10 semplici regole di progettazione per documenti Microsoft Word professionali

Microsoft Word è ricco di così tante funzionalità che puoi produrre praticamente tutto ciò che vuoi con esso. Ma queste funzionalità non sempre si traducono nel tipo di design di documenti belli, di alta qualità e professionali che ci si può aspettare.

Una cosa è sapere tutto su Microsoft Word, tutte le sue complessità, stranezze e funzioni: è un’altra cosa sapere cosa rende un ottimo documento. Qui, ti mostreremo come formattare un documento Word per renderlo professionale.

1. Mantieni la semplicità, meno è meglio

Vuoi sapere come rendere un documento Word bello? Mantieni la semplicità e sfrutta le funzionalità nascoste di Microsoft Word. Se ricordi una cosa da questo articolo, lascia che sia questa, e sarai in grado di prendere le giuste decisioni di progettazione in futuro!

Quando si scrive un documento, il contenuto dovrebbe essere l’obiettivo principale. Esistono linee guida per la formattazione dei documenti per semplificare la lettura e la digestione del contenuto.

Elimina la tentazione di introdurre elementi accattivanti che servono solo a distrarre. Massimizza gli spazi vuoti. Mantieni la tua formulazione stretta e rivedi eventuali frasi o paragrafi prolissi. Regole semplici e minime nel complesso.

2. Scegli un carattere tipografico appropriato al contesto

La tua prima grande decisione di design dovrebbe essere quale carattere tipografico utilizzerai. La conoscenza tradizionale dice che i caratteri serif sono più facili da leggere nei documenti stampati, mentre i caratteri sans-serif sono migliori per gli occhi quando vengono letti su uno schermo digitale.

Buoni esempi di font serif includono Garamond, Georgia, Hoefler Text e Palatino, mentre buoni esempi di font sans-serif includono Arial, Gill Sans, Helvetica e Lucida Sans.

Salta Comic Sans se vuoi evitare uno degli errori di progettazione della presentazione più comuni. E qualunque cosa tu finisca per usare, attieniti allo stesso carattere tipografico per rendere professionale il tuo documento Word. Se lo si desidera, è possibile utilizzare un carattere tipografico diverso per le intestazioni.

3. Usa la dimensione e il colore del carattere standard

Non puoi imparare a formattare un documento Word per sembrare professionale senza prestare attenzione all’aspetto del testo. I documenti aziendali e accademici utilizzano generalmente dimensioni dei caratteri a 12 punti, che producono i paragrafi più leggibili se utilizzati in combinazione con le linee guida discusse di seguito per le dimensioni della pagina, i margini e l’interlinea.

Alcuni report ad alta densità di informazioni possono talvolta scendere fino alla dimensione del carattere a 10 punti, ma mai meno di quella.

In generale, è meglio tenere le mani lontane da tutto ciò che riguarda i colori, specialmente per i documenti stampati. Dovrai pagare di più per l’inchiostro a colori e non verrà trasferito se il documento viene copiato. Per i documenti digitali, riservare il testo colorato per avvisi critici e simili. Preferisci enfatizzare l’uso di testo in grassetto e corsivo.

4. Usa le dimensioni e i margini standard della pagina

Quasi tutti i documenti dell’ufficio sono formattati con le stesse dimensioni di pagina in quanto vengono stampati per le pagine standard da 81/2 “x 11”, note come dimensioni della lettera degli Stati Uniti (note anche come A4 altrove, che è 210 mm x 297 mm). Questa è l’unica dimensione che è garantita per essere disponibile indipendentemente dalla stampante utilizzata.

Per quanto riguarda i margini, la maggior parte dei manuali di stile e delle guide di stile richiedono un margine di 1 “su tutti i lati della pagina, che produce la migliore leggibilità per le lunghezze delle righe e consente annotazioni scritte se necessario. In Word è possibile selezionare Normale in Margini per eseguire questa operazione. Tuttavia, se il documento verrà associato in un raccoglitore, è possibile utilizzare Margini personalizzati per aumentare i margini laterali a 11/2″ per contenere gli anelli.

5. Allinea i paragrafi a sinistra

Potresti essere tentato di usare l’allineamento giustificato perché è quello che viene usato nei giornali, nei romanzi e in alcuni libri di testo, ma è la scelta sbagliata per i documenti d’ufficio e accademici. Perché è importante rendere formale un documento? Senza formalità, il documento diventa illeggibile.

Quello che vuoi è l’allineamento a sinistra per il testo. Questo produce frastagliatura sul lato destro dei paragrafi, ma mantiene la spaziatura delle lettere come previsto da qualsiasi carattere tipografico che stai utilizzando, e questo significa una leggibilità ottimale.

