5 Alternative gratuite a Google Calendar per gestire pianificazioni e attività in modo produttivo

Google Calendar è la scelta predefinita per la maggior parte delle persone per impostare i propri calendari. Ma come abbiamo detto prima, alcune eccellenti alternative a Google Calendar fanno le cose in modo diverso o addirittura migliore di GCal stesso. E sono anche tutti gratuiti.

L’obiettivo della maggior parte di queste app è gestire le pianificazioni, trovare slot per le riunioni, bloccare il tempo per le attività e mantenerti produttivo in generale. Mentre ci siamo concentrati principalmente sulle app, c’è anche un calendario stampabile che si è dimostrato popolare per anni su Internet.

1. Traccia (Web, macOS, iOS): potente calendario con visualizzazione del giorno e scorciatoie

Track è una potente app di calendario che si concentra sull’essere produttivi, veloci e facili. Utilizza una combinazione di modelli preimpostati, scorciatoie da tastiera e connessioni intuitive per consentire di gestire la pianificazione e condividere la disponibilità con gli altri.

Premendo Cmd + K o Ctrl + K viene visualizzato un centro di comando simile a un lanciatore per eseguire azioni rapide. Con pochi tasti, puoi bloccare il tempo per un’attività, pianificare una chiamata Zoom o Google Meet, creare riunioni o videochiamate ricorrenti, pianificare un blocco orario Pomodoro e cercare come la tua pianificazione corrisponde in diversi fusi orari e altro ancora.

Track mette molta energia nel rendere più facile condividere le fasce orarie disponibili con gli altri per organizzare riunioni. Esistono modelli predefiniti per questo ed è facile e veloce selezionare gli slot disponibili. Una volta condivisi questi come link, l’app converte automaticamente i fusi orari per il destinatario e mostra loro una visualizzazione semplificata per selezionare uno slot comune.

Per impostazione predefinita, Track ti mostra le attività di oggi e non l’intera settimana, poiché il team ritiene che ti concentri sull’esecuzione delle attività per il giorno e che tu abbia bisogno di una visualizzazione settimanale solo quando stai pianificando in anticipo. Puoi passare a una visualizzazione di 5 o 7 giorni in qualsiasi momento, ma la visualizzazione giornaliera è un buon modo per capire per cosa hai bloccato il tempo. Puoi anche agire su queste attività con scorciatoie. Ad esempio, è disponibile un collegamento per inviare un messaggio di posta elettronica che indica che sei in ritardo per un evento della riunione.

2. KosmoTime (Web): gestisci calendari e attività Asana in un unico posto

I calendari ti dicono quando devi fare qualcosa, mentre le liste di cose da fare ti dicono cosa devi fare. KosmoTime integra i due, sincronizzando il tuo calendario google o Outlook con le attività in Asana, uno dei più potenti strumenti di gestione dei progetti.

Il tuo nuovo calendario KosmoTime sincronizza tutti i tuoi calendari e le tue attività in modo da poter bloccare il tempo per fare le cose. Ci sono due modi essenziali per bloccare il tempo nell’app. Il primo è semplicemente creare un’attività e assegnarle un’ora di inizio e di fine. Puoi trascinare e rilasciare le tue attività in qualsiasi slot del calendario per questo. L’app include scorciatoie da tastiera per creare attività più velocemente e l’integrazione di Slack per creare attività da Slack stesso.

Quando il tuo calendario mostra uno slot libero più grande, puoi creare un “Focus Block” composto da diverse attività. È possibile trascinare e rilasciare più attività in questo blocco e terminarle nello slot assegnato. Tutte le attività non completate verranno automaticamente spostate nel blocco di messa a fuoco successivo.

KosmoTime cerca anche di aiutarti a evitare distrazioni con un’estensione del browser per Chrome. Questa estensione può disattivare l’audio di tutte le notifiche da Slack e interrompere nuove schede. Può anche chiudere tutte le schede correnti per tenerti concentrato sull’attività a portata di mano. Ma puoi comunque utilizzare l’app senza installare l’estensione del browser.

Questo è uno dei modi più creativi per utilizzare Asana al suo massimo potenziale e, si spera, KosmoTime integrerà altre app da fare in futuro. Se sei una persona che utilizza già Asana e Google o Outlook Calendar, KosmoTime dovrebbe diventare la tua app di calendario predefinita.

3. Teamup (Web, Android, iOS): il miglior calendario per gestire le pianificazioni e le attività del team

I manager che desiderano una semplice app di calendario per vedere i programmi di tutti i dipendenti e i prossimi eventi non dovrebbero guardare oltre Teamup. È straordinariamente facile ma anche flessibile da usare per vari scopi.

Teamup consente di creare otto sotto-calendari (nella versione gratuita), assegnando a ciascun membro il proprio sotto-calendario. Quando crei una voce del calendario, assegnala a quella persona o a quelle persone, aggiungi una descrizione e una posizione se necessario e un “tipo” (ad esempio vacanze, viaggi, lavoro da casa).

