Descrizione del lavoro di responsabile dell’ufficio

I responsabili degli uffici sono fondamentali per il buon funzionamento di qualsiasi tipo e dimensione di azienda.

Molto semplicemente, sono al centro di qualsiasi organizzazione, riuniscono ogni singolo ruolo lavorativo al suo interno e richiedono un set di competenze molto ampio per soddisfare un’ampia varietà di compiti e richieste.

A prima vista, un ruolo di responsabile dell’ufficio potrebbe non sembrare il più affascinante, ma a seconda di dove lavori potrebbe portare a viaggi internazionali, credenziali di lavoro impeccabili e fantastiche prospettive di avanzamento lavorativo. Inoltre, gli esperti del settore affermano che esiste una domanda costante e crescente di ruoli di responsabile dell’ufficio.

Scopri se questa è la posizione giusta per te con una guida esperta e consigli pratici su come diventare un manager di ufficio.

Cosa fa un responsabile di ufficio?

Il ruolo e le funzioni di un responsabile di ufficio sono cambiati enormemente negli ultimi decenni.

“Un manager di ufficio è al centro di qualsiasi organizzazione ed è fondamentale per il buon funzionamento di qualsiasi azienda di qualsiasi dimensione”, afferma Jenelle Clifford, direttore marketing della principale agenzia di reclutamento specializzata, Love Success. “Negli ultimi 30 anni il ruolo lavorativo è cambiato da cucitrici a essere il braccio destro o la donna del CEO di una società. Anche l’ambito delle competenze richieste per il lavoro è cambiato: questa è una scelta di carriera intelligente.

“I responsabili degli uffici devono sapere tutto su un’azienda e, a loro volta, lavorano con completa integrità perché hanno così tante conoscenze, dai dati di base alle assunzioni e al licenziamento”.

Ciò che definisce il lavoro di un manager di ufficio è essere altamente organizzato, essere in grado di lavorare in modo strutturato ed essere in grado di affrontare una miriade di compiti e compiti diversi, spesso destreggiandosi con diversi allo stesso tempo.

I responsabili degli uffici saranno basati, come suggerisce il nome del ruolo, in un ambiente di ufficio. Sebbene ci sia una tendenza crescente per alcune aziende che assumono manager e assistenti di uffici virtuali, questa è ancora un’area di nicchia e la stragrande maggioranza dei lavori di manager di ufficio sarà basata internamente.

Le mansioni quotidiane di un particolare ruolo di responsabile dell’ufficio variano a seconda delle dimensioni dell’azienda in cui lavorano. “Le mansioni dei manager di ufficio possono avere una portata molto ampia a seconda delle dimensioni dell’organizzazione per cui lavori”, spiega Rosie Keighley, Senior Marketing Executive per il marchio di reclutamento specializzato Secs in the City. “In qualità di responsabile di ufficio all’interno di una piccola impresa, ci si può aspettare che faccia di più di quanto si farebbe in un ambiente più aziendale, dove ci sarebbe un team di amministratori di ufficio.”

Le mansioni tipiche di un manager di ufficio possono variare dalla pianificazione di riunioni ed eventi alla registrazione delle spese dell’ufficio al mantenimento delle politiche dell’ufficio e dei sistemi di amministrazione.

Le prospettive di carriera per i dirigenti d’ufficio sono ottime, con le persone e la gestione del team un evidente passo avanti in termini di potenziale progressione lavorativa. Altri candidati potrebbero anche scegliere di trasferirsi in un’azienda più grande come manager di ufficio.

“Sempre più persone scelgono la gestione dell’ufficio come scelta professionale”, afferma Andrew Jardine, Direttore generale presso l’Institute of Administrative Management (IAM). “Troviamo che i candidati cercano di lavorare per aziende interessanti e questo può essere estremamente interessante.”

Ruoli e responsabilità del responsabile dell’ufficio

Le mansioni del responsabile dell’ufficio dipenderanno dal tipo di attività per cui finisci per lavorare, nonché dall’anzianità del ruolo.

Il ruolo principale di un responsabile dell’ufficio, tuttavia, è quello di essere il punto di contatto centrale per tutti all’interno di un’organizzazione, per avere una panoramica di molte cose diverse, una conoscenza lavorativa impeccabile del business e dei suoi obiettivi, e di intervenire laddove necessario per garantire che l’azienda operi senza intoppi.

In un’azienda più piccola, un responsabile di ufficio potrebbe avere responsabilità per il libro paga, l’IT, le risorse umane e il marketing, perché probabilmente ci saranno meno persone impiegate per lavorare specificamente in queste aree. Questo ampio carico di lavoro rappresenterebbe un buon posto per un futuro avanzamento di carriera grazie allo sviluppo di varie abilità lavorative, oltre alla possibilità di specializzarsi potenzialmente in una particolare area più avanti.

