Non so voi, ma l’anno scorso era quasi impossibile per me essere proattivo sul lavoro.
Ogni settimana, mappavo il mio piano di gioco e codificavo a colori il mio calendario. Ma quando ho cercato di mettere in moto le cose, ho affrontato barriere di dieci piedi che mi avrebbero costretto a cambiare direzione. Avrei dovuto riprogrammare le riunioni, posticipare le scadenze e riorganizzare la mia vita a causa di tutti i colpi di scena. Il pivoting è diventato la mia vita, e ne stava prendendo il sopravvento in ogni sua parte.
Quando ripenso all’ultimo anno, è stato come cercare di sopravvivere al Tour de France con gli occhi bendati. Alla fine dell’anno, ero esausto e non ero dell’umore giusto per organizzare i miei obiettivi quest’anno. Essere proattivo era il più lontano dalla mia mente. In molti modi, non volevo nemmeno sognare nuovi progetti.
Quando il 1° gennaio è entrato in scena, sono strisciato di nuovo sotto le mie coperte e ho sperato per il meglio, o almeno per un anno che sarebbe stato più prevedibile con meno pivot.
Vuoi essere fiducioso per quest’anno, ma una parte di te ha paura di un altro anno pieno di più barriere e sei stanco di cercare di sopravvivere al caos. Non sei solo.
Oltre 100.000 aziende hanno chiuso definitivamente i battenti a causa del Covid-19.[1] Le start-up non hanno una seconda possibilità.[2] E secondo Pew Research, un adulto su quattro ha ancora difficoltà a trovare soldi per pagare le bollette.[3] Questa realtà non è la più stimolante per quelli di noi che sono leader aziendali. Se non altro, sembra che il triste mietitore sia proprio dietro l’angolo per distruggere i nostri sogni e aggiungerci al crescente numero di aziende fallite.
Essere proattivi e sapere come essere proattivi è una delle cose più impegnative da raccogliere in questo momento. Ma è uno dei tratti più imperativi che dobbiamo abbracciare andando avanti.
Ma prima, cerchiamo di essere chiari, cosa significa essere proattivi?
Definire in modo approfondito il termine “proattivo”
La parola proattivo spesso fluttua sul posto di lavoro, di solito da manager ben intenzionati che chiedono ai dipendenti o al loro team di: “Sii più proattivo!” o “Sii proattivo, non reattivo!” Ma ti sei mai fermato a pensare a cosa significhi realmente? O anche l’importanza di essere proattivi?
La definizione del dizionario di proattivo è “agire in previsione di problemi, bisogni o cambiamenti futuri”.
Essere proattivi significa affrontare eventuali ostacoli o sfide prima ancora che accadano. In poche parole, come essere proattivi significa pianificare in anticipo.
Ad esempio, stai acquistando una casa più vecchia. Il venditore ti dice che ha una base robusta e un ingegnere lo conferma. La maggior parte delle persone sarebbe soddisfatta di questa risposta.
Una persona proattiva, tuttavia, penserebbe oltre ciò che viene presentato e esaminerebbe eventuali problemi. Possono porre domande come: “Quanto dura la durata della fondazione?”, “È pronto per il terremoto?” o “L’assicurazione copre la fondazione?”
A seconda delle risposte, le persone proattive risponderebbero di conseguenza e metterebbero in atto misure di salvaguardia per evitare questi problemi o minimizzarne l’impatto. Mentre sembra che molte risorse e sforzi vengano spesi all’inizio, può effettivamente ridurre lo stress e farti risparmiare tempo e fatica perché stai prevenendo un problema o hai già una soluzione a portata di mano quando si presenta la sfida.
Un altro modo di guardare proattivo vs reattivo sono le polizze assicurative o le garanzie. È bello averli in quanto coprono i problemi se dovesse succedere qualcosa. Anche se stai pagando un extra, i pagamenti sono un piccolo prezzo da pagare se qualcosa va storto e non sei coperto.
Ciò non significa che le persone proattive non debbano mai spegnere gli incendi occasionalmente. Tuttavia, quando hai una mentalità proattiva, la maggior parte dei problemi che emergono apparentemente dal campo sinistro sono già qualcosa che hai considerato. E questo ti rende meglio equipaggiato per gestire le situazioni con calma e mettere in atto una soluzione.
