Sebbene gli assistenti amministrativi e i segretari forniscano entrambi supporto amministrativo all’interno di un posto di lavoro, ci sono alcune distinzioni tra i due lavori. Imparare le differenze tra i ruoli e le responsabilità di ogni posizione può aiutarti a fare una scelta più informata se stai cercando lavoro.
In questo articolo, spieghiamo le differenze tra un assistente amministrativo e una segretaria, i vantaggi e i doveri di lavorare in ogni ruolo e come iniziare una carriera in questi campi.
Cos’è un assistente amministrativo?
Un assistente amministrativo supporta un posto di lavoro, aiutando dipendenti, manager e visitatori con vari compiti amministrativi. A seconda dell’azienda, alcuni assistenti amministrativi possono persino ricoprire posizioni di leadership per supervisionare e formare i membri del personale junior. Il carico di lavoro quotidiano di un assistente amministrativo può variare notevolmente a seconda delle dimensioni di un’organizzazione e del livello di esperienza all’interno del ruolo. La maggior parte degli assistenti amministrativi svolge i seguenti compiti:
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Accogliere i visitatori
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Rispondere a telefoni ed e-mail
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Digitazione della corrispondenza sul posto di lavoro
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Elaborazione della posta
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Manutenzione dei sistemi di archiviazione elettronica
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Organizzazione degli orari
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Creazione di agende
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Acquisto di forniture
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Generazione di note spese
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Prendere appunti durante le riunioni
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Organizzare il viaggio
Cos’è una segretaria?
Una segretaria è di solito la prima persona con cui un visitatore interagisce quando chiama o visita un posto di lavoro. Le segretarie completano le funzioni d’ufficio di base, come accogliere ospiti o clienti, registrare informazioni vitali, rispondere alle chiamate e fissare appuntamenti. Completano la maggior parte dei compiti amministrativi all’interno di un’azienda.
I segretari potevano avere i seguenti compiti:
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Accogliere i visitatori non appena arrivano
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Fornire un servizio clienti
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Rispondere a telefoni ed e-mail
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Digitazione della corrispondenza sul posto di lavoro
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Mantenimento dei record
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Gestione delle apparecchiature per ufficio
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Commissioni
Assistente amministrativo vs. segretario
Ecco alcune differenze tra un assistente amministrativo e un segretario:
Stipendio
Un assistente amministrativo rende $15.74 all’ora, mentre una segretaria fa $13.79 all’ora. Poiché gli assistenti amministrativi hanno in genere più responsabilità, ricevono una retribuzione più elevata rispetto ai segretari. Tuttavia, entrambi gli stipendi possono variare in base all’esperienza, all’istruzione, alla posizione e alle dimensioni dell’azienda. Ad esempio, una segretaria con più esperienza potrebbe guadagnare più retribuzione di un assistente amministrativo entry-level.
Fabbisogno
Segretari e assistenti amministrativi in genere non hanno bisogno di soddisfare alcun requisito diverso dall’avere un diploma di scuola superiore o GED. Poiché gli assistenti amministrativi hanno spesso più responsabilità, i datori di lavoro possono cercare candidati con almeno diplomi associati. L’istruzione può anche fungere da sostituto per l’esperienza correlata.
L’esperienza può differire in base al ruolo e all’azienda. Le segretarie in genere non hanno bisogno di esperienza per trovare lavori entry-level, mentre alcuni ruoli di assistente amministrativo potrebbero richiedere circa un anno di esperienza per qualificarsi. Le aziende che si aspettano che segretari o assistenti amministrativi completino compiti più complessi potrebbero richiedere una certa esperienza correlata.
Sia le segretarie che gli assistenti amministrativi che vogliono lavorare in un campo specializzato possono aver bisogno di esperienza specifica. Ad esempio, gli studi legali potrebbero chiedere a segretarie o assistenti amministrativi di avere una certa esperienza o conoscenza in un contesto legale. Le offerte di lavoro potrebbero specificare il tipo di esperienza necessaria, come il segretario legale.
