Se sei interessato a una carriera nell’amministrazione e negli affari, potresti considerare di diventare un assistente amministrativo o esecutivo. Mentre questi ruoli sono responsabili di alcuni degli stessi compiti professionali, ci sono differenze tra queste due carriere distinte. Comprendere le somiglianze e le differenze tra loro può aiutarti a decidere quale sia la soluzione giusta per te. In questo articolo, esaminiamo la differenza tra un assistente amministrativo e uno esecutivo, discutiamo le loro somiglianze e forniamo suggerimenti per entrare in queste carriere.
La differenza tra un assistente amministrativo e un assistente esecutivo è il grado di responsabilità che gestiscono e i professionisti con cui lavorano. Mentre possono eseguire alcuni degli stessi compiti di lavoro, i loro ruoli, la formazione e l’istruzione in genere differiscono. Gli assistenti amministrativi svolgono compiti gestionali e organizzativi per un intero ufficio o posto di lavoro. In alternativa, gli assistenti esecutivi possono svolgere compiti amministrativi più complessi e lavorare a stretto contatto con i massimi dirigenti e i leader aziendali, tra cui il vicepresidente, l’amministratore delegato e il direttore finanziario.
Mentre entrambi rispondono ai telefoni, modificano i documenti e assemblano gli orari, gli assistenti esecutivi possono avere responsabilità aggiuntive e possono persino supervisionare altri dipendenti. In genere, i funzionari esecutivi gestiscono tutti i processi amministrativi per i manager aziendali e lavorano a stretto contatto con un individuo, ad esempio un dirigente o un direttore. I leader aziendali possono trattare questi professionisti come loro consulenti per idee creative o soluzioni innovative e possono persino fare affidamento su di loro per approfondimenti e consigli.
Mentre sono due professioni distinte, ci sono diverse somiglianze tra assistenti amministrativi ed esecutivi, tra cui:
Gestione di calendari e pianificazioni: Entrambi i tipi di professionisti gestiscono calendari e programmi, sia per una singola persona che per un intero ufficio. L’attenzione ai dettagli può essere un aspetto importante di entrambi i ruoli in modo che possano tenere conto dei diversi incontri ed eventi di tutti i soggetti coinvolti.
Invio e risposta alle e-mail: Che si tratti di inviare newsletter a livello aziendale o di corrispondere con i leader aziendali, sia gli assistenti amministrativi che quelli esecutivi gestiscono la corrispondenza scritta per i loro datori di lavoro. Questo può rendere le forti capacità comunicative un tratto utile per entrambi i ruoli.
Incontrare e intrattenere i clienti: Queste posizioni di assistente sono sia responsabili dell’incontro con che dell’intrattenimento dei clienti, sia alla reception, in ufficio o durante una riunione di lavoro. Questi professionisti spesso incontrano i clienti prima che lo facciano i leader aziendali, quindi può essere importante per loro rappresentare l’azienda in modo positivo.
Praticare il pensiero critico: Le posizioni di assistente esecutivo e amministrativo possono richiedere loro di essere pensatori critici al fine di prendere decisioni manageriali per conto dell’azienda o dei loro leader aziendali. Il loro lavoro può comportare scelte dell’ultimo minuto o il completamento di attività impreviste per aiutare a eseguire un progetto.
Ci sono diverse aree di questi ruoli in cui gli assistenti amministrativi ed esecutivi condividono responsabilità comuni, sebbene le loro differenze contribuiscano a definire le due professioni distinte. Ecco alcuni confronti tra i requisiti e le responsabilità di queste carriere:
Entrambi i ruoli richiedono ai professionisti di avere forti capacità organizzative e comunicative. A causa dei loro compiti di lavoro più complessi, gli assistenti esecutivi potrebbero dover avere più esperienza con queste abilità e sentirsi a proprio agio nel gestire materiale più significativo rispetto agli assistenti amministrativi. Gli assistenti esecutivi possono anche trarre vantaggio dall’avere capacità decisionali al fine di fare programmi ed elaborare documenti per i dirigenti aziendali. Oltre a queste abilità, sia gli assistenti amministrativi che quelli esecutivi possono perseguire certificazioni per dimostrare le loro competenze e acquisire nuove capacità.
I professionisti in entrambi i ruoli possono trarre vantaggio dall’avere le seguenti competenze:
Attenzione ai dettagli: Gli assistenti amministrativi ed esecutivi spesso tengono traccia delle informazioni aziendali, delle attività di progetto e degli appuntamenti aziendali importanti. Questi compiti possono richiedere una grande attenzione ai dettagli al fine di garantire che eseguano correttamente tutti i progetti e che tutti i dipendenti necessari siano informati dei loro doveri, compiti ed eventi.