Se vuoi che la tua azienda abbia successo quest’anno, devi iniziare a essere proattivo sul lavoro. Le situazioni in tutto il mondo sono in continua evoluzione e non sai mai cosa potrebbe portare il prossimo mese, anno o addirittura ora e come influenzerebbe il tuo lavoro. Pianificare in anticipo e prepararsi per il futuro è incredibilmente vitale nel nostro clima attuale.
Proattività vs Reattività
Non possiamo discutere di proattività senza esplorare l’altra faccia della medaglia: la reattività.
Essere reattivi è l’esatto opposto di essere proattivi. Una persona reattiva non sente il bisogno di affrontare un problema fino a quando non si è già verificato. Reagiscono semplicemente a una situazione perché è già lì.
La spontaneità e la capacità di affrontare i problemi man mano che si presentano sono importanti nella leadership e nella vita. Dopo tutto, non possiamo prevedere il futuro, non importa quanto duramente ci proviamo. Ma spesso le persone reattive incontrano più problemi perché si rifiutano di credere o persino di vedere i segnali di pericolo.
La reattività proviene anche da un luogo di panico. Poiché non hai pensato o pianificato in anticipo, reagisci istantaneamente. Potresti non offrire la soluzione migliore perché non hai avuto il tempo di rivedere completamente la situazione e forse anche creare più problemi per te di conseguenza.
Non sarà facile, ma sarà molto più facile con le seguenti abitudini pratiche che ho messo insieme per te. Questi strumenti faranno la differenza per te e la tua organizzazione.
Come sapere se sei proattivo o reattivo
Oltre a capire quando stai rispondendo ai problemi, un altro modo per capire se sei proattivo o reattivo si riduce agli argomenti.
Nel libro di Stephen Covey The 7 Habits of Highly Effective People, Covey vede la proattività come la base per le altre 6 abitudini.
Nella sua mente, vede la proattività e come essere più proattivi come prendere in mano la propria vita e avere responsabilità. Covey tocca specificamente che tutti noi abbiamo una scelta su come rispondere a ciò che accade nelle nostre vite.
Coloro che mancano di proattività tendono ad essere reattivi e si vedono come vittime delle circostanze.
Nelle discussioni, giocheranno anche al gioco del “tit for tat”, scegliendo di reagire a ciò che gli altri stanno dicendo piuttosto che prendere decisioni razionali e assumersi la responsabilità dei trigger emotivi.
Se ti ritrovi a dire “mi fanno così arrabbiare” o “mi fanno sentire male con me stesso” spesso, sei una persona reattiva.
10 abitudini pratiche per trasformare la reattività in proattività
Anche le persone proattive possono mostrare un comportamento reattivo. Nessuno è perfetto e il mondo aziendale e degli affari può essere imprevedibile. Ma puoi cambiare le cose ed essere proattivo anche quando non hai previsto le sfide che ti attendono. Ecco alcuni suggerimenti su come essere proattivi e non reattivi sempre:
1. Non essere occupato
Ripetete dopo di me: fate solo ciò che è necessario, né più né meno.
Se sei come me, non appena arriva il 1 ° gennaio, stipa tutti i tuoi obiettivi quinquennali in un anno pieno. Ti piace vedere il tuo programma pieno. Ma essere occupati non è la stessa cosa che essere produttivi. Il picco di produttività deriva dall’essere proattivi. Come essere proattivi richiede di fare un passo indietro, rivalutare le priorità e togliere le cose dal piatto prima di aggiungere nuovi obiettivi.
Il cervello non è progettato per funzionare sempre a pieno regime ventiquattro ore al giorno.[4] Ha bisogno di una pausa. Se ci immergiamo costantemente durante il giorno con compiti frivoli, allora non abbiamo il tempo di concentrarci sui nostri obiettivi.
Quest’anno, mi prendo una pausa dal caos e sto imparando a fare meno compiti con più investimenti.
