5 Trucchi di riempimento automatico di Microsoft Excel per creare fogli di calcolo più velocemente

Quando si compilano fogli di calcolo, le funzionalità di riempimento automatico di Excel sono il modo più efficiente per risparmiare tempo. La maggior parte delle persone non si rende conto di poter automatizzare molte delle cose che fanno manualmente in Excel.

Ad esempio, è possibile che si desideri applicare una formula solo a ogni seconda o terza riga quando si trascina verso il basso per il riempimento automatico. O forse vuoi riempire tutti gli spazi vuoti su un foglio. Questo articolo ti mostrerà alcuni dei modi più efficaci per automatizzare il riempimento delle colonne.

1. Compila automaticamente ogni altra cella in Excel

Chiunque abbia usato Excel per un po ‘di tempo sa come utilizzare la funzione di riempimento automatico per riempire automaticamente una cella di Excel in base a un’altra.

È sufficiente fare clic e tenere premuto il mouse nell’angolo inferiore destro della cella e trascinarlo verso il basso per applicare la formula in quella cella a ogni cella sottostante (simile alla copia delle formule in Excel).

In un caso in cui una prima cella è solo un numero e non una formula, Excel riempirebbe automaticamente le celle contando verso l’alto di una. Tuttavia, cosa succede se non si desidera applicare la formula di riempimento automatico di Excel a ogni singola cella sottostante? In questi casi, come si popolano automaticamente i dati in Excel in base a un’altra cella?

Come popolare automaticamente ogni altra cella in Excel

Seguire i passaggi indicati di seguito per popolare automaticamente i dati in ogni altra cella di Excel:

1. Evidenziare le prime due celle nella colonna desiderata.
2. Inoltre, posizionare il mouse nell’angolo in basso a destra delle due celle fino a quando il cursore non diventa un ‘+‘.
3. Ora tieni premuto e trascinalo verso il basso proprio come faresti normalmente.

Excel non riempie più automaticamente ogni singola cella in base alla prima cella, ma ora riempie solo ogni seconda cella in ogni blocco.

La compilazione automatica è molto utile in molti casi e può aiutarti a risparmiare tempo. Ad esempio, se si desidera che solo ogni altra cella popola e concatena automaticamente il nome e il cognome, ma si desidera lasciare intatte le righe dell’indirizzo.

Come vengono gestite le altre celle

Cosa succede se quelle seconde celle non sono vuote? Bene, in tal caso, Excel applicherà le stesse regole nella seconda cella del primo blocco che hai evidenziato anche a ogni altra cella.

Ad esempio, se la seconda cella contiene un “1“, Excel riempirà automaticamente ogni altra cella contando per 1.

Puoi solo immaginare come questa flessibilità potrebbe migliorare notevolmente l’efficienza con cui puoi compilare automaticamente i dati nei fogli. È uno dei tanti modi in cui Excel ti aiuta a risparmiare tempo mentre gestisci molti dati. Se usi Excel quotidianamente, ti consigliamo vivamente di imparare alcune utili formule di Microsoft Excel per aiutarti a risparmiare tempo e ad essere più produttivo.

2. Riempimento automatico alla fine dei dati in Microsoft Excel

È abbastanza facile trascinare il cursore del mouse dall’alto verso il basso di un set di 100-200 righe per riempire automaticamente quella colonna. Ma cosa succede se ci sono effettivamente 10.000 o 20.000 righe nel foglio di calcolo? Trascinare il cursore del mouse verso il basso su 20.000 righe richiederebbe molto tempo.

C’è un trucco rapido per renderlo più efficiente. Ecco come popolare automaticamente aree di grandi dimensioni in Excel.

1. Aprire il foglio di lavoro di Excel e selezionare due celle qualsiasi in una colonna.
2. Invece di trascinare fino in fondo la colonna, tieni premuto il tasto Maiusc sulla tastiera.
3. Ora noterai che quando posizioni il mouse nell’angolo in basso a destra della cella, invece di un’icona più, è un’icona con due linee orizzontali e parallele.
4. Ora, tutto ciò che devi fare è fare doppio clic su quell’icona ed Excel riempirà automaticamente l’intera colonna, ma solo fino a dove la colonna adiacente contiene effettivamente i dati.

Questo trucco può far risparmiare innumerevoli ore sprecate cercando di trascinare il mouse verso il basso su centinaia o migliaia di righe.

3. Riempi gli spazi vuoti

Immagina di essere stato incaricato di ripulire un foglio di calcolo Excel e il tuo capo vuole che tu applichi una formula specifica a ogni cella vuota in una colonna.

Non puoi vedere alcun modello prevedibile, quindi non puoi usare il trucco di riempimento automatico “ogni altra x” sopra. Inoltre, questo approccio cancellerebbe tutti i dati esistenti nella colonna. Cosa potete fare? Bene, c’è un altro trucco che puoi usare per riempire solo le celle vuote con quello che ti piace.

Nel foglio sopra, il tuo capo vuole che tu riempia tutte le celle vuote con la stringa “N / A”. In un foglio con poche righe, questo sarebbe un processo manuale facile. Ma in un foglio con migliaia di righe, ci vorrebbe un’intera giornata.

