Gli addetti alla reception e gli assistenti amministrativi lavorano in quasi tutti i settori ed entrambi forniscono supporto in ufficio ai loro datori di lavoro. Mentre i due ruoli hanno alcune responsabilità sovrapposte, il lavoro quotidiano di un receptionist e di un assistente amministrativo varia. In questo articolo, esploriamo cos’è un assistente amministrativo rispetto a un receptionist, le mansioni lavorative di ciascuno e le competenze necessarie per aiutarti a sapere quale ruolo è giusto per te.
Cos’è un receptionist?
Un addetto alla reception accoglie e accoglie i clienti, risponde ai telefoni e fa sentire i clienti a proprio agio quando chiamano o entrano in un ufficio, in un’azienda o in un altro stabilimento. Alcuni considerano gli addetti alla reception il volto di un’azienda, dato quanto interagiscono con il pubblico, e le grandi capacità di servizio al cliente si prestano bene a questo ruolo.
Un addetto alla reception gestisce anche altre attività di ufficio leggere, come la pianificazione degli appuntamenti, lo smistamento della posta e la stampa o l’invio di fax di documenti. Essere un receptionist richiede un diploma di scuola superiore (o equivalente) e competenza con i programmi informatici di base. Secondo il Bureau of Labor Statistics, gli addetti alla reception guadagnano una mediana salario orario di $ 14,49 o $ 30.050 all’anno.
È possibile assumere come receptionist e passare a un ruolo di assistente amministrativo, soprattutto per coloro che amano l’ambiente d’ufficio e mostrano motivazione, iniziativa, lavoro di squadra e apprendimento continuo.
Cos’è un assistente amministrativo?
Gli assistenti amministrativi lavorano a stretto contatto con manager e colleghi, fornendo supporto per garantire l’efficienza sul posto di lavoro e coordinare i compiti amministrativi quotidiani di un’organizzazione. Il loro ruolo può incorporare anche le responsabilità di un receptionist, anche se gli assistenti amministrativi hanno spesso una posizione di leadership in ufficio con compiti più dettagliati, tra cui:
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Organizzazione degli orari
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Prenotazione organizzazione viaggi
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Creazione di agende per riunioni e conferenze
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Prendere verbali delle riunioni o trascrivere telefonate
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Redazione di promemoria e corrispondenza aziendale
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Coordinamento tra reparti, leader o fornitori esterni
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Ottenere attrezzature e altri materiali per il nuovo personale
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Ordinazione e stoccaggio di forniture per ufficio
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Sviluppo di fogli di calcolo
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Gestione delle note spese
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Supervisione del budget di un reparto
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Pianificazione di uscite in team o attività di coinvolgimento
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Migliorare il processo amministrativo
Gli assistenti amministrativi hanno spesso campi specializzati che richiedono formazione, istruzione o esperienza nel settore. Ad esempio, gli assistenti amministrativi medici lavorano con i pagamenti assicurativi, la codifica medica o la gestione delle cartelle cliniche. Gli assistenti amministrativi in campo legale gestiscono la ricerca e la preparazione dei documenti, oltre a comunicare con consulenti, clienti e personale giudiziario.
Gli assistenti amministrativi guadagnano uno stipendio annuale medio di $ 39.850, o $ 19,16 all’ora, secondo il Bureau of Labor Statistics. Gli assistenti amministrativi esecutivi che lavorano per i dirigenti aziendali spesso nella C-suite possono vedere uno stipendio più alto, basato su più anni di esperienza lavorativa.
Assistente amministrativo vs receptionist: differenze chiave
Mentre i due lavori sono simili, ci sono differenze chiave tra un assistente amministrativo e un receptionist, tra cui:
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Quantità di responsabilità. Gli assistenti amministrativi hanno più compiti e compiti avanzati rispetto agli addetti alla reception, molti dei quali sono lavori dietro le quinte per supportare il resto del personale. Gli addetti alla reception spesso soggiornano in un posto durante la giornata lavorativa con un lavoro d’ufficio leggero.
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Stipendi e livello di istruzione. Gli assistenti amministrativi guadagnano più soldi perché hanno più responsabilità e il loro ruolo richiede livelli più elevati di istruzione o esperienza. Essere un receptionist richiede solo un diploma di scuola superiore o equivalente.