Pensala in questo modo. La pianificazione richiede tempo. È come dipingere un appartamento. Prima di poter aggiungere colore alle pareti grigie del tuo salotto, devi pianificare e preparare l’area. Lo stesso vale per te per essere proattivo sul lavoro.
2. Pensa a lungo termine
Un punto fermo su come essere proattivi è guardare il gioco lungo. Che tipo di problemi dovrai affrontare mesi o anni lungo la strada con ciò in cui stai per essere coinvolto?
Uno dei modi migliori per essere proattivi sul lavoro è iniziare a praticare il pensiero a lungo termine evitando le esche dei rendimenti a breve termine.
3. Smetti di cercare di correre la gara di tutti
Se vuoi dirigere la narrazione della tua vita, devi fare un passo indietro e sbarazzarti del disordine. Scopri cosa puoi delegare e poi, concentra la tua energia lontano dalle distrazioni. Non tutte le e-mail hanno bisogno di una risposta e non tutti i lavori sono adatti a te.
Shakespeare lo ha detto meglio,
“Sii sincero a te stesso”.
Queste sei parole devono diventare il tuo mantra.
Se vuoi raggiungere i tuoi obiettivi quest’anno ed essere proattivo, non reattivo, devi andare avanti con la messa a fuoco laser. Se confronti te stesso o la tua attività con la prossima grande cosa, non contribuirai a nulla se non una copia minore di te stesso e della tua organizzazione.
Parte dell’essere proattivi è essere creativi. Devi essere in grado di vedere le diverse angolazioni e sfumature in una situazione o in un progetto per anticipare potenziali problemi e trovare soluzioni creative. Se guardi costantemente il lavoro di qualcun altro, non ti stai concentrando su ciò che hai di fronte. E potresti finire per perdere molti ostacoli che avresti potuto evitare se avessi prestato attenzione.
Smetti di guardarti intorno. Il tuo scopo non è quello di correre la gara di qualcun altro. Se vuoi essere proattivo sul lavoro, devi smettere di paragonarti al tuo vicino e limitarti a correre la tua gara. È l’unico modo per vincere.
4. Invece, cerca di capire gli altri
Invece di soddisfare le richieste di ogni persona, impara ad essere compassionevole e a capire le altre persone. In particolare, vuoi capire le persone più vicine alla tua attività: il tuo team.
Lavora per capire i loro gusti, sfide, aspirazioni e frustrazioni. Tutti questi acquisiscono importanti intuizioni su come influenzarli correttamente.
Il modo in cui questo torna proattivo vs reattivo è che nel mondo degli affari, spesso non sei solo tu ad affrontare il problema, ma piuttosto l’intero team.
5. Fai dell'”essenzialismo” la tua parola quest’anno
Quando stai cercando di capire i tuoi obiettivi quest’anno, prenditi del tempo per valutare il costo. Chiediti se vale la pena investire. Essere proattivi significa prendere in considerazione tutte le variabili prima di cementare i propri obiettivi.
Prima di pianificare il tuo piano o impazzire con quegli evidenziatori, poniti queste due domande:
- Questo obiettivo aiuterà a creare equilibrio nella mia vita?
- Questo obiettivo produrrà un ritorno sull’investimento?
Se riesci a rispondere a un sonoro “sì” a entrambe queste domande, allora prendi queste idee e scrivile su un pezzo di carta.
Dopo aver compilato un elenco di 15-20 idee, prendi un nuovo foglio di carta e dividilo in due colonne. La prima sezione dovrebbe contenere un elenco di obiettivi prioritari. Queste idee rientrerebbero sotto l’ombrello di essere legate alle tendenze e finanziariamente redditizie.
La seconda sezione dovrebbe contenere un elenco di obiettivi che aumenteranno la tua prova sociale e promuoveranno i tuoi obiettivi prioritari. Questa colonna indirizza il traffico e promuove la notorietà della tua attività e del tuo prodotto.
Dopo aver compilato questo elenco, spezzalo a metà e riducilo a tre obiettivi in ogni sezione. Tre è il numero perfetto perché ti dà margine di manovra per ruotare e piegare se devi apportare modifiche durante il processo.
