Contabilità fornitori e conto economico: definizioni e come differiscono

Se sei interessato a perseguire una carriera come specialista della contabilità fornitori, conoscere la differenza tra bilanci e conti economici è essenziale. Mentre i conti da pagare potrebbero sembrare semplici all’inizio, possono rivelare le attuali condizioni finanziarie di un’azienda e aiutarti a individuare la giusta quantità di fondi per rimborsare i debiti. Se sei nuovo nel campo, capire come i conti passivi si inseriscono in un bilancio e si riferiscono a un conto economico può aiutarti a distinguerti dagli altri candidati.

In questo articolo definiamo i conti fornitori e i conti economici, esploriamo le differenze tra spese e conti passivi e forniamo uno scenario di esempio su come i conti da pagare si inseriscono in un bilancio.

Che cos’è la contabilità fornitori?

La contabilità fornitori è un record che un’azienda conserva per quanto riguarda il debito a breve termine. Gli specialisti della contabilità fornitori mantengono questo record e ne forniscono parti su richiesta dell’azienda. Può visualizzare gli attuali obblighi finanziari dell’azienda e contribuire a migliorare i piani dei leader aziendali per il rimborso del debito.

La contabilità fornitori in genere include:

Capitale che un’azienda si è impegnata a pagare per beni e servizi che ha già ricevuto
Debiti a breve termine che la società ha maturato per beni e servizi acquistati a credito
Tasse dovute dall’azienda

Cos’è un bilancio?

Un bilancio è un record delle attività, delle passività di una società e di quanto capitale gli azionisti hanno investito in un momento specifico. Dirigenti, analisti finanziari e investitori utilizzano il bilancio come strumento per rivelare l’attuale benessere finanziario dell’azienda. Queste informazioni possono aiutarli a determinare il patrimonio netto dell’organizzazione e capire definitivamente se sono disponibili capitale e attività a breve termine sufficienti per soddisfare le loro esigenze finanziarie.

Cosa include un bilancio?

Un bilancio comprende in genere due sezioni principali: attività e passività. Puoi trovare i conti da pagare nella sezione passività. A seconda delle dimensioni e dell’ambito della società, un bilancio può includere più o meno dettagli. Spesso coprono le seguenti attività:

Contante: Questa attività a breve termine è il capitale liquido che una società ha a disposizione.
Contabilità: Questa attività a breve termine include i fondi che una società è dovuta ma non ha ancora ricevuto.
Spese prepagate: Si tratta di beni o servizi che le aziende pagano in anticipo per ricevere benefici futuri a lungo termine, come l’assicurazione.
Inventario: Questo è il valore corrente di tutte le azioni di una società.
Immobili, impianti e macchinari: Questa risorsa a lungo termine include le forniture, le strutture, gli strumenti e le macchine che un’azienda possiede.

Quando una società ne acquista un’altra, la sezione delle attività può anche includere una voce chiamata avviamento, che si riferisce al prezzo di acquisto meno il valore di mercato delle attività e delle passività della società acquisita. La buona volontà spesso comprende la proprietà intellettuale, il riconoscimento del marchio e i segreti del settore.

Lo stato patrimoniale include in genere anche le seguenti passività:

Contabilità fornitori: Questo obbligo a breve termine è un record di debiti e fatture in corso che l’azienda deve pagare.
Salari da pagare: Questa responsabilità a breve termine copre i salari imminenti che l’azienda prevede di pagare ai propri dipendenti.
Prestiti e altri debiti: Questo obbligo a lungo termine include il capitale che una società deve a una banca o altra istituzione per rimborsare i prestiti.
Spese maturate: Si tratta di fondi che l’organizzazione deve ai fornitori a breve termine per prodotti o servizi che hanno già ricevuto.
Entrate non guadagnate: Si tratta di capitale a breve termine che un’azienda guadagna prima che un servizio o un prodotto sia stato consegnato, noto anche come pagamento anticipato.

I bilanci sono uguali ai conti economici?

Gli stati patrimoniali e i conti economici coprono aspetti distinti della situazione finanziaria di un’azienda. Tuttavia, i leader aziendali possono combinare le conoscenze acquisite da entrambi i rapporti per informare le loro decisioni finanziarie.

Le aziende in genere mantengono tre record finanziari:

Lo stato patrimoniale, che copre le attività e le obbligazioni a breve termine
Il rendiconto finanziario, che include la liquidità che un’azienda realizza attraverso operazioni quotidiane, investimenti e finanziamenti
Il conto economico, che comprende i ricavi, le spese, gli utili e le perdite complessivi di una società

Cos’è un conto economico?

Un conto economico mostra l’utile netto, i margini di profitto, le spese e le posizioni di investimento di un’azienda in ogni trimestre dell’anno fiscale. La Securities and Exchange Commission (SEC) degli Stati Uniti richiede in genere alle società di presentare un conto economico come parte di un regolare rapporto sulle prestazioni. Le società possono anche utilizzare i conti economici per aiutarli a presentare le imposte.

All’interno di un’azienda, la cifra netta finale del conto economico annuale può essere parte integrante dei pianificatori finanziari che hanno bisogno di elaborare strategie per il prossimo anno fiscale perché li aiuta a trovare modi per ridurre al minimo le spese e aumentare i profitti. Gli azionisti di controllo spesso decidono anche se continuare a investire in una società in base ai dati del conto economico annuale.

