Automazione dei processi aziendali: guida completa

L’automazione dei processi aziendali (BPA) è l’atto di installare software, robot o macchine per completare le attività. Può aiutare un’azienda ad aumentare la produttività, supportare l’innovazione dei dipendenti, migliorare la soddisfazione del cliente ed espandere le operazioni. Se sei un leader aziendale, prendi in considerazione l’implementazione dell’automazione dei processi per migliorare l’output del tuo prodotto o servizio. In questo articolo, discutiamo del BPA e dei suoi vantaggi, di come identificare i processi da automatizzare, dei modi per utilizzare l’automazione dei processi e di alcuni suggerimenti per utilizzarlo.

Cos’è l’automazione dei processi aziendali?

BpA, a volte chiamato automazione robotica dei processi (RPA), è la pratica di mettere tecnologie come software per computer o meccanismi robotici incaricati di completare i lavori. Può eliminare la necessità di sforzi manuali da parte delle persone per determinate attività, aumentando l’efficienza e diminuendo gli errori. Il software di automazione può completare i processi di routine in modo ripetuto e coerente. Può seguire programmi o insiemi di regole e passaggi per eseguire azioni come fare sequenze di tasti, navigare nei sistemi e comprendere le schermate. Potrebbe aiutare le aziende con le seguenti attività:

• Raccolta, analisi e trasporto di informazioni

• Elaborazione delle transazioni tramite applicazioni

• Modifica e aggiornamento dei dati

• Causare azioni in altri sistemi e software digitali

Alcune aziende possono combinare il BPA con tecnologie cognitive come l’intelligenza artificiale per automatizzare attività più complesse che di solito richiedono la percezione e il giudizio umano. Le tecnologie di programmazione con abilità come l’apprendimento automatico, il riconoscimento vocale e l’elaborazione del linguaggio naturale possono consentire loro di eseguire le seguenti azioni:

• Riconoscere e interpretare personaggi e immagini

• Leggere, comprendere e creare testo e documenti

• Partecipa a conversazioni con i clienti

• Utilizzare i dati per prendere decisioni complesse e informate

Vantaggi dell’automazione dei processi

L’automazione dei processi può far risparmiare tempo e denaro a un’organizzazione, fornendole la libertà di creare nuove idee e ottimizzare i propri prodotti e servizi. Ecco alcuni altri vantaggi dell’automazione dei processi:

• Aumentare la velocità: Le tecnologie possono completare le attività più velocemente, in quanto non hanno bisogno di fare pause. Possono anche indirizzare immediatamente le informazioni alla persona giusta al momento giusto, rendendo la corrispondenza commerciale più efficiente.

• Ridurre al minimo gli errori: Può essere più facile per il software di automazione completare una vasta quantità di attività senza errori. In genere possono anche rispettare le istruzioni in modo più completo e coerente rispetto agli esseri umani.

• Migliorare la trasparenza: Poiché i processi automatizzati sono digitali, possono tenere traccia di ogni dettaglio delle azioni e archiviare queste informazioni in un repository digitale. Ciò può consentire a tutte le parti interessate, inclusi supervisori, dipendenti e persino revisori, di monitorare i processi esatti di un’azienda.

• Supporta la produttività dei dipendenti: Il software di automazione può completare compiti noiosi, liberando i dipendenti per lavorare su un lavoro strategico di alto valore e aumentando la produttività complessiva di un team. I dipendenti possono avere più tempo per completare azioni che richiedono creatività e collaborazione, come servire i clienti e risolvere problemi speciali.

• Gestire i picchi nel carico di lavoro: Il software di automazione è in grado di gestire picchi di carichi di lavoro a causa di eventi imprevisti, consentendo a un’azienda di essere più ricettiva e flessibile. Mentre assumere più dipendenti in breve tempo può essere difficile, le tecnologie di automazione di solito possono affrontare un enorme aumento della domanda in modo rapido e semplice.

• Mantenere la coerenza: Mentre le persone possono completare le attività in vari modi, il software di automazione può in genere completare le azioni allo stesso modo un gran numero di volte. Un’azienda può utilizzare il software di automazione per raggiungere le esigenze dei clienti in modo coerente, creare fiducia nella propria base di clienti e aumentare la fedeltà.

Identificare i processi da automatizzare

Potrebbero esserci alcuni processi che un’azienda può automatizzare per rendere le sue operazioni più veloci. Ecco le caratteristiche di un processo che potrebbe essere utile per un’azienda automatizzare:

• Richiede coerenza: Il processo deve essere lo stesso, ogni volta e tra i team.

• Deve essere privo di errori: È importante che il processo sia accurato e privo di errori.

• Dipende dalle regole: Esiste un insieme specifico di regole o indicazioni su come completare il processo.

• Richiede sforzi da parte di più persone: Il processo richiede il lavoro di molti membri del team.

• Dovrebbe verificarsi in volume elevato: I dipendenti in genere completano il processo in grandi volumi, ad esempio più volte al giorno.

• È sensibile al fattore tempo: Il processo ha scadenze e scadenze.

• È finanziario: I revisori e le altre parti interessate esaminano questo processo per valutare la storia finanziaria di un’organizzazione.