In qualsiasi ruolo di responsabile dell’ufficio avrai bisogno di buone capacità di segreteria, esperienza di gestione dell’agenda, competenze informatiche di base, eccellenti capacità di scrittura e comunicazione, capacità di lavorare a stretto contatto con altri reparti e di essere in grado di intraprendere il lavoro di progetto. Un po ‘di esperienza finanziaria o contabile di base potrebbe anche essere potenzialmente un vantaggio.

In ruoli di responsabile di ufficio più senior ti verrà richiesto di gestire altre persone con valutazioni, formazione e sviluppo del personale associati. Ti verrebbe richiesto di organizzare riunioni ed eventi, possibilmente anche di presiedere riunioni, manterresti uffici e strutture e intraprenderai lavori politici come salute e sicurezza e protezione dei dati, ed eventualmente intraprenderai ricerche e gestione di progetti.

L’esperienza nella gestione di eventi e persone, in particolare, offrirebbe ai candidati un netto vantaggio quando pensano alla loro prossima mossa di carriera.

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Quali sono le responsabilità di un responsabile dell’ufficio?

Come accennato in precedenza, un elenco delle responsabilità del responsabile dell’ufficio varierà in base alle dimensioni dell’azienda in cui lavori e al grado di alto livello del tuo ruolo. Tuttavia, le funzioni e i doveri del lavoro che spesso emergono possono includere:

Diario e gestione dei viaggi per un CEO o un team di gestione dell’azienda
Doveri della reception: risposta a chiamate, e-mail e lettere.
Compiti di segreteria a tutto tondo.
Essere il punto di contatto per i fornitori e garantire il rifornimento di forniture e risorse per ufficio.
Mantenere le politiche dell’ufficio e gestire le procedure di salute e sicurezza.
Tenere registri delle spese d’ufficio.
Responsabilità dei dati, incluso GDPR.
Organizzazione di riunioni, conferenze ed eventi.
Ricerca e scrittura di rapporti e lavoro di progetto.
Assistenza nelle valutazioni e formazione delle risorse umane e del personale associato.
Gestione delle persone.
Essere in grado di lavorare con tutto ciò che è necessario per mantenere l’ufficio senza intoppi!

Perché dovrei diventare un responsabile di ufficio?

Non c’è dubbio che essere un manager di ufficio significa dover pensare con calma, lavorare con scadenze a volte molto strette e destreggiarsi tra molti compiti importanti in qualsiasi momento, ma la varietà che offre il lavoro fa parte della sua attrazione. Inoltre, c’è una grande soddisfazione lavorativa nel sapere che un’azienda letteralmente non può funzionare senza le tue competenze.

Il responsabile dell’ufficio Andrea Hicks Morgan, che ora lavora come assistente esecutivo virtuale, ha ricoperto il ruolo in varie società prestigiose, tra cui Harrods e Shepperton Film Studios. “Essere un responsabile di ufficio implica assumere la proprietà della gestione di un ufficio e di tutto ciò che è associato ad esso”, afferma. “Stai assicurando che l’ufficio abbia tutto ciò di cui il personale ha bisogno per svolgere i propri ruoli in modo efficiente su base quotidiana. Sei la persona di riferimento per qualsiasi problema e per tutte le comunicazioni.

“Se ti piace aiutare e supportare le persone e svolgere i compiti in modo efficiente, amerai questo ruolo. Mi piaceva l’interazione con le persone e il fatto che ogni giorno sia diverso. Le persone ti usano come un ‘punto centrale’, quindi devi essere altamente personalizzabile e in grado di fornire una rapida svolta sui lavori.

“Essere un responsabile di ufficio può essere un buon trampolino di lancio per altri ruoli in quanto sei un punto di contatto centrale per molti membri del personale e per la natura del lavoro puoi vedere e ascoltare molto di quello che sta succedendo all’interno dell’azienda.”

I manager degli uffici devono spesso assumersi responsabilità per aree come risorse umane, buste paga e persino marketing e social media, soprattutto se hanno sede all’interno di una piccola azienda. Questo è un ottimo modo per migliorare le tue capacità in termini di guardare avanti alle opportunità per far progredire la tua carriera.

Nelle società più grandi ci si aspetta quasi certamente che i manager degli uffici gestiscano altri, o anche altri team, oltre che potenzialmente responsabili dello sviluppo e della formazione del personale. Questa esperienza di gestione può rivelarsi preziosa quando si tratta del tuo sviluppo professionale.

