Affaticamento delle funzionalità: come evitare il sovraccarico con il software di gestione dei progetti

Esistono molti strumenti di gestione dei progetti e scegliere quello giusto può essere difficile. Ecco come confrontare e scegliere lo strumento migliore.

Trovare il giusto software di gestione dei progetti può essere una sfida. Con ogni scelta arriva una lunga lista di caratteristiche e funzioni con nomi diversi e talvolta uno scopo poco chiaro.

Quando si fa un confronto, è facile essere sopraffatti, ma non deve essere così. In questo articolo, ti guideremo attraverso alcuni suggerimenti per ridurre l’affaticamento delle funzionalità quando si tratta di scegliere il software di gestione dei progetti giusto per te.

1. Crea un piano per il tuo software di gestione dei progetti prima di provare o acquistare

Hai già preso la decisione di provare il software di gestione dei progetti, o almeno lo stai considerando. Con così tante opzioni eccellenti là fuori, ti farai un enorme favore delineando cosa ti piacerebbe fare con esso prima di esaminare le capacità e le caratteristiche di ciascun software.

Questo non solo ti aiuterà a trovare il software giusto, ma ti aiuterà anche a identificare ed escludere quelli sbagliati.

Pensa ai modi in cui tu e i tuoi colleghi comunicate le attività ora. Vuoi che il software sostituisca determinati tipi di e-mail, riunioni e memo? Quali tipi di dettagli includi in genere e qual è il processo in cui assegni le attività?

Un’altra parte importante del delineare come lo userai è identificare chi lo userà. Quante persone hai nel tuo team? Che tipo di ruoli e autorizzazioni saranno necessari per l’account di ogni membro del team? Dovrai includere account ospiti per clienti o appaltatori?

Potresti anche considerare se avrai bisogno di spazi di lavoro privati all’interno del tuo software. Ad esempio, è possibile impostare gli elenchi creati nelle aree di lavoro ClickUp come condivisi o privati per impostazione predefinita e passare in qualsiasi momento. La nozione è l’opposto, dove le pagine sono private fino a quando non le condividi con gli ospiti, a meno che tu non scelga l’account del team.

Sebbene molti software di gestione dei progetti possano sembrare gli stessi, rispondere a queste domande ti aiuterà a capire quali funzionalità dovrai cercare all’interno del tuo budget.

2. Decidi quali funzionalità ti servono, in base a ciò che già fai

Ecco dove le cose possono diventare un po ‘complicate. Ci sono molte scelte nel software di gestione dei progetti e, con ciò, ogni software ha un lungo elenco di funzionalità.

Qualcosa da tenere a mente qui è che meno è di più. Puoi anche delineare attività o flussi di lavoro ripetitivi con solo una tabella e alcune liste di controllo, come mostrato nell’esempio utilizzando Notion di seguito. Tutto si riduce a come tu e il tuo team lavorate insieme.

Usare il monitoraggio del tempo come esempio, solo perché puoi farlo in alcuni software di gestione dei progetti, non significa che dovresti. Se hai già un metodo di monitoraggio del tempo che funziona, o non stai attualmente monitorando il tuo tempo, e va bene, perché scegliere quello con il monitoraggio su uno senza?

Il tuo software di gestione dei progetti non dovrebbe aggiungere alcun attrito alle tue attività quotidiane. Innanzitutto, è uno strumento che puoi utilizzare per comunicare efficacemente i progetti, quindi pensa ai modi in cui lo fai attualmente e quali funzionalità sarebbero più utili.

È facile essere distratti da funzionalità extra, non solo perché passi il tempo a configurarle e non usarle, ma ingombreranno il tuo spazio di lavoro. Questo ci porta al punto successivo.

3. Se è appariscente, decidi se è sostenibile

Se una certa funzione attira la tua attenzione e decidi di volerla usare, chiediti se è qualcosa che manterrai a lungo termine. Ad esempio, lunedì. com‘ I widget di Fattoria e batteria di Llama sono aggiunte piuttosto divertenti alla dashboard in quanto rendono i tuoi obiettivi un po ‘simili a un gioco, ma l’eccitazione può facilmente svanire.

In effetti, potresti voler evitare di esaminare i widget poiché Monday, ClickUp, Notion e Asana sono tutte ottime scelte senza di loro. L’immagine qui sotto è un semplice esempio di una bacheca di richiesta di progetto che utilizza solo alcune delle numerose funzionalità disponibili nella versione non a pagamento di ClickUp.

È meglio scegliere il tuo software di gestione dei progetti in base alle sue fondamenta e non alle sue campane e fischietti, specialmente se toglieranno solo la tua produttività.

Un altro elemento da notare qui sono le integrazioni. Come i widget, è probabile che tu possa utilizzare il software senza di loro. Tuttavia, se ti piace che si integri con un altro software, esamina quali attività può completare prima di lasciare che diventi un fattore decisivo. L’integrazione potrebbe essere solo un’altra notifica o un altro passo da compiere.

4. Alcune utili funzionalità di base da cercare

Prima di entrare nelle basi, è importante notare che quando si confrontano le funzionalità del software di gestione dei progetti, si visita ogni sito Web individualmente. Ogni software può utilizzare un sistema di denominazione diverso per la stessa funzionalità, facendo sembrare che l’altro non abbia una capacità specifica quando si esegue un confronto diretto. La concorrenza potrebbe chiamarlo qualcosa di diverso.

Il miglior esempio di questo è Notion. Anche se non troverai un elenco enorme di ogni contenuto, puoi aggiungere attività, stati o bacheche alle tue pagine. Utilizzando i blocchi, è possibile creare un efficace sistema di gestione dei progetti.

Indipendentemente dal nome, alcune nozioni di base utili che vorrai guardare sono:

• Attività, pagine o impulsi: qualunque sia la terminologia utilizzata dal software, queste sono le schede vuote nel software di gestione dei progetti in cui è possibile aggiungere la descrizione, la data di scadenza, la priorità, l’assegnatario e gli allegati durante la creazione di un incarico.
• Strumenti di comunicazione: piuttosto che andare avanti e indietro tra il software di gestione dei progetti e l’e-mail, avere gli strumenti per commentare, rispondere e taggare gli altri è estremamente utile quando si collabora o si delegano progetti.
• Stati: parte di ciò che rende grandi gli strumenti di gestione dei progetti è che tu e il tuo team potete dirvi a vicenda che state lavorando su qualcosa, senza fare un annuncio pubblico.
• Promemoria: probabilmente vorrai adattarli alle tue esigenze, ma sarai grato di avere promemoria nel tuo software di gestione dei progetti, specialmente nei momenti in cui ne hai bisogno.
• Interfaccia pulita: un design pulito e minimale ti aiuterà a concentrarti sulle attività più importanti a portata di mano.

Non lasciare che le funzionalità ostacolino la funzione

Il software di gestione dei progetti può sembrare intimidatorio all’inizio, ma non deve esserlo. Se entri con un piano e ti attieni ad esso, troverai quello migliore per te e il tuo team.

Soprattutto, la maggior parte delle società di software di gestione dei progetti offre una prova gratuita, quindi puoi testarla prima di pagare qualsiasi cosa. Perché non provarne alcuni creando una scheda di progetto in ciascuno?