Come esprimere i reclami comuni sul posto di lavoro nelle e-mail professionali

Se hai mai lavorato in un ufficio, conosci le sfide di trattare con molte persone diverse. Un problema comune è avere paura di affrontare i colleghi problematici e fermare il loro comportamento, ma puoi esprimerti professionalmente, che tu sia un dipendente o un manager.

Uno dei metodi più semplici è mettere i tuoi pensieri in un’e-mail. Analizziamo la questione attraverso esempi di reclami comuni sul posto di lavoro. Scopri i modi più costruttivi per dirli e ulteriori trucchi e-mail che possono aiutarti.

1. Sto ancora aspettando che tu finisca quell’attività

Non tutti lavorano allo stesso ritmo, ma è un problema quando una persona blocca un progetto team. Se il tuo compito dipende da quel collega che invia il proprio, puoi spronarlo all’azione con poche parole in un’e-mail.

Ecco alcuni modi professionali per affrontare ed esprimere questo reclamo, che puoi adattare alle tue circostanze:

• Dobbiamo migliorare il nostro flusso di lavoro in modo da non rimanere in ritardo rispetto al programma. (data e ora) è una buona scadenza per te? Quindi, posso rispettare la mia scadenza di (data e ora).
• Hai bisogno di aiuto con questo compito? Dobbiamo completare il progetto in tempo, quindi (nome del collega) si è offerto di aiutarti con eventuali problemi da parte tua.

L’obiettivo non è quello di insultare il tuo collega, ma di fissare obiettivi e soluzioni, rendendo molto chiaro che entrambi fate parte di una squadra con un interesse attivo nel fare le cose.

Assicurati di raccogliere il maggior numero possibile di suggerimenti per rispettare le scadenze e completare le attività. Sarà più facile consigliare le persone se necessario.

2. La scadenza è domani

Ecco un’altra lamentela comune che potresti avere bruciato all’interno. Se il tuo collega lo sta tagliando troppo vicino, nonostante diversi promemoria, puoi motivarlo in un’e-mail senza perdere la calma.

Il motivo per cui li stai contattando è urgente, quindi le soluzioni che offri hanno bisogno di una certa immediatezza, se non altro per convincere il tuo collega a prendere sul serio le cose.

Prova queste alternative:

• Il progetto è previsto per domani, ma ci sono ancora alcune estremità sciolte. Facciamo una videoconferenza con il team questo pomeriggio per discutere le soluzioni.
• La direzione si aspetta il progetto domani. Se è improbabile che tu rispetti la scadenza, potresti spiegare perché in un rapporto, che possiamo presentare con tutto il resto?

Mentre le e-mail sono un modo più semplice per esprimere pensieri difficili, non hanno lo stesso impatto di discutere i problemi di persona. Quindi, quando cerchi di cambiare le cattive abitudini del flusso di lavoro di qualcuno, la tua e-mail deve essere semplice e intelligente per attirare la loro attenzione.

3. Smetti di procrastinare

Lo stesso approccio costruttivo è il migliore per tutti i tuoi reclami sul posto di lavoro, forniti in un linguaggio calmo e neutrale. Dopotutto, un collega procrastinante può mettere a dura prova il flusso di lavoro di un’azienda, ma non sempre lo fa perché è pigro.

Vedi se ci sono troppe distrazioni o sono sopraffatti dai compiti. Trova il problema e personalizza la tua e-mail di conseguenza con soluzioni e incentivi. Prendi ispirazione da questi esempi:

• L’ufficio può essere fonte di distrazione. Se sta rendendo difficile concentrarsi sul tuo lavoro, discutiamo i cambiamenti e quali obiettivi possiamo impostare per te.
• Alla fine della settimana, esaminiamo le attività completate e rimanenti di tutti, in modo da poter utilizzare la prossima settimana in modo più produttivo.

4. Non ho tempo per fare tutte queste attività

La tua strategia di scrittura di e-mail dovrebbe cambiare leggermente quando cerchi di proteggerti dal burnout. Il punto è dimostrare che conosci i tuoi obblighi, come dare loro la priorità e di cosa non sei responsabile.

Stabilisci educatamente dei limiti, usando espressioni come queste nelle tue e-mail:

• Sarei felice di aiutare con questo compito. Ti dispiacerebbe aspettare fino a quando non avrò finito i miei incarichi attuali? Sono dovuti prima.
• Sfortunatamente, se accetto altri compiti, avrò bisogno di straordinari. Potresti passarlo oltre (nome del dirigente) e discutere di come funzionerebbe?

Se il tuo posto di lavoro utilizza un software di gestione del team, può essere più facile condividere l’intero programma. Puoi anche organizzare le tue attività in Asana, ad esempio, per rendere i lavori importanti chiari da vedere, comprese le loro scadenze e collaboratori.

5. Non lavoro per te

I colleghi prepotenti possono portare il loro comportamento troppo lontano, aspettandosi che tu salti quando chiamano o accettano lavori extra da loro. Questa è un’altra situazione che ha un disperato bisogno di confini.