In termini di stipendio, la retribuzione per i ruoli di office manager può essere altamente competitiva, in particolare a Londra. Per gli stipendi iniziali ti aspetteresti di ricevere tra £ 18.000 e £ 30.000, aumentando fino a circa £ 50.000 per ruoli in cui è richiesta più esperienza.

Per maggiori informazioni leggi la sezione A quali ruoli posso essere promosso dopo essere stato un responsabile di ufficio?

Qual è la parte migliore dell’essere un manager d’ufficio?

Essere un responsabile di ufficio può significare molte cose diverse per molte persone diverse, soprattutto considerando la varietà di compiti e responsabilità che il lavoro richiede, ma c’è una domanda crescente per questi ruoli. “In qualità di responsabile dell’ufficio devi supervisionare molti compiti diversi, ma può essere affascinante lavorare a stretto contatto con un CEO dell’azienda”, afferma Jenelle Clifford di Love Success.

“I ruoli di responsabile dell’ufficio possono portare a una fantastica esperienza di gestione degli eventi e viaggi internazionali, e anche la paga e le condizioni possono essere eccellenti. In Love Success abbiamo a che fare con molti individui con un patrimonio netto elevato e, in termini di stipendio, i ruoli possono davvero aumentare di retribuzione se si parla di un livello più alto di assistenza a un CEO. Di recente abbiamo inserito un responsabile di ufficio con uno stipendio di £ 80.000 “.

L’esperto responsabile dell’ufficio Andrea Hicks Morgan dice che può essere un lavoro estremamente soddisfacente. “È un ruolo gratificante quando hai giornate impegnative e aiuti le persone intorno a te a svolgere i loro ruoli in modo efficiente. In gran parte si tratta di sottrarre compiti agli altri in modo che possano uscire e portare avanti l’attività.

“C’è un sacco di diario e gestione dei viaggi coinvolti e devi essere sempre un passo avanti.”

Joy Bunting ha lavorato negli ultimi 20 anni come responsabile dell’ufficio presso una piccola società di editoria a conduzione familiare. “Amo la varietà del lavoro”, spiega. “Ricevo grandi soddisfazioni alla fine della giornata quando ho terminato i compiti che mi ero prefissato. Mi piace anche mettere i denti in un problema e risolverlo, ad esempio, trovando un pagamento che è stato perso da qualche parte nel sistema. Le persone spesso mi chiamano a casa quando non sono al lavoro, ma fa parte del lavoro per una piccola azienda e non mi dispiace affatto “.

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Salario del responsabile dell’ufficio

Lo stipendio di un manager d’ufficio dipenderà molto dalle dimensioni dell’azienda che ti assume, dal livello di anzianità ed esperienza richiesta per il ruolo e potenzialmente dove si trova il lavoro – gli stipendi a Londra possono essere particolarmente competitivi, per esempio. Per questo motivo è anche difficile valutare un potenziale salario medio per un responsabile di ufficio.

“Qualsiasi organizzazione può richiedere un responsabile dell’ufficio: di recente ho parlato con quello dello zoo di Chester”, afferma Andrew Jardine di IAM. “Gli stipendi iniziali tendono da £ 18.000 a £ 30.000, aumentando in media a £ 50.000 per un responsabile di ufficio più esperto.”

L’agenzia di reclutamento specializzata Love Success ha attualmente 15.000 candidati come manager di ufficio nei suoi libri e occupa regolarmente ruoli che coprono una vasta gamma di settori, dai marchi di moda globali alla finanza e alle banche, ai lavori nel settore pubblico e nell’istruzione.

Jenelle Clifford di Love Success, afferma: “Molti ruoli di manager di ufficio di Love Success hanno stipendi compresi tra £ 35.000 e £ 45.000, con un lotto che si aggira intorno a £ 40.000”.

Rosie Keighley di Secs in the City, aggiunge: “I candidati possono essere scioccati in senso positivo da alcuni stipendi. Non si può sottovalutare l’importanza di un tale ruolo di gestione amministrativa “.

Sfoglia la bacheca dei lavori di Totaljobs per avere un’idea migliore della gamma di opportunità e stipendi disponibili. Inoltre, puoi anche consultare lo strumento di verifica salariale totaljobs per scoprire lo stipendio medio di un manager d’ufficio nel Regno Unito .

Dove lavorano i responsabili degli uffici?

“In qualsiasi settore, una volta che la tua azienda raggiunge una certa dimensione, ha senso assumere un responsabile dell’ufficio”, afferma Andrew Jardine, dello IAM. “Ma le variazioni nel lavoro hanno a che fare con le dimensioni di un’azienda, non con il settore in cui lavori”.