Le organizzazioni in genere utilizzano i conti economici per monitorare la loro salute finanziaria. Cambiamenti drammatici nei conti economici possono essere un segnale utile per il team finanziario e contabile di un’azienda che è tempo di apportare modifiche, come tagliare il budget, cambiare fornitori o rivedere i prezzi dei prodotti.

Cosa include un conto economico?

Mentre il formato può variare in base alle normative locali e alla scala dell’azienda, i conti economici includono regolarmente quanto segue:

Ricavo

Le entrate spesso coprono:

Entrate primarie: Conosciuto anche come entrate operative, le aziende in genere guadagnano questo tipo di entrate attraverso le loro operazioni primarie. Ad esempio, se un’azienda vende cappelli, le entrate operative sono il capitale guadagnato attraverso la vendita di cappelli.
Entrate secondarie: Questo tipo di entrate proviene da attività commerciali non direttamente associate alle operazioni quotidiane. Ad esempio, se un’azienda conserva fondi in un conto bancario che guadagna interessi, è considerata un reddito non operativo.

Spese

Le spese in genere comprendono:

Spese per attività primaria: Quando un’azienda spende denaro per guadagnare le sue entrate primarie, si chiama spese di attività primaria. Ciò può includere gli stipendi dei dipendenti, le commissioni di vendita e le spese di affitto degli edifici.
Spese per attività secondaria: Questo tipo di spesa è correlata alle operazioni secondarie. Ad esempio, se una società paga interessi su un prestito, viene registrato come spesa per attività secondaria.

Guadagni

Le aziende a volte si riferiscono ai guadagni come altri redditi. I guadagni spesso includono la liquidità netta guadagnata quando una società vende un’attività a lungo termine, come ad esempio:

Beni immobili
Veicoli
Terra
Società controllate

Perdite

Le perdite possono anche derivare dalla vendita di attività a lungo termine o da spese impreviste, che possono includere:

Immobili, veicoli, terreni o aziende che si sono deprezzati a un prezzo inferiore al prezzo di acquisto
Prodotti restituiti o servizi rimborsati
Spese legali

Contabilità fornitori vs. spese

La principale differenza pratica tra i conti da pagare e le spese è dove appaiono nei rendiconti finanziari di una società. I conti da pagare si trovano nello stato patrimoniale e le spese sono registrate nel conto economico.

Mentre i conti da pagare possono sembrare simili a una spesa all’inizio, ecco come differiscono:

Scopo: Le spese includono i costi per tutte le operazioni aziendali primarie e secondarie, mentre la contabilità fornitori si concentra sugli obblighi che la società ha assunto nei confronti di debitori, fornitori, venditori e creditori. Ad esempio, quando un’azienda stipula un prestito, i conti da pagare spesso registrano il capitale iniziale, mentre le spese includono eventuali interessi sostenuti.
Periodo di tempo: I conti da pagare si concentrano generalmente sulle passività a breve termine, mentre le spese possono includere i costi operativi per un intero anno fiscale.
Destinatario: I conti da pagare sono un record di fondi che l’azienda prevede di pagare ad altre società, banche e altri debitori, mentre le spese coprono i costi essenziali per le operazioni, come i salari interni e le bollette.

In che modo la contabilità fornitori influisce sul conto economico?

Gli specialisti della contabilità fornitori forniscono alle organizzazioni informazioni finanziarie autorevoli e aggiornate che mostrano l’attuale stato di salute finanziaria dell’azienda, che può influenzare le decisioni che i pianificatori finanziari prendono sulle spese dell’azienda. Comprendere i prossimi obblighi e debiti della società nel rimborso può aiutare gli strateghi a porre domande informate nel tentativo di influenzare positivamente il conto economico netto della società. Queste domande possono includere:

La società ha bisogno di vendere attività a lungo termine per rendere disponibile il capitale per il rimborso del debito?
Una parte delle nostre entrate secondarie può essere utilizzata per rimborsare i creditori?
L’azienda può trovare un nuovo fornitore più economico per ridurre le fatture a breve termine e aumentare i margini di profitto sui prodotti?

Esempio di conti da pagare in un bilancio

Ecco una situazione di esempio che mostra come registrare i conti da pagare in un bilancio:

Deanna è una specialista della contabilità fornitori che lavora in una società chiamata Washington Toys. Uno dei prodotti che l’azienda produce sono i blocchi di legno. Durante il primo trimestre, Washington Toys stipula un prestito a breve termine per $ 10.000 per acquistare legno di pino da un fornitore. Deanna aggiunge immediatamente $ 10.000 alla sezione dei conti da pagare del bilancio.

Nel secondo trimestre, Deanna controlla il prestito. Ha guadagnato circa $ 100 in interessi, il che significa che l’importo che la società deve ora è di $ 10.100. Deanna fa sapere al team finanziario e registra l’interesse nella sezione delle spese del conto economico trimestrale. Washington Toys paga $ 2.000 per il prestito e Deanna registra $ 8.000 nella sezione dei conti da pagare del bilancio.

Entro il quarto trimestre, la società ha rimborsato l’intero importo del prestito, compresi gli interessi. Deanna non ha più bisogno di tracciare il prestito in bilancio e il team finanziario non ha bisogno di registrare gli interessi maturati sul conto economico. Ora l’azienda ha più capitale disponibile per le operazioni quotidiane, i salari e gli investimenti dei dipendenti.