Modi per utilizzare l’automazione dei processi

L’automazione dei processi può essere particolarmente vantaggiosa per le società di servizi finanziari perché il software può aiutarle a eseguire calcoli e completare attività finanziarie. Tuttavia, l’automazione dei processi può aiutare le aziende anche in altri settori, come l’assistenza sanitaria, la vendita al dettaglio, le risorse umane, il governo, la produzione, la legge e la tecnologia dell’informazione. Ecco sei modi in cui un’azienda potrebbe utilizzare il BPA per migliorare le proprie operazioni:

1. Risorse umane

Le attività delle risorse umane come l’onboarding possono essere molto più veloci e facili se sono processi automatici. BPA può aiutare un’azienda ad assumere rapidamente molti nuovi dipendenti se ha bisogno di scalare le proprie capacità di servizio. Un processo di onboarding automatico in genere comporta moduli elettronici che i dipendenti devono compilare su cui possono inserire le loro firme elettroniche. Il software di automazione può quindi inviare questi moduli e altri importanti documenti di onboarding ai dipartimenti appropriati, offrire programmi di formazione online ai nuovi dipendenti e aiutarli a configurare sistemi di deposito diretto per le loro buste paga.

Un software di automazione potrebbe persino rispondere alle domande dei dipendenti senza che un manager debba essere coinvolto. Può consentire ai dipendenti di effettuare e ricevere richieste di congedo e tenere traccia del loro tempo e presenze. Ciò può rendere più facile per i professionisti delle risorse umane monitorare le attività dei propri dipendenti, soprattutto se hanno uno staff esteso.

2. Compiti finanziari

Il software BPA può aiutare le aziende a organizzare informazioni finanziarie come i conti da pagare. Invece di cercare di tenere traccia delle fatture e delle copie cartacee e consegnarle manualmente, un’azienda può inviare moduli elettronici ai fornitori e instradare le fatture digitali nelle posizioni appropriate. Ciò può anche consentire ai membri del team di monitorare e trovare rapidamente le spese e altri dettagli finanziari. Rendere il processo di pagamento più semplice e veloce può aumentare la soddisfazione sia dei fornitori che dei dipendenti.

3. Assistenza clienti

Il supporto clienti o help desk è uno dei modi più popolari in cui le aziende utilizzano il BPA. I robot possono essere molto utili per rispondere alle domande più comuni dei clienti come l’orario di lavoro o come completare le azioni su un’applicazione. Possono persino elaborare le cancellazioni dei clienti ed emettere rimborsi, raccomandando anche altre risorse ai clienti. BPA può aiutare un’azienda a gestire un ampio numero di richieste dei clienti e aiutare i clienti il più rapidamente possibile.

4. Audit

Il software BPA può essere molto utile per le aziende per prepararsi agli audit. Questo perché può consentire a un’azienda di tenere traccia delle informazioni finanziarie, recuperarle facilmente e includerle nei documenti di audit. Alcuni software BPA possono persino completare analisi e report che possono aiutare a fornire a un revisore un quadro chiaro della storia finanziaria e delle prestazioni di un’azienda. L’automazione può rendere il processo di audit veloce e accurato.

5. Protezione dei dati

Il backup automatico dei dati può aiutare a proteggere i dati, come l’analisi dei clienti, dalla perdita. Può anche aiutare le aziende a manipolare e ripristinare i dati per utilizzarli per le operazioni. Il software BPA spesso consente alle aziende di archiviare i dati in un database centrale e quindi accedervi da qualsiasi dispositivo e luogo.

6. Operazioni quotidiane

BPA può aiutare con compiti specifici e operazioni quotidiane di un’azienda. Ad esempio, può fornire notifiche e-mail o promemoria a dipendenti e clienti, facilitare il lancio di prodotti ed elaborare ordini di vendita. Può anche aiutare un’azienda a pubblicizzare automaticamente i propri prodotti e servizi.

Suggerimenti per l’automazione dei processi

Con la giusta quantità di pianificazione e una quantità sufficiente di risorse, un’azienda può implementare BPA per raggiungere meglio i suoi obiettivi. Ecco alcuni suggerimenti per automatizzare i processi per la tua azienda:

• Gestisci le tue aspettative: Invece di completare l’automazione dei processi su larga scala tutto in una volta, considera di iniziare in piccolo e aumentare l’automazione in un periodo di tempo adeguato. Questo può aiutarti ad affrontare potenziali problemi nel software di automazione e formare i dipendenti per le modifiche che possono derivarne.

• Considera le conseguenze finanziarie: Mentre l’automazione dei processi può ridurre i costi e aumentare i ritorni sugli investimenti a lungo termine, a volte può essere un costo significativo in anticipo. Considera questa e altre implicazioni finanziarie quando pianifichi l’automazione dei processi per garantire che questa sia una decisione eccellente per la tua azienda.

• Supporta i tuoi clienti: Pensa alla tua base di clienti e alle loro esigenze prima di implementare l’automazione dei processi. Ad esempio, mentre un robot automatizzato che aiuta con i problemi del servizio clienti può aumentare l’efficienza per un’azienda, alcuni clienti potrebbero voler lavorare con una persona invece di risolvere i loro problemi.

• Sostieni i tuoi dipendenti: Poiché l’automazione dei processi può essere un cambiamento significativo, assicurati di supportare i tuoi dipendenti durante tutto il processo. Lavorare con il dipartimento delle risorse umane per adeguare i metodi di formazione e fornire le risorse per aiutare i dipendenti a comprendere le loro responsabilità lavorative.

• Costruisci un team potente: Costruire un team responsabile dell’automazione dei processi può aiutare il cambiamento ad avere successo. Ciò può anche comportare l’assunzione di un team IT per aiutare a installare l’automazione dei processi e risolvere eventuali problemi che si presentano.

• Pianificare gli ostacoli: Aspettarsi ostacoli o errori può aiutarti a prepararti per loro e superarli se si verificano. Ad esempio, potrebbe essere una buona idea eseguire il backup delle informazioni e installare sistemi di sicurezza per proteggere i dati in caso di guasto tecnologico.

• Tieni traccia dei risultati: Monitora i risultati dell’automazione dei processi per vederne gli effetti sulla tua azienda. Vedere i risultati può anche aiutarti a regolare i processi in base alle esigenze per supportare le parti interessate e generare successo.