Molto semplicemente, qualsiasi tipo di azienda, organizzazione, istituzione o ente di beneficenza impiegherà un responsabile dell’ufficio e la domanda per i ruoli in qualsiasi settore è decisamente in crescita. “Abbiamo gestito i PA of the Year Awards negli ultimi otto anni e ora stiamo lanciando una categoria di office manager esclusivamente a causa di questa domanda”, rivela Rosie Keighley, di Secs in the City. “I responsabili degli uffici lavorano in un numero enorme di settori, anche se i ruoli saranno più numerosi a Londra e in altre località della città.

“Al momento abbiamo più di 100 ruoli di office manager sul nostro sito e sono distribuiti tra produzione, moda, medicina e sanità, università, editoria, proprietà, tecnologia, media, vendite, banche e finanza. E questo non è un elenco esaustivo di settori in alcun modo. “

Un ruolo di responsabile di ufficio sarà per sua natura tutto o principalmente basato sull’ufficio e i lavori possono essere temporanei o permanenti. Le organizzazioni spesso reclutano tramite un’agenzia di office manager specializzata o reclutano all’interno dell’azienda, soprattutto se si tratta di una grande azienda aziendale. Una società più piccola potrebbe essere più propensa a pubblicizzare un ruolo a livello locale.

Lavori di responsabile dell’ufficio

I lavori di gestione degli uffici possono essere trovati praticamente in ogni industria britannica e nelle aree sia rurali che urbane, sebbene siano molto più abbondanti nelle località cittadine, in particolare a Londra .

Come spiegato in precedenza, i compiti e le responsabilità di un particolare ruolo di responsabile dell’ufficio variano da azienda a azienda a causa delle dimensioni e dell’ambito dell’attività, del livello di esperienza richiesto e delle dimensioni del team di supporto alla gestione dell’ufficio che gestisci. Ciò che tutti i ruoli di responsabile dell’ufficio hanno in comune è la necessità di essere ricoperti da un individuo altamente organizzato con eccellenti capacità comunicative e interpersonali e la volontà di fare tutto ciò che è necessario per portare a termine il lavoro.

“I manager degli uffici devono essere altamente organizzati giorno per giorno”, afferma Jenelle Clifford di Love Success. “Devono completare le attività in un breve lasso di tempo. Inoltre c’è anche un elemento personale cruciale nel ruolo: potresti passare dall’organizzazione del lavaggio a secco per il CEO alla discussione delle proiezioni finanziarie.

“Un responsabile dell’ufficio è spesso la prima persona in ufficio, ha il caffè in attesa e fornisce un servizio di supporto completo a tutti gli altri.”

Continua a leggere per saperne di più sui lavori di gestione dell’ufficio più comuni.

Responsabile dell’ufficio scolastico

Cosa fa un dirigente scolastico?

Un dirigente scolastico lavorerà generalmente all’interno di un piccolo gruppo di persone e fornirà supporto integrale al capo, al personale docente e di supporto.

I doveri e le responsabilità che possono essere specifici per questo ruolo includeranno trattare con genitori e tutori, lavorare a stretto contatto con bambini di tutte le età e con alcuni che potrebbero avere bisogni aggiuntivi e richiedere supporto extra. Il ruolo richiederà sicuramente eccellenti capacità di segreteria, risposta a chiamate, e-mail e lettere, gestione del diario per il team di gestione della scuola e potrebbe anche essere richiesto di tenere registri delle spese di ufficio e scolastiche, gestire le procedure di salute e sicurezza tra cui l’organizzazione di esercitazioni antincendio e scrivere rapporti .

Lavorare come dirigente scolastico richiederà anche che tu svolga il tuo ruolo con grande attenzione ai dettagli, che sia affidabile e abbia discrezione, soprattutto perché potresti gestire informazioni sensibili e riservate sui bambini.

Per avere un’idea migliore di ciò che i datori di lavoro in quest’area stanno cercando, controlla gli attuali annunci di lavoro per dirigente scolastico su Totaljobs.

Stipendio del dirigente scolastico

Lo stipendio iniziale per un dirigente scolastico potrebbe variare da £ 18.000 a £ 30.000, ma sarà probabilmente all’estremità inferiore della scala.

Responsabile del front office

Cosa fa un manager di front office?

Un manager di front office è il “volto” di un’azienda, indipendentemente dalle dimensioni o dal tipo di azienda. In quanto tale, questo ruolo potrebbe coincidere molto con un ruolo di receptionist e quasi certamente risponderesti a chiamate, e-mail e lettere.