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Competenze informatiche e tecnologiche. Un assistente amministrativo dovrebbe conoscere vari strumenti di gestione di progetti e attività, programmi software e tecnologie specializzate specifiche per il campo o l’azienda. Un addetto alla reception richiede competenze informatiche e tecnologiche di base.
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Orari di lavoro. Entrambi i ruoli possono essere part-time o full-time, anche se gli assistenti amministrativi spesso lavorano durante il normale orario di lavoro. Gli addetti alla reception possono lavorare la mattina presto, a tarda notte o un turno di notte per salutare e assistere i clienti.
Competenze per assistenti amministrativi e receptionist
Sia gli addetti alla reception che gli assistenti amministrativi sono essenziali per qualsiasi azienda e condividono molte delle stesse competenze. Ecco un elenco di competenze richieste da entrambe le posizioni, anche se utilizzate in modi diversi:
Abilità interpersonali e comunicative
Come receptionist, la tua giornata prevede di parlare con gli altri, di persona o al telefono. Forti capacità di comunicazione verbale e ascolto ti aiuteranno a fornire istruzioni e ricevere informazioni. Come assistente amministrativo, una buona grammatica e abilità verbali e scritte ti aiuteranno a trasmettere messaggi all’interno del tuo dipartimento, redigere documenti o imparare e condividere informazioni in modo efficace.
Competenze del servizio clienti
Sviluppare tratti e pratiche per aiutarti a dare un’esperienza positiva, fornire ospitalità e soddisfare le esigenze dei clienti si presta bene al ruolo di un receptionist e aiuta a garantire che la tua azienda sia ben voluta e rispettata. Come assistente amministrativo, le competenze del servizio clienti ruotano attorno ai clienti interni, ovvero colleghi, manager e altri colleghi.
Organizzazione e multitasking
Essere organizzati come assistente amministrativo o receptionist è un must e probabilmente eseguirai più attività contemporaneamente in un ambiente d’ufficio. Dal salutare i clienti durante una telefonata, al tirare su calendari e piani di viaggio programmati durante una riunione di lavoro, la tua capacità di gestire bene una varietà di attività è importante.
Competenze informatiche
Sia gli addetti alla reception che gli assistenti amministrativi hanno bisogno di forti competenze informatiche, poiché gran parte del loro lavoro si basa sulla tecnologia. Un assistente amministrativo probabilmente ha più competenze informatiche e ha familiarità con molti programmi software o piattaforme specifiche che il datore di lavoro può utilizzare. Dovresti continuare a imparare nuove tecnologie e migliorare le tue competenze informatiche per rimanere competitivo, che tu sia un receptionist o un assistente amministrativo.
Indipendenza
Lavorare in modo indipendente è importante sia per un receptionist che per un assistente amministrativo. La possibilità di prendere l’iniziativa e completare le attività con una supervisione minima aiuta il flusso di lavoro dell’ufficio e mostra come contribuisci al team.
Capacità di problem solving
Le capacità di risoluzione dei problemi come receptionist aiutano a identificare e risolvere i problemi dei clienti per aiutare a mantenere la reputazione dell’azienda, mentre un assistente amministrativo potrebbe dover risolvere i problemi all’interno dell’ufficio, intorno a problemi tecnologici o con fornitori o collaboratori esterni.
Discrezione
Sia i ruoli di receptionist che di assistente amministrativo sono a conoscenza di informazioni sensibili, che si tratti dell’azienda, di un collega o di un cliente. La tua capacità di esercitare un buon giudizio e di usare discrezione quando maneggi materiali o questioni delicate può influire positivamente sull’azienda.
Lavori per assistenti amministrativi e receptionist
Se sei interessato a una carriera nell’amministrazione o nella reception dell’ufficio, ci sono molte opzioni di lavoro a tua disposizione. Ecco 10 lavori per assistenti amministrativi e receptionist:
1. Receptionist dell’hotel
2. Assistente amministrativo legale
3. Segreteria scolastica
4. Amministratore di Office
5. [Coordinatore della programmazione](https://www.indeed.com/q-Scheduling-Coordinator-jobs.html)
6. Assistente esecutivo
7. Receptionist medico
8. [Receptionist veterinario](https://www.indeed.com/q-Veterinary-Receptionist-jobs.html)
9. Impiegato d’ufficio
10. [Addetto alla reception](https://www.indeed.com/q-Front-Desk-Associate-jobs.html)
