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Come essere organizzato al lavoro

I super realizzatori sono chiamati così per un semplice motivo: fanno le cose. E di solito quei super realizzatori sono anche super organizzati. Quindi cosa possiamo imparare dall’approccio al lavoro di chi vola in alto?

Non puoi aggiungere ore al giorno

Inizia riconoscendo che ci sono solo 24 ore al giorno e nessuno può lavorarle tutte. Se lavori costantemente per molte ore, è più probabile che ti stanchi piuttosto che ottenere risultati brillanti. Se riesci a gestire il tuo tempo in modo efficace , non dovresti aver bisogno di rimanere fino a tardi.

Fai una lista di cose da fare

Prenditi del tempo, all’inizio della giornata o subito prima di andare a casa, per elencare ciò che devi fare. Prova a mettere gli elementi in ordine di importanza. Rimarrai sempre in cima al tuo carico di lavoro se puoi fare riferimento a un elenco e proverai un grande senso di soddisfazione ogni volta che cancelli qualcosa.

Stabilisci i tuoi obiettivi

Non puoi decidere come trascorrere il tuo tempo a meno che tu non sappia cosa è importante. Quindi cerca di capire cosa ti aiuterà ad avere successo. Cosa devi fare per migliorare il tuo profilo? Per ottenere la prossima promozione ? Gli studi dimostrano che le persone che vanno bene nella vita si pongono degli obiettivi.

Simon North di Position Ignition ricorda un cliente, un dirigente senior, che ha lavorato solo su compiti richiesti dal loro capo due volte: “È stato sempre un buon barometro di ciò che era veramente importante e ha fatto notare anche a lui”.

Dai la priorità

Una volta che sai dove stai andando, puoi stabilire le priorità. Dedica più tempo alle cose che ti daranno il massimo beneficio. Secondo il principio di Pareto, solo il 20% delle tue attività quotidiane conta davvero; quel 20% produrrà l’80% dei tuoi risultati. Quindi identifica questi compiti e concentra la maggior parte del tuo tempo ed energia sul loro raggiungimento.

Attenzione alle false scadenze

Non capita spesso che ti venga detto di completare un’attività “nel tuo tempo libero” al lavoro. È più probabile che sia “ASAP” o anche “adesso”. Ma in realtà questa è spesso solo una reazione istintiva sul posto di lavoro e non sarà così urgente come sembra. La prossima volta, scopri la vera storia e respingi con un periodo di tempo adatto a tutte le parti.

il multitasking non farà risparmiare tempo

Se ti trovi di fronte a una lunga lista di cose da fare, non prendere in nessun caso un lavoro, farne un po ‘e poi rimetterlo nella pila. Avviare molti lavori contemporaneamente non è il modo più efficiente per affrontarli.

Tocca le cose una volta

Essere organizzati significa prendere decisioni, quindi gestisci i compiti non appena arrivano. Se un pezzo di carta attraversa la tua scrivania, non raccoglierlo, chiediti cosa farne e rimettilo giù. Decidi cosa farne, quindi: fallo, pianifica il tempo per farlo, archivialo o cestinalo.

Delegare ove possibile

Se hai un collega junior, dovresti delegare loro alcune delle tue responsabilità. Una buona delega ti fa risparmiare tempo e motiverà e svilupperà altri membri del team. Anche se non sei un manager, ci sono sempre opportunità di condividere il lavoro tra colleghi meno impegnati o che hanno competenze specifiche e rilevanti.

“Assicurati che la tua squadra più ampia sia consapevole di quello che hai nel piatto”, consiglia Simon North. “Quindi, quando deleghi, spiega perché hai scelto quella persona per aiutarti e come pensi che ne trarrà beneficio anche loro. La chiave per una buona delega è fare in modo che il tuo team si senta apprezzato e rispettato, in questo modo dovrebbe essere felice di fornire il supporto di cui hai bisogno ”.

Non soffrire di congestione della posta in arrivo

Prendi l’abitudine di mantenere le tue e-mail organizzate. Gestisci immediatamente qualsiasi cosa urgente e crea cartelle per le email importanti a cui dovrai tornare. Il tuo provider di posta elettronica probabilmente ti consentirà di taggare i messaggi con contrassegni colorati in modo da non dimenticare di seguirli.

Infine, elimina tutto ciò che non ti serve per mantenere pulita la tua casella di posta.

Tratta le telefonate come riunioni

Gli esperti di Position Ignition suggeriscono di trattare le tue telefonate come riunioni in cui puoi: “Se riesci a concordare un programma ed essere chiaro sul risultato di cui hai bisogno in anticipo, trarrai il massimo dal tempo che hai da dedicare al telefono . Questo approccio invia anche segnali chiari che ti aspetti di fare affari, non di fare chiacchiere inutili ”, spiega Simon North.

Le chiamate ti distraggono dal compito a portata di mano e spesso non hai il controllo su quanto tempo e quanto utile sarà la conversazione. Un altro consiglio importante dei consulenti per il lavoro Position Ignition è quello di alzarti in piedi quando sei al telefono; ti sentirai meno a tuo agio e renderai naturalmente più brevi le tue chiamate.

Conosci te stesso

Sei più vigile al mattino o al pomeriggio? Decidi quando svolgere il tuo lavoro migliore e poi pianifica la tua giornata intorno a questo. In genere è una buona idea svolgere compiti più piccoli e più facili quando la tua energia è bassa (come dopo pranzo) e affrontare compiti più impegnativi quando la tua energia è più alta.

Quindi vai avanti e sii super organizzato! Rimarrai stupito da quanto la tua vita lavorativa possa essere più felice, produttiva e, in definitiva, di successo.