Avresti bisogno di buone capacità di segreteria e informatica, eccellenti capacità comunicative e interpersonali, essere in grado di lavorare a stretto contatto con una vasta gamma di persone e reparti diversi e in grado di destreggiarsi tra una varietà di compiti in qualsiasi momento, spesso lavorando con scadenze ravvicinate. Sarà essenziale essere altamente organizzati e lavorare in modo strutturato: devi essere imperturbabile!

“In un ambiente aziendale, un ruolo come questo sarebbe più rivolto al cliente e un candidato dovrebbe vestirsi di conseguenza”, afferma Secs in Rosie Keighley della City.

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Salario del front office manager

Uno stipendio iniziale per un manager di front office sarà in linea con altri ruoli di manager di ufficio, da £ 18.000 a £ 30.000, ma potrebbe essere superiore se il ruolo ha sede a Londra o in altre città e se richiede un livello di anzianità e Esperienza.

Responsabile dell’ufficio del sito

Cosa fa un responsabile dell’ufficio del sito?

Un ruolo di responsabile dell’ufficio del sito avrà molte aree di somiglianza e sovrapposizione con altri ruoli di responsabile dell’ufficio, in quanto quasi certamente richiederà buone capacità di segreteria e IT, grandi capacità organizzative e interpersonali e una capacità di multitasking e lavorare a scadenze di progetto strette.

Probabilmente ci sarà una maggiore necessità in questo tipo di ruolo per gestire le strutture e mantenere l’accesso a uffici, edifici, siti ecc. Potrebbe essere necessario intraprendere più lavoro finanziario o di budget e sarà necessario mantenere elenchi di contatti a cui le persone hanno bisogno di accedere a, a volte in un attimo. Essere un punto di contatto centrale per tutti coloro che sono coinvolti in un progetto è fondamentale per questo ruolo.

“Devi essere duro e resistente in questo tipo di ruolo”, dice Secs in Rosie Keighley della City. “Non ti dispiacerà intrufolarti. Spesso i compiti del responsabile dell’ufficio non sono affascinanti e devi essere altamente organizzato, una persona socievole, in grado di dare priorità e portare a termine le cose e, soprattutto, affrontare i problemi con un sorriso sul tuo viso!”

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Stipendio del responsabile dell’ufficio del sito

Uno stipendio iniziale per un responsabile dell’ufficio del sito sarà probabilmente in linea con quello dei responsabili dell’ufficio in una serie di settori, da £ 18.000 a £ 30.000, ma aumenterà con le dimensioni e l’ubicazione di un’azienda e l’anzianità di un ruolo.

Responsabile ufficio vendite

Cosa fa un responsabile dell’ufficio vendite?

Un responsabile dell’ufficio vendite avrà molti compiti e responsabilità in comune con altri lavori di responsabile dell’ufficio. Buone capacità di segreteria e informatica, ottime capacità di comunicazione e interpersonale, capacità di lavorare con persone di tutti i reparti all’interno di un’azienda, una visione positiva, una capacità di lavorare bene sotto pressione e con vincoli di tempo, solo per citarne alcuni.

In qualità di responsabile dell’ufficio vendite potresti molto probabilmente avere una maggiore sovrapposizione con il lato finanziario delle cose, quindi l’esperienza di contabilità di base o di gestione del budget potrebbe offrire un vantaggio.

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Salario del responsabile dell’ufficio vendite

Lo stipendio iniziale per un ruolo di responsabile dell’ufficio vendite rispecchierà probabilmente quello dei dirigenti d’ufficio in generale, ovvero da £ 18.000 a £ 30.000, aumentando se il ruolo richiede un certo livello di esperienza o anzianità e, in una certa misura, in base alle dimensioni dell’azienda e Dove si trova.

Per saperne di più sullo stipendio medio del responsabile dell’ufficio vendite nel Regno Unito , utilizza Totaljobs Salary Checker.

Responsabile dell’ufficio risorse umane

Cosa fa un responsabile dell’ufficio risorse umane?

Un responsabile dell’ufficio delle risorse umane avrà di nuovo molte aree di sovrapposizione con altri ruoli di responsabile dell’ufficio. Questi sono stati elencati in precedenza, ma includono; eccellenti capacità di segreteria e IT, capacità di riunire ruoli di lavoro all’interno di un’azienda, capacità di multitasking e lavorare in modo altamente organizzato e un atteggiamento positivo e imperturbabile.

Nelle piccole aziende è molto comune per un responsabile di ufficio assistere con compiti HR, come la promozione del personale, l’organizzazione di valutazioni e la formazione del personale. Ciò richiede che tu sia in grado di lavorare con discrezione e completa integrità, perché gestirai le informazioni sensibili dei dipendenti e ti occuperai della parte amministrativa delle assunzioni e del licenziamento.