Quindi, non farlo manualmente. Attenersi alla seguente procedura per riempire gli spazi vuoti con la stringa richiesta:

1. Aprire il foglio di lavoro di Excel e selezionare tutti i dati nella colonna.
2. Quindi vai al menu Home, seleziona l’icona Trova e seleziona e seleziona Vai a speciale.
3. Nella finestra successiva, seleziona Spazi vuoti.
4. Ora, nella finestra successiva, puoi inserire la formula nella prima cella vuota. In questo caso, dovrai semplicemente digitare N / A e quindi premere CTRL + Invio in modo che la stessa cosa si applichi a ogni cella vuota trovata.

Se lo si desidera, invece di ‘N/D’, è possibile digitare una formula nella prima cella vuota (o fare clic sul valore precedente per utilizzare la formula dalla cella appena sopra quella vuota).

Questo metodo funziona bene se si desidera riempire tutti gli spazi vuoti nel foglio di lavoro con la stessa stringa, ma cosa succede se non si desidera affatto gli spazi vuoti? Per questo, abbiamo già trattato alcuni metodi utili per rimuovere spazi extra in Excel.

4. Riempi con la macro del valore precedente

Quest’ultimo trucco in realtà richiede alcuni passi. Devi fare clic su un sacco di voci di menu e ridurre i clic è ciò che diventa più efficiente, giusto?

Quindi facciamo un ulteriore passo avanti con quest’ultimo trucco. Automatizziamolo con una macro. La macro seguente cercherà fondamentalmente attraverso una colonna e verificherà la presenza di una cella vuota. Se è vuoto, copierà il valore o la formula dalla cella sopra di esso. Ecco come puoi usare una macro per portare a termine il tuo lavoro con facilità.

Per creare la macro, fare clic sulla voce di menu Sviluppatore, quindi fare clic sull’icona Macro. Se si utilizza la versione più recente di Microsoft Excel, l’opzione Macro si trova nella scheda Visualizza.

Assegnare un nome alla macro e quindi fare clic sul pulsante Crea macro. Si aprirà una finestra dell’editor di codice. Incollare il codice seguente nella nuova funzione:

FirstColumn = InputBox("Please enter the column letter.")

FirstRow = InputBox(“Please enter the row number.”)

LastRow = Range(FirstColumn & “65536”).End(xlUp).Row

For i = FirstRow To LastRow

If Range(FirstColumn & i).Value = “” Then

Range(FirstColumn & (i – 1)).Copy Range(FirstColumn & i)

End If

Next i

L’approccio nello script precedente è quello di renderlo flessibile, in modo da consentire all’utente del foglio di specificare su quale colonna e riga iniziare. Quindi ora, quando hai un foglio che assomiglia a questo:

Dopo aver riempito la cella vuota con la stessa formula della cella sopra di essa, è possibile eseguire la macro per riempire gli spazi vuoti nella colonna G.

Dopo aver risposto alle richieste per la colonna e la riga iniziali, verranno riempite tutte le lacune in quella colonna senza toccare i dati esistenti.

Si tratta essenzialmente di riempire automaticamente la colonna lasciando soli i dati esistenti. Questo non è facile da fare semplicemente trascinando il mouse verso il basso nella colonna, ma utilizzando l’approccio basato su menu descritto sopra o l’approccio macro delineato in questa sezione, è possibile.

5. Calcoli iterativi Macro

I calcoli iterativi si basano sui risultati delle righe precedenti. Ad esempio, il profitto aziendale del mese successivo può dipendere dal profitto del mese precedente.

In tal caso, è necessario includere il valore della cella precedente nel calcolo che incorpora i dati di tutto il foglio o la cartella di lavoro. Ciò significa che non è possibile semplicemente copiare e incollare la cella, ma eseguire il calcolo in base ai risultati effettivi all’interno della cella.

Modifichiamo la macro precedente per eseguire un nuovo calcolo basato sui risultati della cella precedente.

FirstColumn = InputBox("Please enter the column letter.")

FirstRow = InputBox(“Please enter the first row number.”)

LastRow = InputBox(“Please enter the last row number.”)

For i = FirstRow To LastRow

Range(FirstColumn & i).Value = 5000 + (Range(FirstColumn & (i – 1)).Value * 0.1)

Next i

Tieni presente che questo è solo un approccio alternativo ai calcoli iterativi. È possibile fare la stessa cosa digitando una formula direttamente nella cella vuota successiva e includendo la cella precedente nella formula. Quindi, quando riempi automaticamente quella colonna, incorporerà il valore precedente nello stesso modo.

Se non hai mai usato le macro prima, puoi saperne di più sugli errori da evitare quando crei macro di Excel qui.

Il riempimento automatico delle colonne di Excel è un gioco da ragazzi

Come puoi vedere, l’approccio che scegli quando si riempiono automaticamente le colonne può davvero ridurre il carico di lavoro. Dopo un po ‘di pratica, sarai in grado di compilare senza sforzo le formule in Excel.

È inoltre possibile acquisire familiarità con molte formule e funzioni di Excel per diventare rapidamente un master Excel e aumentare la produttività mentre si lavora con diversi fogli di lavoro.