccupato di non essere in grado di fare qualcosa in tempo. Sarò più consapevole di quanto tempo mi impiegheranno i progetti critici e sono disposto a dedicare ore extra al di fuori dell’ufficio per assicurarmi che vengano completati. Questo non accadrà più.

In alcune situazioni, potresti non sapere cosa offrire per compensare il tuo comportamento. Se questo è il caso, puoi semplicemente chiedere “Cosa posso fare per farlo bene?”

Ciò che è più importante in questa fase delle scuse è mostrare come agirai in modo diverso in futuro per evitare che lo stesso problema si ripeta.

Come chiudere l’e-mail di scuse

Ora non ti resta che concludere il messaggio in modo professionale. Questo è abbastanza semplice, ma assicurati di mantenere il tono appropriato. Dovresti ringraziare il destinatario per aver letto il tuo messaggio di scuse e augurargli ogni bene.

Può anche essere una buona idea invitarli a discutere ulteriormente di ciò che hai detto. Questo dimostra che sei sincero e aperto a ulteriori dialoghi.

Ecco un modo per chiudere la tua email di scuse professionali:

Grazie per aver letto questo. Se c’è qualcosa che vorresti discutere ulteriormente, ti prego di contattarmi in modo che possiamo lavorarci.

Se non vuoi usare “Sinceramente”, anche altre chiusure formali come “Cordiali saluti” funzioneranno. Non è necessario dire “Con scuse” o qualcosa del genere, dal momento che hai trascorso l’intera e-mail a scusarti correttamente.

L’e-mail è il mezzo giusto per le scuse?

Abbiamo spiegato come scusarci professionalmente in un’e-mail. Ma prima di iniziare a scrivere il tuo messaggio, dovresti considerare se l’e-mail è il mezzo migliore per le tue scuse.

L’e-mail ha certamente vantaggi quando si tratta di scuse. Poiché non c’è limite di tempo, puoi comporre i tuoi pensieri in modo chiaro e diretto. Se è necessaria una rapida scusa, l’invio di e-mail ti consente di contattarli in un breve lasso di tempo se l’incontro di persona non è un’opzione. E a differenza delle scuse di persona, non è necessario essere spontanei e reagire a ciò che dice l’altra persona.

Ma non va tutto bene. L’e-mail è meno personale di una scusa di persona (o di una telefonata). A seconda della configurazione della tua azienda, l’invio di un’e-mail può sembrare codardo se è possibile apparire di persona. Non nasconderti dietro uno schermo quando devi scusarti per qualcosa.

Chiedi scusa in un’e-mail per correggere gli errori

Scusarsi correttamente è una preziosa abilità di vita. Non tutti sanno come farlo, e una brutta scusa può far sentire l’altra persona ancora più frustrata di prima. Usa questa guida di base su come chiedere scusa via e-mail e sarai sulla buona strada per una relazione riparata.

Tieni presente che l’obiettivo finale di una scusa è ricostruire la fiducia rotta. Hai fatto qualcosa di sbagliato e i tre passaggi principali sopra sono il modo in cui lo possiedi e lo correggi. Non fare le tue scuse su di te.