Questo ruolo è fondamentale in termini di miglioramento delle relazioni con i dipendenti e anche della produttività aziendale. Un portavoce del Chartered Institute of Personnel and Development afferma: “Buone ed efficaci capacità di gestione delle persone sono fondamentali per migliorare sia la qualità del lavoro di te stesso e delle persone che ti circondano, sia la produttività dell’azienda per cui lavori. Una strategia per le persone “più ampia” può supportare la crescita e la produttività del business.

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Salario del responsabile dell’ufficio risorse umane

Lo stipendio iniziale per un responsabile dell’ufficio risorse umane sarà in linea con gli altri ruoli di responsabile dell’ufficio, da £ 18.000 a £ 30.000. Ciò aumenterà a seconda dell’ambito e dell’anzianità di un determinato lavoro.

A quali ruoli posso essere promosso dopo essere stato un responsabile di ufficio?

La progressione di carriera di un manager di ufficio può essere ampia e davvero entusiasmante, poiché in un ruolo di manager di ufficio la tua posizione centrale all’interno di un’azienda significa sviluppare una vasta gamma di competenze preziose e trasferibili, nonché un importante senso degli affari.

Il responsabile dell’ufficio esperto, Andrea Hicks Morgan, afferma: “Essere un responsabile dell’ufficio può essere un ottimo modo per passare ad altri ruoli. Interagisci quotidianamente con molte persone diverse e spesso gli altri dipendenti ti vedono come una sorta di cassa di risonanza per le cose che accadono all’interno dell’azienda. Nei miei ruoli ho sempre sviluppato una vasta gamma di contatti utili sia interni che esterni. “

L’avanzamento e la promozione di carriera comuni da un ruolo di manager di ufficio potrebbero coinvolgere la gestione del team o un ruolo all’interno di un’azienda più grande. “Spesso vediamo clienti che studiano ulteriormente e poi assumono ruoli più complessi con salari più alti”, afferma Jenelle Clifford di Love Success.

“I candidati tendono a far crescere la loro carriera attraverso la gestione delle persone”, aggiunge Secs in Rosie Keighley della città. “È più probabile che ci sia spazio per questo in ruoli urbani dove ci saranno maggiori opportunità di gestire i team”.

Per maggiori informazioni leggi la sezione Percorsi di carriera di Office manager che segue.

Percorsi di carriera di Office manager

Assistente ufficio > Office manager > office manager senior > Capo del team di gestione dell’ufficio
Assistenza segreteria > Office manager > Manager Office Specialist, per esempio in HR

Come diventare un office manager?

Non esiste un “ processo standard ” quando si fa domanda per un ruolo di responsabile dell’ufficio, poiché diversi potenziali datori di lavoro possono avere requisiti di intervista diversi, come alcuni che richiedono che tu completi un’attività di prova, come forse la compilazione di un ipotetico piano aziendale o di un compito di brainstorming.

In termini di ricerca di lavoro, potresti vederne uno pubblicizzato a livello locale se si tratta forse di un ruolo di responsabile di ufficio con una piccola impresa, mentre altre società più grandi o più aziendali potrebbero utilizzare i servizi di un’agenzia di reclutamento specializzata.

Come discusso in precedenza, è necessario un ampio set di competenze per essere in grado di lavorare in modo efficace come direttore d’ufficio, ei datori di lavoro probabilmente cercheranno almeno un paio di anni di esperienza nel campo, o potenzialmente fino a cinque anni per un più anziano ruolo. Non ci sono requisiti educativi fissi in quanto tali, anche se una laurea può essere un vantaggio, ma l’esperienza di ufficio e amministrazione pertinente e la capacità di dimostrare di avere le qualità personali desiderate in questo ruolo sono molto importanti. Per ulteriori informazioni, consulta la sezione Come posso ottenere esperienza nella gestione dell’ufficio? sezione.

“Adattare il tuo CV per ogni ruolo lo farà risaltare”, consiglia Andrew Jardine di IAM. “Leggi attentamente l’annuncio di lavoro e poi rifletti la lingua e le parole chiave che hanno utilizzato nella tua dichiarazione personale.

“Metti in risalto le tue abilità, rendile più evidenti nel tuo CV. Nel mercato del lavoro odierno le competenze sono molto importanti. Aggiungi anche qualità personali e magari includile in una concisa dichiarazione personale “.

“Dovresti anche essere in grado di fornire esempi di reattività – come hai risolto un problema e hai pensato in piedi per sistemare le cose”, aggiunge Secs in Rosie Keighley del City. “Come hai guidato dal fronte, guidato una squadra, preso l’iniziativa. Essere in grado di mostrare qualsiasi esperienza di pianificazione di eventi, capacità interpersonali e buone capacità di gestione delle persone. Devi dimostrare di essere un comunicatore efficace “.