Prima di prendere misure più serie, prova a ragionare con il tuo collega attraverso un’e-mail ben fatta. Dovrebbe essere educato ma fermo in quanto stabilisce la tua parità di condizioni sul posto di lavoro. Ecco alcune formulazioni da provare:

• Mi dispiace sentire che il tuo carico di lavoro è travolgente. Non sarò in grado di aiutarti a causa delle mie responsabilità, ma se ti rivolgi al tuo manager, potresti elaborare un piano più sostenibile.
• Grazie per aver pensato a me per questo lavoro, ma è più adatto a un altro dipartimento. Se hanno tempo, potrebbero collaborare con te.

6. Smetti di parlare delle persone

La concorrenza sul posto di lavoro è inevitabile. Sfortunatamente, fa sì che i colleghi si sforzino di distinguersi, anche se ciò significa tagliare le conversazioni per offrire i propri pensieri. Alcune persone interrompono anche inconsciamente e non si rendono conto che è fastidioso.

Ci sono modi diplomatici per incoraggiarli a fermare questo comportamento. Dal momento che potrebbero farlo per attirare l’attenzione, fai appello a quel lato di loro nella tua e-mail, incoraggiando al contempo una mentalità più da giocatore di squadra.

Prova qualcosa di simile a queste espressioni:

• Spesso contribuisci con idee preziose. Si nota il tuo approccio proattivo alla ricerca di soluzioni. Ogni membro del personale è ugualmente importante per l’azienda e ci piace ascoltare la voce di tutti sul posto di lavoro.
• Per questo progetto è necessario uno sforzo di squadra, così come una comunicazione chiara. Per garantire una collaborazione fluida, chiunque contribuisca alla discussione deve avere pari possibilità di parlare.

Se si sta tentando di gestire un progetto team con persone che tendono a parlare tra loro, è possibile impostare regole di base in un’e-mail di gruppo. Trova suggerimenti che migliorino la comunicazione scritta e usali per creare un ambiente amichevole ma produttivo.

7. Smetti di mandarmi messaggi al di fuori del lavoro

Un collega o il tuo capo ti contattano durante il tuo tempo libero? Questo è un problema comune che di solito coinvolge gli SMS. È particolarmente scomodo quando non sei così familiare, o vogliono parlare di negozio mentre hai bisogno di rilassarti.

Se ignorare queste persone non funziona, o si spingono troppo oltre, la soluzione migliore è inviare loro un’e-mail che spieghi la tua posizione. Il messaggio dovrebbe evidenziare l’importanza dei confini professionali e, soprattutto, del tempo libero.

Guarda queste opzioni e vedi come puoi adattarle alle tue esigenze:

• Si prega di essere consapevoli del fatto che potrei non essere disponibile a parlare dopo ore a causa di affari personali. Sono felice di discutere di questioni legate al lavoro quando torno in ufficio.
• Per quanto importante sia il mio lavoro per me, soffre se non sfrutto appieno il mio tempo libero. Pertanto, spero che tu possa apprezzare la mia necessità di riservare comunicazioni relative al lavoro per l’orario di ufficio.

8. Non parlare così

I colleghi spesso dimenticano di trovarsi in un ambiente professionale e possono dire la cosa sbagliata o entrare in conversazioni inappropriate. Questo comportamento può rendere uno spazio di lavoro molto scomodo, molto rapidamente.

Devi affrontare tali problemi prima che causino attriti e si intensifichino. Se non riesci a mettere da parte i tuoi colleghi sul posto, un’e-mail di richiesta può fare il trucco.

Prendi le idee dalle seguenti espressioni:

• Mentre apprezziamo molto la cooperazione amichevole, ci sono argomenti di conversazione che dovrebbero rimanere al di fuori del posto di lavoro. Per favore, aiutaci a mantenere un ambiente pacifico ed evita di discutere (argomenti sensibili).
• Oggi si è verificata un’interazione che ha messo a disagio i membri dello staff. Si prega di fare del proprio meglio per mantenere un atteggiamento professionale e promuovere un lavoro di squadra amichevole.

Può essere utile specificare ciò che è stato detto, in modo che il tuo collega sappia esattamente cosa evitare in futuro. Inoltre, considera la possibilità di compilare una pagina Web o un documento che descriva in dettaglio argomenti e comportamenti sgraditi, che puoi quindi allegare o collegare nella tua e-mail.

Suggerimenti generali per scrivere e-mail per risolvere i problemi sul posto di lavoro

Le e-mail possono essere le tue migliori amiche quando si tratta di risolvere situazioni difficili in ufficio senza affrontare i membri dello staff faccia a faccia.

Ecco alcuni suggerimenti aggiuntivi da tenere a mente che possono rendere il processo più efficace.

• Bilancia la negatività dell’e-mail con punti positivi per incoraggiare il miglioramento.
• Assicurati che il tuo linguaggio formale non oscuri ciò che stai cercando di dire.
• Sii chiaro e conciso, inestimabile quando scrivi lunghe e-mail.
• Mantieni le e-mail in archivio per riferimento futuro nel caso in cui le cose non migliorino.

Preparati ad affrontare diverse sfide sul posto di lavoro

Le squadre affrontano problemi tutto il tempo, specialmente quando sono sotto stress. Che si tratti di un ambiente fisico o digitale, che tu sia il capo o un membro dello staff, vale la pena conoscere i modi migliori per cambiare le abitudini in meglio.

La diplomazia attraverso l’e-mail è una strategia valida purché si esprimano i reclami in modo chiaro e professionale. Ma non trascurare altre risorse come gli strumenti digitali progettati per facilitare il lavoro di squadra.