Come gestire i quattro pilastri della produttività: suggerimenti e strumenti da utilizzare

La produttività è vitale per il successo in qualsiasi area. Considerando che passiamo la maggior parte del nostro tempo al lavoro, sembrerebbe logico che facciamo di tutto per renderlo il più efficiente possibile.

Tuttavia, la produttività non viene naturale per tutti. In effetti, è un’abilità che puoi affinare attraverso la pratica. E come ogni abilità, ci sono tecniche e strumenti che possono aiutarti a migliorare. Questo articolo introdurrà un framework per aumentare la produttività.

I quattro pilastri della produttività

I quattro pilastri della produttività sono il tempo, l’energia, la concentrazione e la conoscenza: chiamiamolo il quadro TECK. Sebbene questo framework non copra tutti gli hack o i sistemi di produttività là fuori, comprende la maggior parte degli aspetti critici che puoi iniziare a gestire immediatamente.

È fondamentale gestire e ottimizzare tutti e quattro gli elementi contemporaneamente per massimizzare la produttività. Questo perché lavorano tutti in una relazione simbiotica l’uno con l’altro.

Quindi, ogni volta che hai difficoltà con la produttività, puoi affrontare rapidamente il problema capendo quale pilastro è sbilanciato. Ad esempio, se hai il tempo, l’energia e la concentrazione per lavorare su un progetto, ma non sai come procedere o non hai accesso a informazioni cruciali, non puoi raggiungere il picco di produttività.

Pertanto, puoi iniziare costruendo le tue conoscenze e imparando il più possibile sul progetto per aumentare la tua produttività. Quando gestisci tutti e quattro correttamente, la tua produttività salirà alle stelle. Esploriamo ogni pilastro in modo più dettagliato, con strumenti e tecniche per aiutarti a gestirli.

Come aumentare la produttività utilizzando il framework TECK

1. Gestione del tempo

La gestione del tempo è senza dubbio una delle aree essenziali della produttività. Questo perché hai solo così tanto tempo in un giorno, ed è importante spenderlo bene.

In media, le persone lavorano 8 ore al giorno. Anche se potresti spesso lamentarti di non avere abbastanza tempo, è un bel po ‘di tempo per svolgere i tuoi compiti più essenziali. Se dai la priorità alle tue attività e pianifichi bene, vedrai che hai tutto il tempo per essere produttivo.

Quindi, come puoi farlo? Puoi gestire meglio il tuo tempo conoscendo e sfruttando il tuo tempo biologico o cronotipo principale e utilizzando metodi di gestione del tempo come il timeboxing e la tecnica Pomodoro.

• Timeboxing: L’idea con il timeboxing è che metti da parte una certa quantità di tempo per lavorare su qualcosa. Quindi smetti di lavorare quando il tempo è scaduto, anche se non hai completato l’attività o raggiunto i tuoi traguardi. Questa è semplicemente una tecnica per aiutarti a rimanere in pista e ottenere il massimo dal tuo tempo.
• La tecnica del pomodoro: la tecnica del pomodoro consiste principalmente nel lavorare in blocchi di 25 minuti, seguiti da pause veloci di 5 minuti. Dopo ogni quattro cicli, fai una pausa più prolungata di 15-20 minuti.

Queste tecniche sono ottimi modi per gestire meglio il tuo tempo e puoi applicarle indipendentemente dal fatto che tu sia un libero professionista o lavori in un ufficio. Hai solo bisogno di trovare quello che funziona meglio per te. Puoi anche utilizzare strumenti di gestione del tempo come Pomodone, Toggl o Timely.

2. Energia

L’energia è un altro pilastro cruciale nel quadro della produttività perché può aiutare o ostacolare le prestazioni a seconda di quanto bene le gestisci.

Potresti spesso scoprire che non stai lavorando al massimo della capacità, il che potrebbe influire sulla tua produttività. È così perché, anche se puoi gestire efficacemente il tuo tempo, non sarai in grado di fare molto quando sei esausto. Al contrario, più energia hai, meno tempo avrai bisogno per produrre grandi risultati.

Puoi gestire meglio la tua energia comprendendo cosa le drena o le potenzia. Una volta che lo sai, puoi apportare le modifiche necessarie per migliorare i tuoi livelli di energia e pianificare le tue attività più importanti o noiose durante la tua prima serata.