Jenelle Clifford, di Love Success, afferma: “Assicurati che il tuo CV contenga personalità, sia che venga aggiunta visivamente, in termini di come è scritto o dei tuoi interessi.

“Assicurati di personalizzare un CV per ogni particolare ruolo di responsabile dell’ufficio, come se non passassi questo tempo è molto ovvio per un potenziale datore di lavoro. Non taglieresti e incolleresti semplicemente un titolo di lavoro, dimostrando che stai mettendo impegno nella tua carriera “.

Quali sono le competenze necessarie per essere un office manager?

Le capacità di gestione dell’ufficio sono molto varie, poiché il lavoro ti vedrà affrontare una vasta gamma di attività diverse, potenzialmente nello stesso giorno! Gli esperti del settore affermano che l’elenco delle competenze di office manager inizia tuttavia con l’essere un individuo altamente organizzato che è felice di lavorare in modo strutturato.

Un responsabile di ufficio che ha trovato posizioni tramite un’agenzia di reclutamento specializzata, Love Success, afferma: “Ciò che ti distingue in questo lavoro è essere un passo avanti e anticipare le esigenze. Devi essere un passo avanti al capo, in grado di prevedere i loro punti deboli e spianare la strada. Restare un passo avanti dipende dalla tua capacità di essere un supereroe organizzativo! “

Altre competenze che i reclutatori e i potenziali datori di lavoro stanno cercando includono:

Buone capacità di segreteria.
Esperienza nella gestione del diario.
Eccellenti capacità di comunicazione.
La capacità di multitasking e lavorare bene sotto pressione, oltre a stabilire le proprie scadenze.
Esperienza di base in materia di bilancio / finanza.
Esperienza di base sui social media / marketing.
Esperienza nella gestione delle persone: la capacità di guidare gli altri è essenziale per i ruoli di senior office management.
Un atteggiamento “si può fare” duro e resiliente.
Buone capacità di scrittura.
Capacità di gestione degli eventi.

Quali sono le competenze di office manager più richieste?

Le competenze che la maggior parte dei reclutatori specializzati cerca nei candidati manager di ufficio includono la maggior parte delle precedenti, ma quelle più richieste sono:

Abilità organizzative.
Eccellenti abilità comunicative ed interpersonali.
Un atteggiamento proattivo: un candidato che si limiterà a “farcela” per portare a termine un lavoro.
Esperienza nella gestione del diario.
Un buon senso dell’umorismo e capacità di essere diplomatico: lavorerai con una vasta gamma di personalità!

Di quali qualifiche ho bisogno per essere un office manager?

Non esiste una serie di requisiti specifici quando si tratta di qualifiche di officer di manager, né esiste un corso per manager di ufficio che tutti i candidati dovrebbero frequentare, sebbene l’Istituto di gestione amministrativa offra formazione.

I reclutatori specializzati cercheranno in generale circa due anni di esperienza in ufficio, ma possono richiedere di più se cercano di ricoprire un ruolo di manager di ufficio senior o specializzato. Un diploma universitario può essere desiderato, ma non è un prerequisito per ottenere un lavoro in questo campo.

Jenelle Clifford di Love Success, afferma: “In termini di qualifiche, le richieste sono piuttosto ampie. Non è tipico aver bisogno di una laurea come requisito, ma hai bisogno di un buon GCSES e A-level o una qualifica NVQ. L’esperienza in ufficio è però un must. “

“Una laurea può aiutare”, aggiunge Rosie Keighley di Secs in the City. “Soprattutto se si tratta di un argomento come la gestione aziendale. Ma l’esperienza lavorativa e temporanea può avvantaggiarti, soprattutto se non hai una laurea. Anche l’esperienza di volontariato e l’esperienza orientata al team possono aiutarti a mettere piede nella porta e l’esperienza nella pianificazione di eventi di comunità o di beneficenza “.

“Penso che la mia laurea in economia mi abbia aiutato in qualche modo a fornirmi una conoscenza generale del business e dei suoi elementi”, afferma Andrea Hicks Morgan, responsabile di ufficio esperto. “Anche le competenze e la formazione di segreteria generale possono essere molto utili.”

Cosa rende un buon manager d’ufficio?