I due eccellenti strumenti che mi hanno aiutato a sviluppare un programma di essenzialismo sono l’Elegant Excellence Journal di Hilary Rushford[5] e il libro di Jill Konrath, “More Sales. Meno tempo.“
Entrambi questi strumenti mi hanno aiutato a concentrarmi su ciò che è importante, prendere le decisioni migliori per la mia attività e realizzare un profitto senza sacrificare la mia salute.
6. Ordina lo stesso latte
Quando guardi i grandi del mondo degli affari, tutti racchiudono una cosa: la semplicità.
Se riduci al minimo le tue scelte e ti attieni alle basi, avrai la possibilità di risparmiare tempo e concentrare le tue energie sulle decisioni che richiedono la tua creatività. Stare al passo con le ultime tendenze della moda non solo sacrifica il tuo tempo, ma sacrifica anche il tuo budget.
Ricorda, non si tratta di avere successo. Si tratta di fare scelte che ti danno la possibilità di avere successo.
Ecco quattro cose che puoi fare per risparmiare tempo e renderti più proattivo sul lavoro:
- Acquista multipli dello stesso outfit e mescola e abbina per tutta la settimana.
- Ordina la stessa bevanda ogni giorno dalla stessa caffetteria.
- Preparare i pasti all’inizio della settimana per il pranzo e la cena.
- Imposta la sveglia per la stessa ora ogni mattina, compresi i fine settimana.
7. Non fare pressione su te stesso per rispondere immediatamente
Va bene essere sorpresi o essere ciechi. A volte accadono cose che sono fuori dal tuo controllo. Ciò di cui hai il controllo, tuttavia, è la tua reazione. Non c’è niente di sbagliato nel non avere una soluzione o una risposta a portata di mano. Va bene fare un passo indietro e pensarci prima di rispondere.
8. Metti un perno su di esso
Se ti ritrovi a non essere in grado di trovare una buona soluzione, puoi metterci uno spillo. Potresti voler affrontare prima un’altra questione, una che sai già come affrontare. Può darti ispirazione e fiducia quando torni ai tuoi altri problemi. A meno che, naturalmente, il problema imminente non sia il fuoco fuori dalla tua porta.
9. Avere una mente aperta
Ogni singola persona ha qualcosa di interessante da condividere con le persone. Questo è lo stesso vale per te e per le persone che ti circondano. Considerare nuove prospettive e idee interessanti in proattività a lungo termine aiuta a creare soluzioni a cui non avresti mai pensato.
10. Dai priorità a ciò che è importante
La cosa con i problemi che sorgono all’improvviso, è che potrebbero aver già causato danni che non puoi invertire. Devi imparare ad accettare la situazione e invece di cercare di risolvere l’irrisolvibile, dai la priorità a ciò che è importante, vedere cosa puoi salvare e prendere nota delle lezioni che ti aiuteranno in futuro.
È impossibile essere proattivi se ti senti affrettato. Ma se segui i suggerimenti di cui sopra, guadagnerai più tempo nel tuo programma e avrai più energia per guidare la tua attività e operare con un piano di gioco ben organizzato.
Considerazioni finali
Penso che la maggior parte di noi sia stanca di sentirsi come se fossimo concorrenti in Survivor. Dopo tutto, chi vuole essere filmato mentre vive nei boschi e sopravvive grazie agli insetti e alla corteccia degli alberi?
Scherzi a parte. L’anno scorso è stato impegnativo. Ma possiamo imparare molto da questi ultimi dodici mesi.
Se vuoi essere proattivo, semplifica il tuo programma, concentrati sul tuo percorso, prendi solo ciò di cui hai bisogno e sii propositivo con il tuo tempo e le tue energie. Essere proattivi non significa riempire il tuo programma. Si tratta di creare equilibrio nella tua vita.
So che sembra scoraggiante in questo momento, e molti di noi stanno ancora cercando di capire come pagare l’affitto di questo mese con gli spiccioli dal divano. Ma se ti prendi il tempo per prepararti e capire qual è una priorità quest’anno, non solo raggiungerai i tuoi obiettivi, ma ti godrai il viaggio.
Hai tutti gli strumenti necessari per essere proattivo sul lavoro. Ora, vai a mappare i tuoi obiettivi per l’anno!