In qualsiasi momento, puoi filtrare per sotto-calendario, tipo o parola chiave per trovare gli eventi che stai cercando. Oltre alla normale visualizzazione del calendario, Teamup visualizza anche tutti gli eventi come sequenza temporale individuale di ogni sotto-calendario. C’è anche una vista tabella con tutti gli eventi disponibili come foglio di calcolo e puoi ordinare per qualsiasi colonna. E c’è una vista dell’agenda per le panoramiche giornaliere.

Teamup ti incoraggia a dare un’occhiata alle demo dal vivo di come viene utilizzato per diversi scopi lavorativi. Ci sono demo per la prenotazione alberghiera, la pianificazione del personale, le prenotazioni di laboratori, l’itinerario degli eventi e la pianificazione di eventi del settore, oltre a un calendario di squadra.

4. Solo un calendario (Web): calendario Web semplice con indicazione e condivisione della data

A volte, le app fanno così tanto nella loro ricerca per battere i concorrenti che non esiste più una versione semplice. Per fortuna, ci sono sempre sviluppatori come Shrikant, che fanno l’adattamento senza fronzoli e senza fronzoli e lo rendono universalmente gratuito. Just a Calendar è l’app di calendario che desideri cercare rapidamente le date, contrassegnarle e condividerle.

Per impostazione predefinita, vedrai tutti i mesi dell’anno in una semplice griglia, ognuno contrassegnato con date. I giorni feriali sono su uno sfondo bianco, mentre i fine settimana hanno uno sfondo grigio per distinguerli.

Puoi scegliere il giorno di inizio della settimana se non desideri una visualizzazione lunedì nelle impostazioni. Puoi anche aggiungere date circostanti (un’anteprima delle date del mese successivo o del mese precedente negli spazi vuoti di un mese). E Just a Calendar ti darà anche il numero della settimana dell’anno.

Quando si fa clic su una data qualsiasi, questa viene contrassegnata in arancione. Fare clic in un altro punto per selezionare dal primo clic al nuovo clic, contrassegnando l’intero periodo in arancione. Se si desidera selezionare solo una data, fare doppio clic su di essa. È possibile modificare i colori delle date contrassegnate (fino a quattro opzioni) e scaricare o copiare il calendario contrassegnato.

Solo un calendario semplifica anche la condivisione delle date contrassegnate. Puoi condividerlo come link dopo aver finito di contrassegnarlo o stamparlo su carta. Il layout “2 pagine, 6 mesi ciascuno” è il migliore per la visibilità, ma hai diverse opzioni tra cui scegliere.

5. Calendario compatto (PDF): il miglior calendario stampabile per la pianificazione

DSri Seah è un designer popolare che crea modelli di produttività stampabili online gratuiti. Il suo calendario compatto è stato un successo online per oltre un decennio, particolarmente popolare tra coloro che vogliono portare un calendario stampato a una riunione o per scrivere note. Il motivo principale è che si adatta a una singola pagina lasciando abbastanza spazio per tutti i tipi di idee di carta e penna.

Come mostra la foto fornita da Seah sopra, ottieni il calendario dell’intero anno in una semplice colonna a sinistra della pagina. La destra è uno spazio aperto dove è possibile segnare date diverse e scrivere note. Alcuni utenti esperti di Compact Calendar su Internet hanno suggerito modi per perfezionare il sistema utilizzando contrassegni come caselle intorno a date importanti, cerchi per significare scadenze e incroci per scadenze medie.

Ovviamente sei libero di utilizzare Compact Calendar in qualsiasi modo tu voglia e puoi persino stampare più fogli da portare a una riunione. “Questi sono ottimi per prendere appunti durante una riunione di pianificazione! Ho anche sentito di persone che li usano per stimare il periodo di gestazione degli animali in gravidanza e pianificare le vacanze in famiglia “, scrive Seah nel blog.

Seah ha realizzato più versioni del calendario compatto. Puoi scaricare la dimensione DELLA LETTERA DEGLI STATI UNITI o una dimensione A4 internazionale, disponibile come pacchetti zip. Il pacchetto contiene calendari per l’anno corrente e quello successivo, con due versioni per l’aspetto della settimana: a partire da domenica e termina sabato, o a partire da lunedì e fine domenica.

Usa il tuo calendario per registrare ciò che è successo

La maggior parte di noi usa un calendario solo per pianificare eventi e bloccare il tempo delle nostre cose da fare. Ma che dire delle cose che non hai programmato ma che hai fatto comunque? Questo non viene mai registrato, e quindi quando guardi indietro al tuo calendario, ottieni un’immagine ingiusta.

Quindi, prova a registrare gli eventi non pianificati nella tua pianificazione. Ad esempio, se un amico ti invita a pranzo in dieci minuti, non lo pianificherai nel tuo calendario, ma è un evento accaduto. E non lo vedrai nel tuo calendario quando lo rivedi. Questo semplice atto di trattare il tuo calendario non solo come uno scheduler ma anche come un logger migliorerà notevolmente le tue capacità di gestione del tempo e le previsioni.