Familiarità con la tecnologia: Molte attività di ogni posizione comportano l’utilizzo di programmi per computer e software di pianificazione. Questi professionisti possono anche essere responsabili di contattare gli altri via telefono ed e-mail e persino di modificare o rivedere documenti e documenti ufficiali, che includono l’uso della tecnologia.
Capacità di networking: Alcune delle loro responsabilità possono anche includere la capacità di mantenere relazioni professionali con i clienti e fare rete con gli altri come rappresentante della loro azienda o dei loro leader aziendali. Ciò può richiedere forti capacità di comunicazione interpersonale e la capacità di mantenere una corrispondenza e-mail o telefonica professionale.
Capacità analitiche: Quando eseguono una varietà di compiti di lavoro, tra cui la valutazione di un processo aziendale, l’offerta di un’opinione sui dettagli del progetto o la pianificazione di un evento professionale, sia gli assistenti amministrativi che quelli esecutivi possono trarre vantaggio dall’avere capacità analitiche.
Un background professionale simile può aiutare le persone a svolgere i loro doveri lavorativi in entrambe le posizioni, anche se i datori di lavoro potrebbero non richiedere agli assistenti amministrativi di avere precedenti esperienze lavorative. In alternativa, gli assistenti esecutivi in genere si trasferiscono da posizioni di assistente amministrativo o da altre professioni che li hanno preparati per i doveri e le responsabilità di lavorare con i dirigenti. A volte, i professionisti possono accettare una posizione come assistente esecutivo all’interno dell’azienda per cui stanno già lavorando, e questa precedente esperienza lavorativa può prepararli per i compiti più avanzati della loro posizione.
Entrambe le posizioni amministrative ed esecutive richiedono in genere un diploma di scuola superiore o un livello di istruzione equivalente. Ci sono una varietà di certificazioni e diplomi associati che i professionisti possono perseguire al fine di renderli candidati più preparati per questi ruoli. Alcuni di questi programmi di certificazione sono disponibili online. I datori di lavoro possono richiedere agli assistenti esecutivi di avere un diploma associato o di laurea a causa della natura complessa del loro lavoro. I diplomi di laurea in gestione aziendale o tecnologia possono aiutare i candidati a distinguersi dagli altri e prepararli per le responsabilità future.
In qualità di assistente esecutivo o amministrativo, i tuoi compiti principali possono includere la corrispondenza con i membri del tuo team o un direttore o un dirigente. Come assistente amministrativo, puoi creare e-mail da inviare a tutti i membri dello staff e parlare con clienti e ospiti mentre arrivano per incontrare qualsiasi membro dell’azienda. In alternativa, come assistente esecutivo, puoi lavorare più a stretto contatto con i clienti e partecipare a riunioni di lavoro interne o pranzi con loro e i leader dell’azienda. Puoi anche facilitare la corrispondenza per i dirigenti e i loro contatti.
Se stai pensando di entrare in una di queste carriere, puoi utilizzare questi suggerimenti:
Mentre la posizione per cui ti stai candidando potrebbe richiedere solo un diploma di scuola superiore o un equivalente accademico, perseguire un’istruzione e una formazione aggiuntive può mostrare al tuo potenziale datore di lavoro che puoi svolgere con successo nel ruolo. Puoi ottenere certificazioni nella scrittura aziendale o nelle applicazioni software pertinenti. Oltre a impressionare potenzialmente i tuoi datori di lavoro, corsi e formazione extra possono prepararti per le tue responsabilità come assistente esecutivo o amministrativo.
Acquisire esperienza lavorativa pertinente può esporti alle attività lavorative quotidiane e alle responsabilità degli assistenti amministrativi ed esecutivi. Questo può permetterti di determinare quale ruolo è adatto a te. Se sei interessato a diventare un assistente esecutivo, i datori di lavoro potrebbero richiedere precedenti esperienze lavorative, quindi questo può aiutarti a diventare qualificato per la tua futura carriera. Puoi anche familiarizzare con gli articoli comuni delle apparecchiature per ufficio, come i programmi per computer, le stampanti e i sistemi telefonici che puoi utilizzare in una di queste professioni.
Rivedi la posizione per cui ti stai candidando e considera di annotare le competenze e le qualifiche richieste dal tuo potenziale datore di lavoro. Prendi in considerazione la possibilità di modificare il tuo curriculum in modo che includa qualsiasi formazione, certificazione e competenze hard e soft per evidenziare come sei il candidato ideale. La sezione che include la tua esperienza lavorativa può anche includere un riepilogo che evidenzia eventuali responsabilità o abilità rilevanti, come l’organizzazione, che mostrano che sei pronto a gestire la tua posizione potenziale.
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