7 modi per superare la dipendenza dalla posta elettronica e aumentare la produttività

La tua casella di posta elettronica è uno dei più insidiosi succhiatori di tempo della tua giornata. Anche quando sai di non aver ricevuto alcun messaggio (perché hai appena controllato), non puoi resistere alla tentazione di rinfrescarti e vedere se è arrivato qualcosa di nuovo.

Sebbene questa ossessiva abitudine di controllo della posta in arrivo sembri innocua e persino necessaria a volte, è come ogni altra dipendenza; può influire negativamente sul tuo benessere e sulla tua produttività. Questo articolo fornirà alcuni suggerimenti per aiutarti a fuggire dalla tua casella di posta.

1. Invia in batch la tua attività e-mail

Piuttosto che lasciarti preda del richiamo della sirena della tua casella di posta elettronica e alla fine di uno scorrimento insensato dei tuoi messaggi, riprendi il controllo della tua attenzione e del tuo tempo raggruppando la tua attività e-mail.

Il batch di attività è una tecnica di gestione del tempo pratica ed efficace che è possibile utilizzare per qualsiasi attività, inclusi il controllo, la lettura e la risposta alle e-mail. L’idea di base è quella di programmare blocchi di tempo specifici per attività simili, in questo caso, qualsiasi cosa relativa alla posta elettronica. Quindi, piuttosto che controllare la tua casella di posta ogni pochi minuti (o ore, se sei fortunato), dovresti impostare un paio di volte, idealmente una o due volte, durante il giorno per controllare e rispondere ai messaggi.

Questo approccio ti consente di rimanere concentrato sulle tue attività vitali della giornata e ti aiuta a diventare più intenzionale con l’uso della posta elettronica. Se hai bisogno di un piccolo aiuto per iniziare, prova a utilizzare un’app di posta elettronica come Boomerang. Questo strumento vanta diverse funzionalità per semplificare la tua esperienza di posta elettronica, ma la più rilevante per questa discussione è Inbox Pause, che ti consente di mettere in pausa i messaggi in arrivo e pianificare quando vuoi che vengano recapitati nella tua casella di posta.

2. Annulla l’iscrizione alle e-mail non necessarie

Non tutti i ping e-mail sono uguali. In realtà, la maggior parte di essi sono solo rumore che serve solo a distrarti da messaggi più importanti e fare il tuo miglior lavoro.

Un modo per domare la tua dipendenza da e-mail è ridurre il numero di e-mail che ricevi in primo luogo annullando l’iscrizione a qualsiasi elenco di e-mail non necessario.

Hai davvero bisogno di ricevere aggiornamenti da quella newsletter a cui ti sei iscritto anni fa? Oppure, che ne dici di quelle e-mail promozionali da aziende a cui non ricordi nemmeno di esserti iscritto?

Se non riesci a ricordare perché stai ricevendo un’e-mail, è probabile che non ti serva, quindi premi annulla iscrizione e decluttera la tua casella di posta per ridurre il sovraccarico di e-mail. Puoi utilizzare strumenti come Unroll.Me se hai bisogno di aiuto per annullare l’iscrizione a più elenchi di e-mail contemporaneamente.

3. Evita di controllare la tua casella di posta come prima cosa al mattino

Dal momento che probabilmente usi il telefono come sveglia, è fin troppo facile rotolare e controllare immediatamente la tua e-mail come prima cosa al mattino. Tuttavia, controllare la tua casella di posta elettronica prima di dormire o la prima cosa al mattino è un’abitudine dello smartphone che rovina la tua produttività e alimenta la tua dipendenza da e-mail.

I rituali mattutini danno il tono per l’intera giornata, quindi invece di iniziare la mattinata in modalità reattiva controllando e rispondendo ai messaggi, imposta l’intenzione per la tua giornata facendo cose che nutrono il tuo benessere. Crea una routine mattutina produttiva che ti consenta di iniziare la giornata alle tue condizioni.