Quindi, esploriamo alcuni modi per aumentare la tua energia:

• Usa le app di gestione del sonno: Ottenere abbastanza sonno di qualità è strettamente legato ad alti livelli di energia. Dovresti mirare ad almeno 7 ore di sonno ogni notte e assicurarti che il tuo ambiente di sonno sia favorevole a un riposo di alta qualità. Puoi utilizzare soluzioni digitali come Sleep come Android, Noisli o pzizz.
• Corretta alimentazione: Ottenere abbastanza nutrienti dal cibo è un altro modo eccellente per aumentare i livelli di energia durante il giorno. Mangiare frutta, verdura e snack sani ti darà abbastanza energia per lavorare a pieno regime. Puoi utilizzare queste app alimentari per rendere facile un’alimentazione sana.
• Esercizio: Avere allenamenti regolari può aiutare ad aumentare i livelli di energia. Inoltre, l’esercizio fisico riduce anche lo stress, aumenta il flusso di sangue al cervello e migliora la plasticità cerebrale. Ancora più importante, è un ottimo modo per mantenere alta la tua energia durante il giorno. Se stai cercando un pratico compagno di fitness, puoi contare su FitOn.
• Motivazione: Avere una forte motivazione per quello che fai è un altro ottimo modo per sentirti energizzato e realizzare di più. Quando inizi la giornata con abbastanza motivazione, non c’è modo di fermarti quando si tratta di essere produttivi. Detto questo, dovrai trovare modi per aumentare la tua motivazione a fare di più.

3. Concentrazione

Quindi, supponiamo che tu abbia abbastanza tempo ed energia, ma sei bombardato da distrazioni e interruzioni. Bene, è chiaro che ci vorrà un pedaggio sulla tua produttività.

La concentrazione è il terzo pilastro della produttività e si riferisce alla tua capacità di concentrarti su qualsiasi cosa tu stia facendo in quel dato momento senza cadere preda di distrazioni. Secondo questo studio dell’Università della California, Irvine, ci vogliono in media 23 minuti perché qualcuno si riprenda da una distrazione e torni al lavoro in modo produttivo. Quando più attività sono in competizione per la tua attenzione, può rivelarsi estremamente difficile concentrarsi su ciò che stai facendo.

Quindi, come puoi migliorare la tua concentrazione?

• Evita il multitasking: Il multitasking è stato a lungo scoraggiato per molte ragioni. Interrompe la tua concentrazione, limita la tua capacità di gestire bene il tempo e causa stress. Quando hai molto da offrire, è essenziale trovare modi per rendere il tuo lavoro più gestibile, come padroneggiare il single-tasking per migliorare la tua produttività.
• Pratica la consapevolezza: Praticare la consapevolezza ti consente di rimanere presente nel momento. Ciò significa che sei in grado di sintonizzare le distrazioni e concentrarti sul compito a portata di mano. La consapevolezza può anche aiutarti a evitare il cambio di contesto, rendendo più facile per te migliorare la tua capacità di attenzione. Puoi utilizzare strumenti come Insight Timer o Headspace.
• Migliora il tuo ambiente di lavoro: Esistono diversi modi per migliorare l’ambiente di lavoro per beneficiare di una migliore concentrazione, ad esempio assicurando di lavorare in un ambiente tranquillo.
• Personalizza le tue notifiche: Le notifiche sono una delle distrazioni più significative sul lavoro. Puoi evitare di essere deviato personalizzando le tue notifiche in modo da riceverle solo quando è assolutamente necessario.

Ultimo ma non meno importante, puoi prendere in considerazione l’utilizzo di app per evitare distrazioni come Focus Booster e Freedom.

4. Conoscenza

Per aumentare le tue capacità di gestione del tempo e la produttività, devi avere accesso alle informazioni e agli strumenti giusti. Avrai difficoltà a portare a termine il lavoro senza sapere come farlo o gli strumenti giusti da usare. L’accesso alle informazioni pertinenti ti consente di trovare modi nuovi e innovativi per lavorare in modo più intelligente, aumentando di conseguenza la tua produttività.

Questo perché ci sono molti modi per arrivare allo stesso risultato o completare un’attività. Ad esempio, ci vorrebbe più tempo ed energia per tagliare il tuo giardino con una cesoia d’erba di quanto non farebbe con un tosaerba.

Quindi, è essenziale conoscere le migliori pratiche e gli strumenti per tutto ciò che è necessario realizzare. Detto questo, potresti sfidare te stesso a esaminare continuamente come fai il tuo lavoro e come potresti farlo in modo più efficiente.

Ci sono molti modi in cui puoi migliorare la tua esperienza professionale. Se incontri un’attività particolarmente impegnativa o un nuovo progetto, cerca tutorial, procedure dettagliate e strumenti appropriati su piattaforme come YouTube o forum, community e siti Web online pertinenti.

Puoi anche iscriverti a un corso online tramite siti come Coursera, Skillshare e Udemy per perfezionare le tue abilità. La creazione di un wiki interno nella tua organizzazione può anche essere un ottimo modo per fornire un migliore accesso alle informazioni.

Infine, vuoi anche sapere quando devi delegare o esternalizzare un’attività. Sarebbe meglio se non perdessi il tuo tempo in qualcosa che qualcun altro può fare più velocemente o attività ripetitive che puoi automatizzare.

Raggiungi il picco di produttività con il framework TECK

Gestendo e ottimizzando questi quattro pilastri, sarai sulla buona strada per essere più produttivo. È probabile che eccellerai naturalmente in alcune aree e lotterai con altre.

Una volta identificato il tuo pilastro più debole, puoi sfruttare le strategie e gli strumenti di cui sopra per renderlo più forte. E quando sono tutti forti, lavoreranno insieme per aumentare la tua produttività e consentirti di fare di più in meno tempo.