La tua casella di posta elettronica è traboccante e non hai il tempo di esaminarle tutte? Ecco alcuni suggerimenti per aumentare la produttività della posta in arrivo.
Ci siamo passati tutti. Sei concentrato sull’attività a portata di mano quando ricevi un’e-mail da un collega che distoglie la tua attenzione dall’attività a portata di mano. Curioso, fai clic su di esso per vedere come puoi aiutare, ma in realtà non è qualcosa che ha bisogno di una risposta immediata.
Tuttavia, potresti chiederti se dovresti tornare da loro ora o cercare di ritrovare la concentrazione, il che può essere particolarmente impegnativo quando si presenta spesso durante la giornata.
In questo articolo, ti guideremo attraverso alcuni suggerimenti che possono aiutarti a rimanere produttivo quando controlli le tue e-mail.
1. Limita la quantità di volte in cui controlli la tua casella di posta ogni giorno
Se fai clic sulla posta in arrivo ogni volta che ricevi un’e-mail, o ne stai anticipando una, interrompi costantemente la tua attenzione. Vuoi anche considerare il tempo necessario per tornare al lavoro dopo essere stato interrotto, soprattutto se rispondi immediatamente a ogni e-mail.
Anche se potresti sentirti occupato, questo avanti e indietro potrebbe non essere il modo più produttivo di lavorare. Vuoi controllare la tua casella di posta con l’intenzione di svuotare la tua lista di e-mail.
A meno che il tuo lavoro non richieda davvero una risposta immediata a tutte le e-mail, prova a limitare il numero di volte che controlli quotidianamente la tua casella di posta. Come suggerimento, potresti voler controllare e dare la priorità alle tue e-mail due o tre volte al giorno, una volta quando arrivi al lavoro, una volta dopo la pausa pranzo e forse un’ora prima che tu abbia finito per la giornata.
Tuttavia, è meglio trovare una routine che funzioni con il tuo programma e quelli con cui lavori. Mentre puoi dare risposte immediate, ciò non significa che devi sempre farlo, specialmente se sei concentrato su un compito o una scadenza importante.
Naturalmente, avrai persone a cui devi tornare prima o poi, che si tratti del tuo capo, di un cliente o di un collega prioritario. Quando controlli la tua casella di posta, rendi la tua risposta a loro una priorità. Puoi anche attivare gli avvisi per quando quella persona ti invia un’e-mail non disturba o semplicemente regolare il numero di volte in cui la tua posta in arrivo controlla la nuova posta.
Dipende da te se desideri regolare le impostazioni di notifica per silenziare del tutto determinate e-mail. Tuttavia, per evitare di perdere qualcosa di super importante, potresti semplicemente voler dare un’occhiata al destinatario e alla riga dell’oggetto nella notifica e tornare rapidamente in pista se può aspettare.
2. Evita di gestire la stessa e-mail due volte
Hai mai aperto e letto la stessa e-mail più volte per aggiornarti prima di agire? Questo può essere uno spreco di tempo e concentrazione.
Puoi impedirlo agendo ogni volta che ne apri uno. Decidi se richiede una risposta, puoi archiviarlo o archiviarlo, o se è spazzatura o qualcosa che puoi semplicemente eliminare.
Decidere di rispondere non significa che debba accadere subito, ma aggiungi una bandiera o una sorta di promemoria in modo che tu sappia di farlo la prossima volta che affronti le tue e-mail.
La tua casella di posta potrebbe anche avere una funzione per i promemoria via email. Ad esempio, Spark ti consente di posticipare i messaggi per un periodo di tempo e ti ricorderà loro in una data e un’ora specifiche. Consente inoltre di impostare un promemoria per il follow-up di un’e-mail inviata se non hai ancora ricevuto una risposta dal destinatario.
Qualsiasi cosa nella tua casella di posta che non richieda una risposta, un file, una spazzatura o un cestino immediatamente: la maggior parte dei provider di posta elettronica lo rende super facile, quindi è meglio farlo e farlo.
Aiuta anche a trovare alcune regole per te stesso in base al volume di e-mail che ricevi. Ad esempio, chi è una priorità e il tuo tempo di risposta. Anche altri si abitueranno a questo e verranno a sapere che darai loro una grande risposta, ma non subito.
Se trovi che c’è un’e-mail che hai rimandato, usa il metodo mangia la rana per farlo.
3. Annulla l’iscrizione a newsletter inutili ed e-mail di marketing
È probabile che tu riceva abbastanza notifiche durante il giorno senza il rumore aggiunto di newsletter ed e-mail di marketing. È facile lasciarlo scorrere e lasciarli accumulare nella tua casella di posta perché sei occupato.
Tuttavia, setacciarli è un altro compito che ti toglierà la concentrazione e la produttività. Ciò è particolarmente vero se il mittente ha scritto l’e-mail abbastanza bene da farti fare clic e leggerla senza sapere davvero perché lo sei.
A meno che non si tratti di qualcosa su cui agirai sinceramente, come leggere il contenuto del creatore o approfittare delle vendite dell’azienda, annulla l’iscrizione. Risparmia il tempo e l’energia che metteresti in queste e-mail e inseriscile in qualcosa di più significativo o rilassante.
Se hai newsletter ed e-mail di marketing che ti piace leggere, potresti provare un provider di posta elettronica come Spark che offre Smart Inbox.
La funzione Smart Inbox separa le newsletter e i messaggi dai servizi dalle e-mail personali. Disattiva anche le notifiche di estranei e i messaggi automatici.
4. Blocca le e-mail indesiderate: indirizzi e domini
Quando si tratta di filtrare la posta indesiderata, alcuni provider di posta elettronica fanno un lavoro migliore di altri. Anche una scelta popolare come Outlook non è perfetta, consentendo la posta indesiderata.
Tuttavia, se qualcuno ti sta inviando spam, puoi bloccare il suo indirizzo email. Potresti anche essere in grado di bloccare l’intero dominio se scopri che stai ricevendo e-mail da nomi utente diversi, ma lo stesso indirizzo web.
Se si utilizza Outlook, è possibile trovare questa funzionalità nella sezione Posta indesiderata della scheda Posta in Impostazioni e Visualizza tutte le impostazioni di Outlook. Gmail è un altro provider che ti consente di bloccare facilmente indirizzi email e aziende.
Se si utilizza un altro provider di posta elettronica, verificare la presenza di questa funzionalità cercando il dominio di posta elettronica di blocco e il nome del provider utilizzato.
Tieni presente che è meglio non fare clic su Annulla iscrizione all’interno di un’e-mail di spam, in quanto potrebbe portarti a un sito abbozzato che cerca di ottenere le tue informazioni personali. In effetti, evita di interagire con loro a meno che tu non lo stia contrassegnando come spam o eliminandoli.
Aumenta la tua produttività limitando le e-mail
Un’e-mail è uno strumento utile nella comunicazione. Tuttavia, può anche diventare una distrazione quando non stiamo prestando molta attenzione.
Se scopri di passare molto tempo nella tua casella di posta, perché non provare uno o più di questi suggerimenti per vedere se aiuta?
