5 suggerimenti per scrivere e-mail lunghe che i destinatari possono leggere

L’invio di lunghe e-mail ai tuoi clienti e colleghi è in genere disapprovato. Tuttavia, ci sono momenti in cui devi solo inviare un lungo aggiornamento o una panoramica.

In tal caso, ti consigliamo di fare un favore a te stesso e al destinatario andando dritto al punto e assicurandoti che non abbiano bisogno di scavare attraverso lunghi paragrafi per informazioni.

In questo articolo, ti guideremo attraverso a volte che puoi usare per rendere le tue e-mail più lunghe più leggibili e più facili da rispondere.

1. Usa i punti elenco per riassumere

Una delle cose più importanti da ricordare quando si scrive una lunga e-mail è che il destinatario probabilmente la scorrerà. In tal modo, potrebbero perdere informazioni o domande importanti perché c’era semplicemente troppo da leggere.

Quando scrivi una lunga e-mail, vuoi assicurarti di rendere più facile per il destinatario dare un’occhiata ma trovare comunque i punti chiave, in altre parole, vuoi essere preciso nelle tue e-mail. In questo modo, ottengono le informazioni di cui hanno bisogno e probabilmente otterrai una risposta più ponderata.

Ciascuno dei suggerimenti in questo articolo ti aiuterà a ottenere un’e-mail più scremabile e puntuale, in particolare utilizzando i punti elenco.

Scrivere informazioni in forma di punto non significa che non puoi essere conversazionale. Puoi essere in altre parti della tua e-mail, come il saluto e la conclusione. Tuttavia, riassumere le informazioni in punti farà passare il messaggio in modo rapido ed efficace.

Piuttosto che includere ogni dettaglio, identifica le informazioni chiave dal tuo messaggio ed evita di essere prolisso. Il destinatario non ha bisogno di un play-by-play di ogni argomento, ha solo bisogno dei punti principali.

2. Usa il grassetto per i punti importanti

L’uso di tutte le maiuscole in un’e-mail non è professionale. Tuttavia, puoi dare al tuo lettore un cenno nella giusta direzione con un po ‘di grassetto sottile. Naturalmente, non vuoi farlo per tutto, ma se c’è una certa informazione che vuoi assicurarti che vedano come una data, un promemoria o un’azione, mettila in grassetto.

Nell’esempio viene utilizzato solo il grassetto per i titoli e due frasi, entrambe le quali il mittente desidera che il lettore intervenga, cercando ulteriori informazioni nel verbale della riunione e senza dimenticare una riunione. Se sta scremando l’e-mail, è più probabile che catturi la sua attenzione e potrebbe leggere il resto per il contesto.

Dal momento che è solo un sottile cambiamento nel testo, è meno probabile che il destinatario si senta come se stessi gridando, come potrebbero fare con tutte le maiuscole.

3. Suddividi l’e-mail in argomenti con intestazioni

Aggiungere intestazioni alle tue e-mail può sembrare un po ‘come inviare un romanzo al tuo destinatario, ma non significa che ci debba essere una tonnellata di informazioni sotto ognuna di esse. In questo modo li aiuta semplicemente a passare attraverso l’e-mail più velocemente se ci sono determinate informazioni che stanno cercando o a cui devono fare riferimento in seguito.

Mettendo l’intestazione in grassetto e usando le interruzioni di riga tra ogni sezione, puoi inserire spazio tra ogni sezione, rendendola più facile da leggere, proprio come qualsiasi altro documento.

L’uso delle intestazioni è utile se si dispone di più argomenti che si desidera trattare che non giustificano e-mail separate, ad esempio una panoramica giornaliera o un aggiornamento sullo stato di avanzamento.

4. Usa una formattazione diversa per le virgolette

Se hai bisogno di trasmettere informazioni esattamente come qualcun altro le ha scritte, apporta sottili modifiche alla formattazione per separarle dalla tua narrativa. In questo modo non c’è confusione su dove finisce il tuo messaggio e inizia l’altro.

Le virgolette potrebbero fare il trucco, ovviamente, ma se hai già molto testo prima e dopo, potrebbe creare un lungo paragrafo che è meno desiderabile da leggere e più difficile da estrarre informazioni a colpo d’occhio.

Un’altra cosa da tenere a mente quando si tratta di formattare il testo nelle e-mail, potresti voler evitare l’uso di più caratteri e colori in quanto ciò può rendere un’e-mail poco professionale.

5. Salva le domande fino alla fine

Hai mai fatto più domande in un’e-mail e hai ottenuto risposte a forse la metà? Questo può accadere anche nel più breve dei messaggi di posta elettronica o messaggi.

Prova a salvare le tue domande fino alla fine e a mantenerle brevi e puntuali. Questo non solo aiuterà il lettore a vederli, ma non dimenticherà nemmeno ciò che hai chiesto lungo la strada perché non stai presentando ulteriori informazioni in seguito.

Inoltre, potrebbero inviarti una risposta che risponde chiaramente alle domande nell’ordine in cui hai chiesto loro.

Può sembrare sciocco, ma pensa a tutte le e-mail, i testi, i messaggi e i media digitali che ti vengono presentati ogni giorno. È facile distrarsi con il sovraccarico di e-mail o avere un’informazione che si distingue dall’altra.

Suggerimento extra: sii specifico nella riga dell’oggetto

Questo suggerimento extra funziona per tutte le e-mail in generale. Essendo specifico nella riga dell’oggetto, stai aiutando il destinatario in molti modi: sapranno esattamente di cosa si tratta, potranno dargli la priorità e potranno ritrovarlo in seguito se hanno bisogno di fare riferimento ad esso.

Ad esempio, puoi utilizzare parole come follow-up, domanda, promemoria, aggiornamento o segnalazione per far loro sapere il tipo di e-mail. Se si tratta di una riunione o di un progetto specifico, indica il nome. Se si tratta di un’e-mail ricorrente, includi la data.

L’invio di un’e-mail con il solo follow-up dell’oggetto non lo rende molto cliccabile o importante, specialmente quando il destinatario potrebbe avere alcune altre e-mail con lo stesso titolo nella propria casella di posta.

Puoi anche far sapere alle persone nella riga dell’oggetto se il tuo messaggio è urgente, ma assicurati di riservarlo per questioni che in realtà lo sono.

La comunicazione è la chiave

Mentre alcuni possono sconsigliare l’invio di e-mail lunghe, a volte è sufficiente farlo. La cosa migliore che puoi fare per il tuo destinatario è attenersi al punto e assicurarti che possano scorrere. Non solo li aiuterà a trovare le informazioni di cui hanno bisogno inizialmente, ma li aiuterà anche a farvi riferimento in seguito.

La prossima volta che devi inviare una lunga e-mail, perché non provare uno o più di questi suggerimenti e vedere come va.