4. Disabilita avvisi e badge di notifica

Parlando di essere in modalità reattiva, gli avvisi e-mail e i badge di notifica sono un modo infallibile per condizionare il cervello a cercare costantemente nuovi messaggi, simili ai cani di Pavlov che salivano al suono di una campana.

Queste notifiche sono progettate per attirare la tua attenzione e innescare una risposta pavloviana di controllo compulsivo. Sebbene non sia possibile controllare quando le persone ti inviano e-mail, puoi controllare il modo in cui i tuoi dispositivi ti notificano nuovi messaggi. Detto questo, prenditi del tempo per personalizzare le tue notifiche e-mail per soddisfare al meglio le tue esigenze e salvare la tua sanità mentale.

5. Organizza la tua casella di posta utilizzando le etichette

Organizzare la tua casella di posta elettronica può aiutarti a prendere il controllo della tua e-mail, piuttosto che lasciare che ti controlli. Raggruppando e-mail simili utilizzando etichette, puoi facilmente trovare i messaggi di cui hai bisogno senza scorrere un elenco infinito di messaggi.

Questo sistema semplifica anche il triage delle tue e-mail, in modo da poter scansionare ed eliminare rapidamente eventuali messaggi non importanti. L’utilizzo dei colori sulle etichette di Gmail semplifica anche la separazione visiva di diversi tipi di messaggi a colpo d’occhio.

6. Utilizzare altri strumenti di comunicazione

Puoi frenare la tua dipendenza dalla posta elettronica utilizzando altri strumenti di comunicazione, specialmente se lavori in un luogo di lavoro remoto che in genere si basa fortemente sulla comunicazione virtuale.

Ad esempio, Slack è uno strumento eccellente per la messaggistica in tempo reale e la collaborazione con il tuo team, mentre app come Twist abbracciano la comunicazione asincrona, dandoti la libertà di rispondere ai messaggi nel tuo tempo libero.

Tuttavia, potresti non essere in grado di sfuggire completamente alla posta elettronica, poiché ha ancora i suoi vantaggi unici. Ma puoi sfruttare app come Spike per migliorare la tua esperienza e produttività e-mail. Questo strumento ti consente di consolidare tutti i tuoi messaggi da vari account di posta elettronica in un unico posto, nonché di ordinare, cercare e pianificare i messaggi.

7. Prenditi una pausa

Nei casi più gravi di dipendenza da e-mail, potrebbe essere necessario allontanarsi completamente dalla posta in arrivo e fare una pausa dalla posta elettronica. Questo può essere difficile se ti affidi alla posta elettronica per lavoro, ma potrebbe essere necessario aiutarti a rompere la tua dipendenza.

Tuttavia, se non riesci ad allontanarti completamente dalla posta elettronica, puoi rimuoverla da tutti i tuoi dispositivi personali e controllarla solo dai tuoi dispositivi di lavoro. Ciò ti consente di tracciare una linea chiara tra il tuo lavoro e la tua vita personale e di sfuggire alle aspettative “always-on” del posto di lavoro moderno.

Rompi la tua dipendenza dalla posta elettronica per migliorare il tuo benessere e la tua produttività

Viviamo in un’epoca in cui la comunicazione è istantanea, costante e sempre disponibile a portata di mano. Mentre questa può essere una buona cosa con moderazione, può anche portare alla dipendenza da e-mail e tutti gli effetti negativi che ne derivano.

Idealmente, la tua casella di posta elettronica dovrebbe servire come mezzo per un fine più produttivo, piuttosto che una costante fonte di stress. Quindi, se trascorri la maggior parte del tuo tempo nella tua casella di posta, è tempo di fare un passo indietro, rivalutare il tuo rapporto con l’e-mail e apportare alcune modifiche. Usa i suggerimenti e le app di cui sopra per aiutarti a rompere la tua dipendenza da e-mail e riprendere il controllo della tua giornata.