Come prendere i verbali delle riunioni

Tenere un registro scritto di una riunione o conferenza sul posto di lavoro

I verbali delle riunioni sono note dettagliate che fungono da registrazione scritta ufficiale di una riunione o conferenza. La persona responsabile dell’incontro di solito chiede a uno dei partecipanti di occuparsi di questo compito. Un giorno, quel qualcuno potresti essere tu. Anche se non è un lavoro terribilmente difficile, dedicare minuti è importante. Poiché i verbali delle riunioni sono una registrazione ufficiale di ciò che è accaduto, l’accuratezza è fondamentale. Dovrai prendere appunti di riunione approfonditi a cui le persone devono essere in grado di fare riferimento in seguito, se necessario.

Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a gestire questo compito con finezza. Scopri cosa fare prima , durante e dopo la riunione per assicurarti di prendere minuti efficaci.

Prima dell’incontro

Scegli il tuo strumento di registrazione. Andrai alla vecchia scuola e userai carta e penna o diventerai high-tech e utilizzerai un computer portatile, un tablet o uno smartphone? Rivolgiti al tuo capo per vedere se preferisce che tu usi un metodo particolare.
Assicurati che il tuo strumento preferito sia funzionante e fai un backup nel caso in cui quello originale non funzioni. Se porti un laptop, ad esempio, tieni a portata di mano anche carta e penna. Non vuoi dover interrompere la riunione mentre cerchi qualcosa su cui scrivere se il tuo computer si blocca.

Leggere l’ordine del giorno della riunione prima dell’inizio della riunione. Ti permetterà di formulare uno schema per i tuoi minuti. Lascia un po ‘di spazio sotto ogni elemento e scrivi lì le tue note. In questo modo il tuo lavoro sarà un po ‘più semplice, a condizione che la persona che gestisce la riunione rimanga fedele all’ordine del giorno.

Durante la riunione

Passa un foglio di presenza e assicurati che tutti abbiano effettuato l’accesso. Dovrai includere un elenco di tutti i partecipanti nei verbali ufficiali della riunione.
Assicurati di sapere chi sono tutti. In questo modo sarai in grado di identificare chi sta parlando e registrare correttamente tali informazioni.
Prendi nota dell’ora in cui inizia la riunione.
Non provare a scrivere ogni singolo commento. Va bene includere solo le idee principali. Fai molta attenzione a non tralasciare elementi con cui non sei d’accordo. I tuoi pregiudizi non dovrebbero influenzarti. Ricorda che questo è un account ufficiale, non la tua opinione su quanto accaduto.

Annotare tutte le mozioni, chi le ha fatte e gli eventuali risultati delle votazioni; non è necessario annotare chi ha appoggiato una mozione. Naturalmente, le regole della tua organizzazione potrebbero differire, quindi verifica prima quelle con il tuo capo.
Se i voti su qualsiasi mozione o discussione sono rinviati alla prossima riunione, prenderne nota.
Registra l’ora di fine della riunione.

Dopo l’incontro

Scrivi i verbali il prima possibile dopo la riunione mentre tutto è ancora fresco nella tua mente. Se trovi un errore nelle note della riunione o hai una domanda, puoi risolverlo rapidamente parlando con gli altri partecipanti.
Sulla copia finale del verbale, includere il nome dell’organizzazione, il titolo del comitato, il tipo di riunione (giornaliera, settimanale, mensile, annuale o speciale) e il suo scopo.
Dare le ore in cui è iniziato e finito.
Fornisci l’elenco dei partecipanti e una nota su chi ha gestito la riunione. Includi il tuo nome nell’elenco dei partecipanti e, tra parentesi dopo il tuo nome, dì che hai preso i minuti. In alternativa, alla fine del documento, puoi firmare scrivendo “Rispettivamente inviato da” seguito dal tuo nome.

Correggi i verbali prima di inviarli. Chiedi a qualcun altro che ha assistito di dare un’occhiata anche a loro. Saranno in grado di farti sapere se hai tralasciato qualcosa per sbaglio.
Inviali alla persona che ha gestito la riunione, a meno che non venga indicato di fare diversamente.

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