5 cose che dovresti evitare di fare in Excel

Excel è uno strumento eccellente per l’elaborazione dei dati, ma ha i suoi limiti. Se hai formule eccessivamente complicate o il tuo computer si blocca quando apri un file Excel, dovresti prendere in considerazione l’utilizzo di un formato di file diverso.

Quindi, quali sono i casi d’uso per i quali dovresti considerare software diversi? Ecco alcune situazioni in cui dovresti usare un’altra app.

1. Enormi database

Se non sei esperto di computer, potresti pensare che Excel (o Fogli Google) sia l’unico modo per archiviare i dati. Dopotutto, le ultime versioni di Excel hanno 16.384 colonne e 1.048.576 righe, per un totale di ben 17.179.869.184 celle.

Mentre queste sono molte informazioni, dovresti sapere che il tuo computer le caricherà tutte in una volta. Pertanto, se si utilizzano molte celle, è possibile aspettarsi che il PC funzioni lentamente.

Avere cento, o anche mille, punti dati non sarà un problema. Tuttavia, se si continua a compilare dati nel corso degli anni o si hanno più utenti che aggiungono informazioni a un file, ciò potrebbe portare a decine di migliaia, se non centinaia di migliaia o milioni, di celle.

Questa quantità di dati potrebbe significare che anche i computer potenti faranno fatica a caricarli. Questo perché Microsoft carica tutti i dati quando apre il file.

Sebbene ciò sia utile per l’analisi di dati a breve termine, spreca potenza di calcolo se è necessario analizzare solo informazioni specifiche. Ad esempio, se hai bisogno dell’indirizzo email di un cliente, non è necessario caricare tutto il resto del database client.

Una buona alternativa per l’archiviazione dei dati consiste nell’utilizzare un software o un servizio di database dedicato. Offrono le stesse funzionalità di Excel, come l’analisi dei dati, ma più funzionalità. Puoi usare Microsoft Access se sei un fan di Microsoft Suite. Altre alternative includono LibreOffice Base, My Visual Database e altri.

2. Analisi di dati complessi

Microsoft Excel ha un numero significativo di formule disponibili. Offre di tutto, dalla più semplice formula di somma a funzioni complicate come il valore attuale netto (calcola per il valore temporale del denaro) e la previsione (utilizzata per calcolare i valori futuri).

Tuttavia, se ti ritrovi a creare funzioni multiple e complicate, è giunto il momento di prendere in considerazione altre soluzioni. Excel è uno strumento eccellente se le variabili della formula si basano su dati grezzi. Ma se trovi che le tue funzioni sono basate su celle che sono formule stesse, considera l’utilizzo di un software di analisi dedicato.

Se i tuoi fogli di calcolo si basano su più formule, il livello aggiuntivo di complessità significa che è facile che gli errori passino inosservati. E anche se trovi errori, non è facile rintracciarli se le tue formule sono lunghe tre righe.

Invece di usare Excel per scenari complicati, prova a imparare un linguaggio di programmazione come Python. È facile da capire e ci sono diverse risorse gratuite per iniziare. E se non sei incline a studiare programmazione, potresti anche utilizzare strumenti di analisi dei dati dedicati che sono molto più facili da usare.

3. Gestione del progetto

Prima dell’avvento di strumenti di gestione dei progetti dedicati come Asana e Trello, molti professionisti utilizzavano Microsoft Excel. Dopotutto, è facile da configurare. Ci sono anche modelli che puoi scaricare per aiutarti a iniziare.

Ma non appena il tuo team cresce, o inizi a ottenere più progetti, le cose si complicano. A meno che tu non stia usando la versione online di Excel o se tutti i tuoi compagni di squadra si iscrivono a Microsoft 365, il tuo team non può usare il file di gestione del progetto contemporaneamente. E quando aggiungi più attività e sottoattività, potresti finire con troppe informazioni in un foglio.