Opportunità di avanzamento
Sia le segretarie che gli assistenti amministrativi hanno molte opportunità di avanzamento. Un percorso comune per le segretarie è quello di passare a un ruolo di assistente amministrativo dopo aver acquisito una certa esperienza. Gli assistenti amministrativi e le segretarie possono anche esplorare queste carriere:
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Responsabile dell’ufficio
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Amministratore di Office
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Coordinatore amministrativo
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Assistente di direzione
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Direttore amministrativo
Poiché questi ruoli supportano interi luoghi di lavoro e apprendono diversi aspetti di molti lavori, potrebbero passare a un’altra carriera in un nuovo campo. Ad esempio, un assistente amministrativo che lavora per una società di contabilità potrebbe diventare un contabile o un impiegato contabile con una certa esperienza.
Abilità
Le segretarie e gli assistenti amministrativi hanno spesso competenze simili, tra cui le seguenti abilità:
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Comunicazione: Questi professionisti amministrativi interagiscono regolarmente con colleghi, clienti e manager durante le loro giornate. Eccellenti capacità di comunicazione scritta e verbale li aiutano a lavorare con i membri del team e assistere i clienti.
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Gestione del tempo: Molti assistenti amministrativi e segretari pianificano riunioni, organizzano viaggi e gestiscono gli orari dei dirigenti. La gestione del tempo li aiuta a pianificare il proprio lavoro e gli orari degli altri dipendenti.
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Organizzazione: Una delle principali responsabilità per i professionisti amministrativi è mantenere organizzato lo spazio di lavoro, compresi gli elementi fisici e digitali. Possono utilizzare questa abilità per accedere facilmente ai file, valutare l’inventario e aiutare gli altri a individuare attrezzature o informazioni.
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Alfabetizzazione informatica: I professionisti amministrativi completano la maggior parte del loro lavoro sui computer, rendendo essenziale l’alfabetizzazione informatica. Dovrebbero essere efficienti con le piattaforme di posta elettronica, il software di pianificazione e qualsiasi piattaforma specifica utilizzata dalle loro aziende.
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Pensiero critico: Poiché i professionisti amministrativi potrebbero aver bisogno di completare molti tipi di attività, il pensiero critico è un’abilità utile da sviluppare. Può aiutarli a imparare come risolvere determinati problemi con poca o nessuna supervisione.
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Lavoro di squadra: Gli assistenti amministrativi e le segretarie di solito interagiscono con tutti i colleghi nei loro uffici. Dovrebbero avere eccellenti capacità di lavoro di squadra per collaborare con gli altri e creare un ambiente di lavoro positivo.
Certificazioni
Assistenti amministrativi e segretari possono ottenere certificazioni per sviluppare le proprie competenze e sviluppare un vantaggio competitivo. Ecco alcune certificazioni comuni disponibili per entrambi i professionisti:
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Professionista amministrativo certificato: L’Associazione internazionale dei professionisti amministrativi offre questa credenziale. Per poter beneficiare della PAC, è necessario un mix di esperienza professionale e istruzione. Più alto è il grado accademico che hai, meno ore professionali hai bisogno, anche se puoi qualificarti senza avere una laurea.
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Specialista microsoft office: Microsoft offre più certificazioni basate su diversi programmi di Office. Non hai bisogno di alcuna esperienza o requisiti di istruzione per qualificarti per le certificazioni MOS, anche se devi superare gli esami di certificazione per ogni specialità. Poiché molte aziende utilizzano programmi Microsoft, essere un MOS potrebbe essere utile per mostrare la tua competenza.
Benefici
Assistenti amministrativi e segretari condividono molti degli stessi vantaggi, tra cui il potenziale di crescita professionale e flessibilità. Entrambe queste posizioni di solito lavorano in piccoli dipartimenti amministrativi, a volte operando in modo indipendente. Questo aspetto può piacere a coloro che amano lavorare senza molta supervisione. Tuttavia, i professionisti amministrativi comunicano e lavorano con molti colleghi, quindi questi ruoli sono utili anche per le persone a cui piace un ambiente di squadra.
