6 modi creativi per utilizzare i moduli Google al lavoro

Google Forms è un software per la creazione di sondaggi incluso in Google Workspace e ha un ampio potenziale di utilizzo. È progettato per essere facile da usare e facile da creare e condividere sondaggi sul lavoro e può costituire una parte importante del tuo toolkit sul posto di lavoro.

Non importa se sei nuovo nell’utilizzo di questa applicazione o la usi regolarmente. Qui vediamo cos’è Google Forms e come utilizzarlo in modo creativo al lavoro.

Cos’è Google Forms?

Moduli Google è un software per sondaggi che ti consente di creare diversi sondaggi e condividerli con il tuo team. Hai diverse opzioni tra cui scegliere quando crei il tuo modulo, in modo da ottenere le risposte di cui hai bisogno. Ciò include risposte a paragrafi e RTF, caselle di controllo e scelta multipla, griglie, caricamenti di file e scale numeriche.

Puoi caricare immagini nel tuo modulo, per farlo risaltare, e aggiungere collaboratori, in modo da poter collaborare con gli altri sulle risposte che ricevi. Dopo aver compilato il modulo, tutto ciò che devi fare è fare clic su Invia in alto a destra dello schermo e scegliere se desideri diffonderlo tramite e-mail, il link o utilizzare un codice di incorporamento.

1. Ottieni feedback sui nuovi processi

Quando vengono implementati nuovi processi sul lavoro, c’è spesso un periodo di tempo in cui le persone devono adattarsi e talvolta può portare alla luce alcuni problemi o difficoltà che non sono stati segnalati in precedenza. In questi casi, potresti voler ottenere un feedback su come stanno andando le cose.

La creazione di un modulo Google per questo offre al personale l’opportunità di far sentire la propria voce. Tuttavia, è anche un’opportunità per risolvere eventuali problemi prima che diventino più diffusi.

Per questo tipo di sondaggio, potresti prendere in considerazione l’utilizzo delle seguenti funzionalità di Moduli:

• Scala lineare: per aggiungere valutazioni o opzioni di accordo/disaccordo.
• Caselle di controllo: per avere un’idea delle caratteristiche preferite o sfavorevoli.
• Risposta breve o paragrafo: per informazioni dettagliate.

2. Richiedi idee per un progetto

Durante la fase iniziale di pianificazione di un progetto, è importante ottenere le prospettive del personale dal pubblico di destinazione. Solo perché qualcosa ha senso per il tuo team di progetto, non significa che funzionerà per tutti. Inoltre, potrebbero esserci idee utili che non avevi considerato.

Se vuoi idee, ti consigliamo di assicurarti che il modulo Google consenta risposte a testo libero, piuttosto che limitare le risposte a scelta multipla. Per questo motivo, Risposta breve o Paragrafo sono opzioni di formato ideali.

Tuttavia, tieni presente che se stai inviando il modulo a un vasto pubblico, dovrai guadare molte informazioni. A seconda dell’ambito del progetto, questo tipo di sondaggio può essere più adatto a un piccolo gruppo di persone.

3. Semplifica le comunicazioni

Nelle aziende più grandi in cui ci sono più reparti, ti consigliamo di cercare di semplificare il più possibile le comunicazioni. Altrimenti, potresti trovare il personale bombardato da e-mail e aggiornamenti da quei diversi dipartimenti, senza un vero ordine alle cose.

A tale scopo, ti consigliamo di creare un modello di modulo Google standard a cui i reparti possono inviare le loro comunicazioni. Quindi, su base bisettimanale o mensile, è possibile compilare queste informazioni in un’unica e-mail da inviare al team.

Sarai in grado di visualizzare tutte le informazioni dalla scheda Risposte nel modulo Google e semplicemente copiare e incollare secondo necessità.

4. Moduli di richiesta per il personale

Ci sono molte ragioni per cui il personale potrebbe aver bisogno di compilare un modulo per richiedere qualcosa. Potrebbe essere per nuove attrezzature, supporto, incontri con altri dipartimenti e molto altro.

Invece di utilizzare Google Documenti per queste richieste, puoi creare un modulo Google. Ciò ti consentirà di tenere registri migliori di chi sta richiedendo cosa e mantiene le informazioni in un unico posto, piuttosto che distribuite su più documenti.

I moduli di richiesta sono più adatti a una combinazione di scelta multipla, caselle di controllo, risposta breve e paragrafo, ma è anche possibile utilizzare le opzioni Data e Casella di controllo, a seconda delle informazioni richieste.

5. Invia domande e problemi IT

Il tuo posto di lavoro potrebbe già avere una linea telefonica o un’email configurata per rispondere a problemi relativi all’IT, ma l’utilizzo di Moduli Google per gestire queste informazioni potrebbe rivelarsi molto utile. Non solo sarai in grado di impostare domande specifiche per aiutarti a raccogliere informazioni sul problema, ma potrai anche vedere le tendenze.

Ad esempio, potresti includere domande a scelta multipla come:

• Hai aggiornato la pagina o riavviato il computer?
• Hai problemi con la connettività Internet?
• È la prima volta che hai questo problema?

E poi, avere uno spazio in fondo per una risposta breve o paragrafo, per lo staff per scrivere più dettagli sul problema che stanno vivendo.

6. Raccolta dei dati

Potrebbe essere necessario raccogliere dati su aree specifiche della tua azienda e su come funzionano le cose. Potrebbe essere il modo in cui il personale vede il benessere offerto al lavoro o come appaiono i carichi di lavoro su base settimanale. Qualunque sia la ragione, un modulo Google è un modo semplice e veloce per farlo, senza dover tenere riunioni o gruppi di lavoro che richiedono molto tempo. Ti consente anche di rispondere alle cose in modo proattivo, piuttosto che reattivo.

Per questo, ti consigliamo di utilizzare domande che danno una risposta numerica, in modo da poter raccogliere i dati senza problemi, piuttosto che dover lavorare su un sacco di testo. Per questo motivo, Scala lineare, Scelta multipla e Caselle di controllo sono le opzioni migliori.

Potresti anche includere risposta breve o paragrafo se sei interessato a dati qualitativi, ma ancora una volta, sii consapevole di quanto sia grande il tuo pubblico di destinazione e cosa potrebbe significare per scrivere rapporti.

Utilizzo di Moduli Google al suo potenziale

Puoi utilizzare Moduli Google praticamente per qualsiasi motivo, dove hai bisogno di risposte da altre persone. Puoi risparmiare tempo sulle riunioni e sulla creazione di più documenti separati sul posto di lavoro optando invece per un modulo.

Se non hai già provato Moduli Google per alcuni esempi sopra, provalo e vedi se è qualcosa che si adatta ai tuoi obiettivi.