Per essere un buon direttore d’ufficio, in particolare se sei il contatto centrale e fondamentale per una piccola impresa o un dirigente d’ufficio in una grande azienda, devi avere una passione per il lavoro e un vero impegno per esso. “Metto il mio lavoro prima di ogni altra cosa, anche leggendo le mie e-mail nei fine settimana”, afferma Joy Bunting, responsabile dell’ufficio. “Ho persino prenotato le mie vacanze intorno al libro paga! Questo è il tipo di lavoro da cui non puoi andartene solo perché sei malato o in vacanza. Nessuno viene pagato se non ci sono e il personale di vendita spesso ha bisogno di informazioni da me. I miei capi spesso mi chiamano quando non sono al lavoro, ma quello è essere un direttore d’ufficio e non mi dispiace affatto “.

Le qualità di un responsabile di ufficio buono ed efficace includono molte che sono già state dettagliate, ma è necessario essere altamente organizzati, in grado di lavorare in modo strutturato, in grado di dare priorità ai compiti, lavorare come parte di un team e di propria iniziativa. Hai bisogno di un atteggiamento resiliente e positivo ed essere in grado di cogliere l’occasione sotto pressione per portare a termine il lavoro.

“Nella mia esperienza, i giorni in cui lavorare come manager di ufficio possono differire enormemente”, afferma Andrea Hicks Morghan, responsabile di ufficio esperto. “Alcuni giorni potresti organizzare una riunione del consiglio, mentre in altri i dirigenti sono fuori dall’ufficio in viaggio e ti occupi di compiti più pratici.

“I miei ruoli hanno coinvolto molta pianificazione di eventi, da piccole cene a grandi conferenze. Devi amare una sfida quando sei un manager di ufficio, perché ti vengono lanciate delle cose e ti ci si aspetta che le porti a termine! “

Caratteristiche di un responsabile di ufficio

Un responsabile dell’ufficio dovrebbe essere;

flessibile nell’approccio al lavoro,
accessibile,
imperturbabile in una crisi,
proattivo e determinato,
un risolutore di problemi,
un buon comunicatore,
fantasioso,
articolare,
dedicato,
diplomatico,
affidabile,
un buon ascoltatore,
conciso,
simpatico,
perspicace,
e altamente organizzato.

Come posso ottenere esperienza nella gestione dell’ufficio?

La formazione e l’esperienza di gestione dell’ufficio possono essere molto utili quando si tratta di candidarsi per un ruolo di responsabile dell’ufficio. I potenziali datori di lavoro spesso cercano un minimo di due anni di esperienza in ufficio nei candidati.

L’esperienza temporanea potrebbe essere molto preziosa, così come l’esperienza di lavoro d’ufficio, per la quale di solito dovresti fare domanda direttamente a un’azienda. Quando richiedi un tirocinio, l’esperienza di volontariato e di squadra potrebbe offrirti un vantaggio. “Questo può aiutarti a mettere piede nella porta, come può sperimentare nella pianificazione di eventi di comunità o di beneficenza”, afferma Rosie Keighley.

“L’esperienza lavorativa sarebbe estremamente utile perché devi sapere se sei tagliato per essere un manager di ufficio!” dice Andrea Hicks Morgan.

“Devi avere a che fare con una miriade di personaggi e stili diversi e per alcuni può essere un po ‘uno shock. Devi adattarti ai diversi stili di gestione: ho lavorato in aziende in cui ho avuto un nuovo capo ogni sei mesi e devi essere molto intuitivo per avere successo come manager di ufficio “.

Riepilogo della descrizione del lavoro del responsabile dell’ufficio

Se fai domanda per un ruolo di responsabile dell’ufficio, assicurati che le competenze chiave, come l’abilità organizzativa e le capacità di comunicazione, siano evidenziate nel tuo CV o domanda.
Quando si considera un ruolo di responsabile dell’ufficio, si consideri la lingua utilizzata da un potenziale datore di lavoro e si comunichi nella propria domanda.
Personalizza il tuo CV per ogni lavoro: ne vale la pena!
Assicurati di aver elencato la tua esperienza in ufficio: di solito sono desiderabili circa due anni.
Fornisci esempi pratici di come hai risolto un problema, hai affrontato una sfida nel lavoro o pianificato un grande evento.
Dovrai essere accessibile, ottimista e imperturbabile per lavorare come un manager d’ufficio efficiente.
Una laurea in una materia come il business può essere desiderabile, ma non è essenziale.
Sono molto importanti le buone capacità di segreteria e l’esperienza nella gestione dell’agenda.
L’esperienza di cose “extra” come la contabilità di base e il marketing può essere un vero vantaggio quando si fa domanda per un lavoro.
Tieni presente che nei ruoli di manager d’ufficio in piccole imprese è molto probabile che le tue mansioni possano sovrapporsi ad aree come risorse umane, finanza, marketing e IT. Preparati al multitasking!