Altrimenti, potresti finire con fiumi tipografici, che sono estremamente distraenti e sembrano semplicemente brutti. Questo è qualcosa che sicuramente vuoi evitare quando vuoi rendere il tuo documento Word professionale.

6. Trattino le prime righe dei paragrafi

I paragrafi non dovrebbero avere spaziatura aggiuntiva tra di loro e le prime righe dei paragrafi dovrebbero essere rientrate per far risaltare ogni paragrafo. L’unica eccezione è per i paragrafi che seguono direttamente un titolo di sezione, che può essere lasciato senza rientro perché il contesto circostante chiarisce che si tratta di un paragrafo a sé stante.

Per rendere un documento professionale, una regola generale è quella di avere la dimensione del rientro uguale alla dimensione del carattere. Assicurati di usare le funzionalità di stile dei paragrafi di Word per gestire i rientri anziché usare il tasto TAB!

7. Posiziona le immagini tra i paragrafi

L’inserimento di immagini fa parte della progettazione del documento di Word. Potrebbe andare bene posizionare le immagini all’interno di un paragrafo e consentire al testo circostante di fluire intorno ad esso, e se la tua organizzazione segue questa linea guida per la formattazione dei documenti, vai avanti e fallo.

Ma in generale, può danneggiare la leggibilità, specialmente nei report basati sui dati. L’opzione più sicura, in particolare per grafici, grafici e tabelle, è quella di inserire le immagini tra i paragrafi e mantenerle allineate al centro. In questo modo, le tue immagini aiutano a rendere attraente il tuo documento, ma non sono mai in competizione per l’attenzione con il testo circostante. Aiuta anche le didascalie a distinguersi.

8. Scegli l’interlinea appropriata al contesto

Per formattare un documento in modo che abbia un aspetto professionale, la scelta giusta per l’interlinea (lo spazio bianco che separa una riga di testo dalla riga di testo successiva) dipende in realtà dal tipo di documento che si sta scrivendo.

I documenti accademici dovrebbero prima seguire tutte le guide di stile accademiche in atto, quindi preferire la doppia spaziatura se non esiste una guida di stile. I documenti aziendali e d’ufficio tendono ad essere distanziati da un lato per ridurre al minimo il numero di pagine necessarie durante la stampa, ma i documenti digitali possono essere più facili da leggere se distanziati tra il 120 e il 150 percento.

9. Suddividi il testo con intestazioni ed elenchi

Più lungo è il documento, più importanti diventano le intestazioni. Preferiresti leggere un rapporto di 20 pagine che non è altro che un muro di testo da un capo all’altro? O un rapporto di 30 pagine organizzato in sezioni, sottosezioni e intestazioni appropriate? È molto probabile che preferirai quest’ultimo.

Le liste sono anche buone per rompere i muri di testo e attirare gli occhi su punti importanti. In Word, usare Numerazione per creare elenchi numerati quando si conta un insieme di elementi (ad esempio, “i cinque attributi di un imprenditore di successo”) o quando si forniscono istruzioni dettagliate. In caso contrario, utilizzare i punti elenco per creare elenchi puntati.

Assicurati solo di evitare l’uso eccessivo di elenchi, che sminuisce la leggibilità dal design del documento Word. Questo è particolarmente importante quando si tratta di utilizzare Word per formattare una sceneggiatura.

10. Sezioni separate con interruzioni

Quando vuoi imparare a rendere il tuo report professionale, devi familiarizzare con le interruzioni di sezione. In Microsoft Word, le interruzioni di sezione consentono di differenziare determinate pagine con modifiche di orientamento, colonne, intestazioni, piè di pagina, numeri di pagina e altro ancora. Le interruzioni di sezione sono disponibili in quattro forme:

• Pagina successiva: Iniziare la sezione successiva nella pagina seguente.
• Continuo: Avviare la sezione successiva nella pagina corrente.
• Pagina pari: Inizia la sezione successiva nella pagina successiva.
• Pagina dispari: Inizia la sezione successiva nella pagina successiva.

Se il tuo documento è abbastanza grande da richiedere capitoli, questo è il modo migliore per formattarli in modo pulito. Ogni capitolo dovrebbe essere creato con un’interruzione di sezione Pagina successiva, oppure la sezione Pagina pari o Pagina dispari si interrompe se si intende inserirla all’interno di un raccoglitore. Abbiamo anche mostrato come rimuovere le interruzioni di pagina, se necessario.

Informazioni su come formattare un documento di Word per avere un aspetto professionale

A meno che la tua organizzazione o scuola non richieda un layout e un formato specifici, puoi saltare il duro lavoro di configurare il tuo modello e scaricarne invece uno. Questo ti aiuta a ottenere rapidamente una progettazione di documenti professionale.