Inoltre, man mano che più persone accedono al file, c’è una maggiore possibilità di una confusione involontaria. Potrebbero inavvertitamente cambiare una formula o addirittura eliminare informazioni cruciali. Anche la creazione e l’assegnazione di dipendenze del progetto possono creare confusione.

Ecco perché è meglio avere un’app di gestione delle attività dedicata per la gestione del tuo team. Le app appositamente create consentiranno a te e al tuo team di avere una visione chiara di tutto ciò che deve essere fatto. Puoi anche assegnare attività a membri specifici in modo che nulla venga trascurato.

E se hai un budget limitato, potresti trovare strumenti di gestione dei progetti gratuiti online. Ora puoi tenere tutti sulla stessa pagina senza spendere un centesimo.

4. Moduli

A causa della sua facile disponibilità, Excel viene spesso utilizzato come modulo. Ci sono stati molti casi in cui eventi e riunioni hanno utilizzato laptop e file Excel per la registrazione degli ospiti.

L’utilizzo di Excel (o di qualsiasi foglio di calcolo) come modulo è conveniente perché gli organizzatori possono analizzare direttamente i propri dati. Tuttavia, questo presenta diversi inconvenienti.

• Innanzitutto, non avresti alcun controllo sull’input dei dati. Chiunque potrebbe digitare informazioni errate e tu non saresti il più saggio. Inoltre, non esiste una standardizzazione dei dati. Una persona potrebbe digitare New York sotto stato, mentre un’altra scriverebbe NY. Questo è problematico durante l’analisi dei dati.
• In secondo luogo, se si dispone di più siti di registrazione, si disporrebbero di set di dati separati che richiedono il consolidamento. Ciò richiede tempo e potrebbe introdurre errori nei dati. Ciò potrebbe anche portare a una duplicazione degli sforzi poiché gli utenti possono inserire i propri dati due volte.
• In terzo luogo, non vi è alcuna privacy dei dati. Chiunque può scorrere le voci e raccogliere dati se si utilizza un foglio di calcolo. Potrebbero persino alterare le informazioni esistenti, il che distorcerà i tuoi dati. Se si verifica una perdita di dati attraverso la registrazione excel, potresti essere ritenuto responsabile.
• Infine, se utilizzerai Excel per la registrazione online, non è adatto per database di grandi dimensioni, come già affermato.

5. Analisi dei dati finanziari

Quando si utilizza Excel per tenere traccia dei dati finanziari, è necessario collegarsi a più origini. Queste fonti possono essere altri file Excel, database online e persino siti Web finanziari. Tuttavia, man mano che li aggiungi, aumentano le possibilità di introdurre un errore o di ottenere informazioni obsolete.

C’è stato anche un incidente a JP Morgan nel lontano 2012, in cui una formula ha accidentalmente utilizzato le somme di prezzo invece della loro media quando si calcola per il rischio. Questo, a sua volta, ha dato un risultato di circa due grandezze inferiore al valore effettivo e ha causato alla banca di perdere $ 6 miliardi nel trading.

Sebbene questa perdita sia stata attribuita a pratiche di trading rischiose in banca, The Baseline Scenario ha affermato che l’uso da parte del gruppo di trading di input manuali di dati su diversi file Excel ha aggravato gli errori che costano enormi perdite.

Utilizzare software dedicato

Microsoft Excel è un eccellente foglio di calcolo. È ottimo per piccoli set di dati o se lo stai provando come prova di concetto. Ma se vuoi ridimensionare il tuo lavoro, dovresti prendere in considerazione un software dedicato.

L’utilizzo di software sviluppato appositamente per il tuo scopo ti darà una migliore funzionalità, lavorerà più velocemente e ti consentirà di fare le cose in modo più efficiente. Sebbene alcuni di essi costeranno tempo o denaro (o entrambi) da configurare, ti faranno risparmiare denaro a lungo termine.